Нормативный аспект культуры деловой речи

Культура письменной официально-деловой речи предполагает владение нормами:

• текстовыми (составление текстов разных жанров документов)

• языковыми.

Это две автономные системы координат:

правильно построенный текст ≠ грамотный текст.

Общие черты текстовых норм и языковых средств документов разных жанров (унификация)

Формуляр документа задает его текстовые нормы.

1. Заданность композиции. Степень жесткости текстовых норм

1. Образец-матрица характеризуется фиксированием всех основных параметров текста:

• набора реквизитов;

• их последовательности;

• их пространственного расположения.

Для таких документов существуют специальные бланки (например, справка, доверенность). Их составление ограничивает свободу пишущего: ему приходится несамостоятельно составлятьтекст документа, а отвечать на вопросы или заполнять графы, для чего требуется минимум усилии.

К образцам-матрицам можно отнести:

• трафареты (фиксация информации в виде текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией — например, командировочное удостоверение);

• анкету (перечень вопросов, предполагающих определенный набор ответов — например, личный листок по учету кадров);

• таблицу (совокупность данных, заключенных в столбцы и строки.

2. Образец-модель предоставляет пишущему большую свободу. Здесь фиксируются только два основных параметра текста:

• набор реквизитов;

• их последовательность.

К текстам типа образца-модели относятся заявление, большая часть разновидностей деловых писем, циркулярные письма, решения коллегий и т.п.

Некоторые исследователи называют образцы-модели текстами-аналогами, типовыми текстами. В любом случае речь идет о некоей стереотипной модели» по аналогии, с которой могут быть построены новые тексты.

Ужесточение образца-модели может превращать текст документа в образец-матрицу (например, принятые во многих учреждениях готовые бланки для заявлении об отпуске).

3. Образец-схема характеризуется лишь набором реквизитов. Это, например, объяснительная записка. В этом случае воспроизводится лишь «шапка» текста — и каждой ситуации автор документа пишет объяснение самостоятельно.

Таким образом, степень свободы выбора языковых средств в документе может меняться в очень широких пределах. Очевидно, что в одном документе могут сочетаться фрагменты текста, построенные по разным образцам: основной текст может быть построен по образцу-модели, а тексты в приложении — по образцу-матрице.

2. Унификация текстов документов отражается и в рубрикации

Рубрикация — это членение текста на части, графическое отделение одной части от другой, использование заголовков, нумерации и т.п. Пример простейшей рубрикации — использование абзацев, которое часто сочетается с нумерацией. Наиболее удобна цифровая нумерация, при которой:

1) каждая часть текста нумеруется арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка;

2) номер каждой части включает все номера частей более высоких ступеней деления.

Например:

1.

1.1.

1.1.1.

1.1.2.

1.2.

2.

2.1.

2.1.1.

2.1.2.

2.2. и т.д.

Следует помнить, что рубрикация используется только в том случае, если в тексте выделено не менее двух пунктов.

Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки, которые должны быть краткими, точными и отражать содержание соответствующей части.

Связный текст документа состоит, как правило, из двух частей:

• констатирующей и/или мотивирующей, в которой указываются причины и цели составления документа; в этой части при необходимости указываются реквизиты ранее изданных нормативных актов и документов по этому вопросу;

• излагающей решения, предложения, распоряжения, рекомендации и т.п.

Документ может состоять только из второй части, если нет необходимости пояснять причины и цели его издания.

3. Нормы употребления языковых средств в документах и типичные речевые ошибки (см. Колтунова).

4. Рекомендации к оформлению документов (см. приложение к лекции)