Тема 2. Бюджетування проекту

(4 год)

2.1. Загальна характеристика бюджетування проекту

На початку третього тисячоліття успішність підприємств, галузей та економіки держави в цілому залежить не тільки і не стільки від того, що являє собою підприємство сьогодні, а від того, яким воно буде завтра. Ця умова диктує гостру необхідність підприємств у здійсненні інноваційної діяльності. І якщо в XX столітті її значення було не настільки істотним, то в наш час – еру інформаційних технологій – інновації є життєвою необхідністю будь-якого підприємства незалежно від сфери його діяльності.

У силу специфіки сфери інновацій, їх впровадження нерозривно пов'язане з проектною діяльністю, оскільки вона дозволяє ефективно оцінювати, розробляти і впроваджувати інноваційні проекти.

За цих обставин виникає завдання ефективного та якісного управління інноваційними проектами, зокрема, завдання управління вартістю інноваційних проектів.

У наукових публікаціях та літератури з проектного менеджменту фахівці з PMI Р. Арчибальд, М. Ньюелл, Р. Ньюман, І. І. Мазур, В. Д. Шапіро, а також вітчизняні автори В.М. Хобта, О.Ю. Попова, С.І. Кравченко приділяють увагу процесам управління вартістю проектів.

Управління вартістю проекту розглядається як сукупність методів і стратегії, а також принципів, необхідних для гарантії того, що проект буде виконаний в рамках встановленого фінансового обмеження. Управління вартістю проектами включає:

• Планування ресурсів – тобто, число і кількість ресурсів, необхідних для завершення проекту.

• Оцінку вартості – оцінку вартості кожного ресурсу (зарплата фахівців, вартість матеріалів, обладнання), необхідного для виконання робіт проекту.

• Розробку бюджету – розподіл передбачуваних витрат за окремими частинами проекту.

• Контроль витрат – управління змінами бюджету проекту.

Управління вартістю проекту пов'язано з одним із трьох основних обмежень в проектах – за вартістю, строками та вимогам до предметної області. Дотримання всіх цих обмежень дозволяє завершити проект в рамках запланованих термінів і бюджету при повному задоволенні визначених раніше очікувань замовника (тобто при повному досягненні всіх заздалегідь визначених результатів).

Основна мета управління вартістю проекту полягає в тому, щоб завершити його в рамках затвердженого бюджету.

Процеси, які задіяні при плануванні, складанні і розробці бюджету, контроль за різними витратами, і які забезпечують завершення проекту в рамках встановленого бюджету, об'єднуються в управління вартістю проекту.

Оцінка вартості – це визначення приблизної вартості ресурсів, необхідних для виконання операцій проекту.

• Розробка бюджету витрат – підсумовування вартісних оцінок, робіт, пов'язаних з витратою і формування плану з управління вартості всього проекту.

• Управління вартістю – вплив на події, що спричинені відхиленнями по вартості, і управління змінами вартості проекту.

Основним документом, за допомогою якого здійснюється управління вартістю проекту, є бюджет. Бюджетом називається директивний документ – реєстр планованих витрат і доходів з розподілом за статтями на відповідний період часу. Бюджет є документом, що визначає ресурсні обмеження проекту, тому при управлінні вартістю на перший план виходить витратна його складова, яку прийнято називати кошторисом проекту.

Кошторис представляє собою комплекс розрахунків для визначення розміру витрат на проект. У той же час кошторис – це інструмент управління, який використовується в процесі реалізації проекту. Тому кошторис має подвійне значення. По-перше, це документ, що визначає вартість проекту, по-друге, це інструмент для контролю та аналізу витрат коштів на проект.

На основі кошторису визначається обсяг капітальних вкладень, що включають витрати на:

• проектні роботи;

• придбання устаткування, необхідного для здійснення проекту;

• роботи з монтажу цього устаткування;

• здійснення технічного та авторського нагляду;

• розробка проектної документації та ін.

Поняття “капітальні вкладення” тотожне поняттю «інвестиції».

Правильне визначення кошторисної вартості проекту має високу значимість для результатів проекту. Від того, наскільки точно кошторис відображає рівень необхідних витрат, залежить оцінка економічності проекту, планування капітальних вкладень та фінансування. Кошторис буде настільки точним, наскільки точно визначено комплекс робіт і правильність висунутих припущень.

Кошторисна вартість проектних робіт використовується для визначення договірної ціни та укладення контрактів (договорів) між замовниками та підрядниками, між генеральним підрядником і субпідрядниками, а також для розрахунків між ними.

Показники кошторисної вартості необхідні для оцінки варіантів проектних рішень щодо будівництва та реконструкції виробничих і невиробничих об'єктів і вибору економічно доцільного з них. Крім того, кошторисна вартість використовується для порівняння варіантів організації проекту, виконання робіт, для вибору конструктивних і об'ємно-планувальних рішень та ін.

На основі кошторису і календарного плану складається бюджет проекту та здійснюється облік, звітність та оцінка діяльності замовника і підрядника. Тому кошторисна вартість повинна не тільки покривати витрати, але й забезпечувати отримання певного прибутку. Зіставлення кошторисної вартості робіт та фактичних витрат є основою для виявлення джерел прибутку і причин збиткової роботи. Але в будь-якому випадку кошторис дає тільки прогноз кінцевої вартості проекту, так як його остаточна вартість стане відома після завершення, коли фінансування проекту буде закінчено.