27. Этапы работы на выставке.

Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, в некоторых случаях дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной выставки занимает 1-2 года.

Подготовка и проведение выставки включает в себя следующие основные этапы:

• Принятие решения о проведении выставки. В зависимости от характера выставки, ставящихся перед нею задач и особенностей экспонентов решение о проведении принимается на правительственном уровне, на уровне конкретного министерства, органа местного самоуправления или высшим управленческим органом крупной фирмы.

• Официальное объявление о проведении выставки с указанием целей, основной тематики, роков представления заявок и работы выставки и т.д.

• Формирование структуры управления подготовкой и проведением выставки.

• Прием заявок на участие в выставке. На крупных выставках он заканчивается, как правило, за 2,5‑3 месяца до начала работы.

• Комплекс подготовки организационно-технических мероприятий. Основными из них являются следующие меры.

• Распределение выставочных площадей между участниками. Фирмам-участницам направляются выкопировки из планов выставочных помещений с четким нанесением плана стенда экспонента. Производятся расчеты за выделяемые площади и материальные ресурсы, оговариваются размеры авансовых платежей. Разрабатываются транспортные инструкции (определяются станции назначения с указанием их кодов для различных типов грузов и т.п.).

• Монтаж экспозиции. Обычно он заканчивается за 48 часов до открытия выставки.

• Торжественное открытие выставки и официальный осмотр. На открытии международных отраслевых выставок присутствует заместитель главы правительства или министр соответствующей отрасли, приглашаются послы стран-участниц выставки.

• Открытие выставки для посетителей. Обычно – это следующий день после официального открытия. Многие выставки первую половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую – для широкой публики.

• Обеспечение рабочей программы выставки.

• Официальное закрытие выставки.

• Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, или безвозмездная передача экспонатов и оборудования; или их обратная транспортировка.

• Проведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных контрактов и т.п.).

28. Организация развлекательных мероприятий на выставке.

Программные мероприятия – это способ:

а) сделать выставку более содержательной и интересной;

б) привлечь к выставке внимание прессы и общественности.

При составлении программы следует учесть, чтобы несколько мероприятий не проходили одновременно, чтобы участники и журналисты смогли посетить максимальное их число.

При завершении выставки, особенно если оно совмещено с награждением лауреатов, необходимо продумать, чтобы мероприятие не оказалось «шапочным разбором», награждаемые получили должное количество внимания. (Вспоминаем драматургию досугового мероприятия.)

Подготовка:

- определить цель спецсобытия, довести ее до всех заинтересованных сторон,

- определить круг участников и их роли,

- определить состав приглашенных,

- разработать детальную программу,

- разработать сценарий, расписанный по минутам; все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее,

- разослать приглашения,

- организовать освещение мероприятия в СМИ, подготовить необходимые условия для работы журналистов.

Церемония открытия:

- укрепляет имидж организации в среде спонсоров и инвесторов,

- привлекает потребителей товаров и услуг,

- укрепляет корпоративный дух коллектива,

- актуализирует решаемые организацией общественные проблемы и облегчает фандрайзинг,

Аналогом церемонии открытия может быть тур по новому маршруту.

Важен выбор персоны для открытия:

- политик,

- известный спортсмен или артист,

- известный общественный деятель,

Чем выше статус такой персоны, тем выше интерес СМИ к мероприятию. Однако, чем выше статус персоны, тем больше необходимость обеспечить ей замену на случай занятости и тем выше затраты на проведение мероприятия (охрана, сопровождающих, размещение, питание и перевозки). Артисты и спортсмены могут потребовать оплаты своего участия.

Важен выбор ведущего церемонии.

Нередко официальное открытие бывает уже после фактического открытия объекта. В таком случае объявляются две даты: фактического открытия с небольшой церемонией и «официального открытия с визитом или общественным мероприятием».

Для проведения церемонии:

- составляется программа и сценарий,

- готовятся пресс-релизы и бэкграундеры для медиа — история компании, профили главных управляющих, характеристика открываемого объекта,

- обеспечивается присутствие фотографа — на случай, если фотограф из СМИ не придет или упустит интересный кадр. Извещение-приглашение в СМИ следует сделать как для журналиста или редактора отдела новостей, так и для фоторепортера.

Если в рамках выставки проводится конкурс, то формируется жюри.