Розділ 2 світовий досвід організації архівних документів

2.1 Особливості організації архівної справи за кордоном: Польща та Канада.

Національний архівний фонд складається з архівних документів, що є цінними джерелами історичної інформації про функціонування Польської держави, її окремих органів і державних інституцій, її відносини з іншими державами, розвиток суспільного й економічного життя, діяльність політичних, громадських, господарських, професійних і релігійних організацій, розвиток науки, культури й мистецтва. Нагляд за документами Національного архівного фонду до 2000 р. здійснював міністр науки, вищої освіти та техніки через головного директора державних архівів. У 2000 р. цю функцію було передано міністру у справах культури та охорони національної спадщини. [ 15, с. 111]

Відповідно до правового статусу творців документів та форми власності на них Національний архівний фонд поділено на Державний та Недержавний архівні фонди. Державний архівний фонд складається з документів державних інституцій та документів, які раніше потрапили на зберігання до державних архівів. Центральним органом адміністрації у справах Державного архівного фонду є головний директор державних архівів. Поза його компетенцією перебували документи, які зберігалися в державних архівах міністерств національної оборони, внутрішніх справ та закордонних справ, Сейму й Ради Держави. З 1990-х рр. це стосується також архівів адміністрації Президента Польської Республіки, Сенату, Служби охорони держави (Агентств внутрішньої безпеки та зовнішньої розвідки), Інституту національної пам’яті – Комісії переслідування злочинів проти польського народу. [ 15, с. 111]

Недержавний архівний фонд складається з документів, що не належать державним органам й установам. Він може бути облікований та необлікований. Облікований недержавний архівний фонд формують документи, які виникають у результаті діяльності недержавних інституцій. За поданням власника архівних документів та на підставі відповідного рішення директора державного архіву вони можуть бути внесені до реєстру Недержавного архівного фонду. Необлікований недержавний архівний фонд складається з документів, що виникають у результаті діяльності фізичних осіб та є власністю цих осіб або їхніх спадкоємців. [ 15, с. 111]

Значні зміни відбулися також в організації державної архівної служби Польщі. Керівництво нею було покладено на головного директора державних архівів, якого спершу призначав міністр науки, вищої освіти та техніки, а з 2000 р. – Голова Ради Міністрів Польщі за поданням міністра у справах культури та охорони національної спадщини. Окрім керівництва Державним архівним фондом, директор здійснює нагляд за документами Національного архівного фонду. Виконавчим органом при головному директорі є Головна дирекція державних архівів. [ 15, с. 11]

Операції з Державним архівним фондом здійснює мережа державних архівів, яку утворюють архіви чотирьох родів: 1) архіви, які підпорядковуються головному директору державних архівів; 2) архіви, які не підпорядковуються головному директору державних архівів; 3) архівні підрозділи державних інституцій і органів місцевого самоврядування; 4) архів Комітету у справах радіо й телебачення. Останній у 2000 р. було вилучено з мережі державних архівів.

Архівну діяльність у сфері Державного архівного фонду проводять також інституції, яким головний директор державних архівів доручив зберігання архівних документів, та державні бібліотеки й музеї, в яких знаходяться документи Державного архівного фонду. До цих інституцій належить Польська академія наук і підпорядковані їй структури, вищі навчальні заклади та Головне статистичне управління. [ 15, с. 111]

Метою відбору архівних документів є визначення документальних комплексів й окремих документів, що підлягають зберіганню, а його теоретико- методичною основою – експертиза цінності документів. Її результатом є поділ

документів на дві категорії – документи постійного (кат. А) та тимчасового (кат. В) зберігання. Мета, завдання, принципи й методи експертизи цінностей відбору документів змінювалися відповідно до практичних потреб й розвитку теоретичних знань в архівній сфері.

Основу польської системи формування Державного архівного фонду становить принцип: мінімальний фізичний обсяг документів – максимальна їх інформативність. Він реалізовується через відбір інституцій, документи яких належать до Державного архівного фонду. При цих інституціях діють архівні підрозділи, які перебувають під наглядом державної архівної служби. Цей нагляд полягає у проведенні перевірок стану й діяльності архівних підрозділів. Під контролем державної архівної служби в них проводиться відбір документів, які підлягають передачі до державних архівів, та вилучення для знищення документів тимчасового зберігання. На практиці поділ документів на категорії відбувається на підставі розроблених міністерствами й галузевими відомствами за участі органів державної архівної служби переліків документів зі строками їх зберігання. Державні архіви здійснюють контроль за службами діловодства інституцій шляхом вивчення і опрацювання інструкцій з організації і здійснення ними діловодства. Архівні документи передаються на зберігання до державних архівів з архівних підрозділів після закінчення 25-річного строку, що минув з моменту їх створення.

Опрацювання архівних документів передбачає здійснення комплексу науково-методичних заходів, спрямованих на впорядкування й описування документальних збірок із метою забезпечення їх інформаційної цілісності та створення умов для повного й всебічного використання архівної інформації. Опрацювання документів слугує також забезпеченню їх обліку, метою якого є фіксація наявності архівних документів та відомостей про їх склад, стан, обсяг і рух в одиницях обліку.

Основними класифікаційними одиницями архівних документів і водночас предметом опрацювання в польській архівістиці виступають архівний фонд, архівна колекція, об’єднаний архівний фонд. Фондування архівних документів відбувається на основі принципу походження документів. Згідно з ним, документи, які з’явилися в результаті діяльності установи чи особи, становлять органічно пов’язану неподільну цілість, в рамках якої їм надається порядок, який вони мали в діловодстві установи, що їх створила. З цим принципом тісно пов’язаний принцип неподільності архівного фонду. [ 17, с. 14]

Опрацювання архівних документів може бути основним і спеціальним. Основне опрацювання складається з упорядкування та інвентаризації архівного фонду. Упорядкування проводиться з метою надання документам у фонді певного порядку, а інвентаризація – описування одиниць зберігання фонду та створення архівного опису фонду. Спеціальне опрацювання проводиться з метою укладення більш детальних й інформаційно насиченіших довідників, ніж архівний опис.

Одиницею систематизації, описування й обліку документів в архівному фонді є одиниця зберігання, яка зазвичай співпадає з одиницею фонду, якою є архівні документи, виділені в архівному описі окремою позицією.

Метою інвентаризації архівних фондів є забезпечення їх цілісності, кількісного складу й внутрішнього порядку, а також організації доступу до архівних документів для використання інформації, яка в них міститься. Основною метою і результатом інвентаризації є архівний опис – систематичний перелік описових статей одиниць зберігання відповідно до порядку, який вони отримали в архівному фонді. [ 12, с. 15]

Архівні довідники як результат опрацювання вищого рівня поділяються на три групи: довідники з інформацією про архіви, склад і стан опрацювання їхніх фондів, довідковий апарат (список і картотека фондів, путівники по архівах й архівних фондах, інформатори й каталоги архівних описів); довідники, які містять інформацію про архівні документи на рівні одиниць зберігання у фонді (огляд фонду, список документів, архівний каталог та тематичний каталог); довідники, що розкривають зміст окремих документів в одиницях зберігання (індекс, реперторій та сумарій).

Показовою з погляду сучасного інформаційного суспільства є організація багатьох напрямів діяльності НА Канади. Особливої уваги заслуговує цілеспрямована програма комплектування архіву документами державних установ, що здійснюється протягом кількох останніх років (до того надходження звідти мали епізодичний характер), а також документами особового походження, документами громадських та комерційних організацій; чітка організація відомчого зберігання. [ 19, с. 155]

Оскільки державні установи не зобов'язані передавати свої документи на державне зберігання, комплектування здійснюється на договірних засадах. При цьому враховують усі типи діловодства (їх налічують близько 10; єдиних і обов'язкових стандартів не існує) і всі види носіїв інформації, включно з електронними формами (магнітні, лазерні й оптичні диски).

Загальна схема документообігу і відомчого зберігання документів у діловодстві урядових структур, зокрема міністерств, в цілому виглядає так: експедиція – бюро (тобто відділ контролю за діловодством) – виконавець – бюро. В бюро кожний документ заноситься до комп'ютера. Справи формуються за темами. Згідно із спеціальним класифікатором кожній справі (файлу) надається номер теми. Справи мають три терміни зберігання: активний (два роки в структурному підрозділі), “сплячий” – 8 років у спеціальному підвідділі міністерства (своєрідному відомчому архіві) і постійний. Після відповідної експертизи історично цінні документи передають на державне зберігання до НА, решту знищують. [ 19, с. 155]

Передання документів від комерційних установ здійснюють виключно на договірних засадах, оскільки НА не має права втручатися в діловодство, облік і забезпечення зберігання документів приватних фірм і банківських структур. Разом з тим, комерційні фірми зобов'язані забезпечувати зберігання певних категорій документів, причому контроль за цим здійснюють спеціальні органи державного управління – податкова інспекція та казначейство. Крім того, фірми самі зацікавлені в передаванні документів на державне зберігання, оскільки вони за це отримують певні податкові пільги. Для отримання пільг спеціальні ЕК здійснюють оцінку переданого фонду (вартість його коливається в межах від 2-х до 500 тис. доларів, пересічна ціна – 20-50 тис. доларів). [ 19, с. 155]

Вартий уваги досвід з організації комплектування особовими фондами і документами громадських установ. Архіви прагнуть отримати особові фонди політичних діячів, зокрема всіх прем'єр-міністрів та міністрів. Особові фонди членів парламенту приймаються вибірково, з огляду на політичну активність. [ 19, с. 155]