3.2.4. Розділ «Організація туру»

Розділ «Організація туру» складається з двох підрозділів: «3.1 Розробка технологічної документації туру» та «3.2 Переваги та перспективи розробленого туру».

У підрозділі «3.1 Розробка технологічної документації туру» має бути описана документація, яка покликана повністю описати сам тур, процеси його виробництва та послуги, що надаються туристам.

Це необхідно для чіткої, оперативної та гнучкої роботи співробітників фірми, а також для можливості постійного контролю за вмістом туру, його виконанням і для роботи над його вдосконаленням.

Тури та його технологічна документація повинні відповідати нормативним вимогам (ГОСТ 28681.1-95. «Туристсько-екскурсійне обслуговування. Туристські послуги. Проектування туристських послуг»), спрямованим на захист прав споживачів.

Інформаційно-методичне забезпечення для кожного туру обов'язково включає:

1. Технологічна карта туристської подорожі за маршрутом - це документ, наочно й лаконічно дає всі необхідні для роботи відомості і дані по туру. У ряді випадків, в залежності від специфіки маршруту та обслуговування, деякі пункти можуть бути опущені (Додаток А);

2. Графік завантаження туристського підприємства групами туристів на певний час - відображає реальну завантаження туристських підприємств за маршрутом, і дозволяєте відстежувати і контролювати;

3. Інформаційний листок до путівки туристської подорожі - містить розділи обов'язкової та додаткової інформації за маршрутом, призначеної для туристів, і є невід'ємним додатком до туристської путівкою або ваучеру (Додаток Б);

4. Ваучер - документ, що підтверджує статус особи або групи осіб як туристів, і який забезпечує надання туристові (групі) всіх оплачених послуг. Він призначений для надання його постачальникам туристських послуг мул для внутрішнього обліку в звітності туроператора і виконується у формі стандартного бланка, завіреного печаткою та підписом керівництва туристського підприємства (Додаток Г);

5. Лист бронювання - це конкретне замовлення туриста або особи, уповноваженої представляти групу туристів, туроператору на формування туристського продукту. Оформляється у письмовій формі як угоду, що має характер попереднього договору (Додаток В);

6. Бланки договорів з клієнтами - турагентами на придбання туру - складається відповідно до ЗУ «Про основи туристської діяльності» на базі типового договору про купівлю – продаж;

7. Договори з партнерами - постачальниками послуг (готелями, транспортними компаніями, екскурсійними бюро і т.д.);

9. Опис маршруту - складається для зручності роботи менеджерів або супервайзерів по маршруту, гідів, а також для додатка до договору з турагентом для включення в текст інформаційного листка до путівки;

10. Графік руху за маршрутом - складається в табличній формі із зазначенням дат і часу прибуття і відправлення по кожному пункту маршруту;

11. Карта-схема маршруту - складається для лінійних і кільцевих маршрутів з метою наочності шляху прямування;

12. Текст шляхової інформації (для автобусних турів);

13. Опис технологічних особливостей туру - це пам'ятка про терміни подачі заявок на транспорт, квитки, екскурсії, бронювання місць в готелях, харчування, а також нагадування про терміни і правила оформлення віз і страховок і т.п.;

14. Тексти пам'яток для туристів - складаються в особливих, необхідних випадках, наприклад при організації спеціалізованих турів (пригодницьких, спортивних) або у разі направлення туристів в ендемічні країни;

15. Довідкові матеріали по маршруту - це різні довідники та буклети, розклад руху транспорту, роботи музеїв, адреси готелів, шляхи проїзду до них та інші матеріали, що висвітлюють особливості туру;

16. Варіанти рекламних проспектів і буклетів - призначені для туристів з метою їх ознайомлення, інформування та реклами можливостей туроператора з подорожей;

17. Прайс-листи - це інформація про ціни на різні туристські послуги. Можуть мати форму листівок, буклетів і каталогів (розгорнутий цінова пропозиція).

У підрозділі «3.2 Переваги та перспективи розробленого туру» має бути надана інформація про особливості розробленого туру, його порівняльна характеристика та переваги над іншими подібними турами, перспективи впровадження даного туру на туристичний ринок.