26 Учет материалов на складе и его связь с учетом в бухгалтерии.Оценка материалов.

Учет материалов на складах обеспечивает получение оперативных и точных данных о остатках ценностей по каждому наименованию материалов в разрезе отдельных их видов и сортов. Количественно-сортовой учет материалов на складах ведется материально ответственными лицами в книгах складского учета (на карточках) ф. № М-17 только по количеству. До начала записей в книге должны быть пронумерованы все страницы, а их количество заверенная подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и скреплена печатью. Записи в книгу складского учета ведут материально ответственные лица на основании приходно-расходных документов. После каждой записи выводится остаток материалов. На основании записей в книге складского учета материально ответственные лица обязаны своевременно сообщать службу снабжения об отклонении фактического остатка материалов от установленных норм запасов и об остатках материалов, находятся без движения и не используются в учреждении. Материально ответственные лица согласно графику подают в бухгалтерию документы по поступлению и расходованию мате-реалов при реестре сдачи документов, который составляется в двух экземплярах. В реестре указываются номенклатурные номера материалов количество и номера первичных документов, фамилии того, кто сдал и принял. Количественно-сортовой учет материалов - сложная и трудоемкая участок учетной работы, поэтому важно выбрать наиболее рациональный метод их учета. В бюджетных учреждениях применяются такие методы сортового учета: 1. Количественно-суммовой (параллельный) 2. Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) 3. Метод машинной картотеки. По первому методу на складе ведется книга складского учета материалов ф. № М-17, в бухгалтерии - книга количественно-суммовой учет материалов ф. № 296, а в централизованных бухгалтериях - ф. № 296-6. Аналитический учет в бухгалтерии ведется по номенклатурным номерам, в разрезе материально ответственных лиц и обслуживаемых учреждений. Вместо книги могут вестись карты. По данным этих реестров ежемесячно составляются сортовые оборотные ведомости, итоги которых сверяются с данными синтетического учета (рис. 6.1). В случае большой номенклатуры материалов метод количественно-суммовой (параллельного) учета материалов является громоздким, трудоемким и недостаточно оперативным. В нем дублируются аналитические данные в бухгалтерии и на складе, показатели складского учета сверяются с данными бухгалтерии один раз в месяц и в основном с опозданием, что лишает учреждение оперативных и точных данных для контроля за состоянием запасов. В учреждениях с небольшой номенклатурой материалов применяется упрощенный вариант первого метода. Материально ответственные лица ежемесячно сдают материальный отчет вместе с пер виновными документами, тщательно проверяется, таксуеться, после чего становится реестром аналитического учета (рис. 6.2). Для учета продуктов питания применяется другой вариант этого метода: в бухгалтерии аналитический учет материалов ведется по номенклатурным номерам в разрезе материально ответственных лиц в сортовых оборотных ведомостях ф. № 44. Записи в эти сведения осуществляются на основании накопительных ведомостей по поступлением и расходованием материалов. Ежемесячно в сортовых оборотных ведомостях ведется обороты и выводятся остатки на начало следующего месяца (рис. 6.3). В научных учреждениях НАНУ, имеющих большую номенклатуру материалов, и в централизованных бухгалтериях применяется оперативно-бухгалтерский (Сальдовый) метод учета материалов (рис 6.4). Его суть сводится к тому, что на складе ведется количественно-сортовой учет материалов в книгах или карточках открываются в бухгалтерии и передаются на склад под расписку в реестре выдачи карточек. При этом осуществляется систематический контроль за правильностью ведения складского учета, становится составной бухгалтерского учета. С этой целью бухгалтерия учреждения систематически, не реже одного раза в неделю, декаду проводит непосредственно на складах в присутствии материально ответственных лиц проверку своевременности, правильности и полноты оформления складских операций, записей в карточки складского учета, а также выборочную проверку остатков материалов, особенно дефицитных и дорогих. Правильность записей в складской картотеке работник бухгалтерии подтверждает своей подписью в карточках складского учета. В бухгалтерии учет материалов ведется только в денежном выражении в разрезе субсчетов, групп материалов и материально ответственных лиц в ведомости движения материалов. Взаимосвязь между количественно сортовым учетом на складе и синтетическим учетом в бухгалтерии осуществляется с помощью «Книги остатков материалов» (сальдовой книги или сведения), которая открывается на год и ведется в разрезе материально ответственных лиц (табл. 6.2). Номенклатура материалов в книге размещается по синтетическим счетам, субсчетам или группам материалов. Во что книгу заведующий складом ежемесячно переносит количественные остатки на конец месяца из книги или карточек складского учета, после чего в бухгалтерии таксуются эти остатки по каждому номенклатурному номером и подсчитываются итоги по субсчетам мате риалов, группами, материально ответственными лицами. Полученные результаты сверяются в бухгалтерии данным ведомости движения материалов в денежном выражении. Тождество полученных данных подтверждает правильность ведения складского (аналитического) учета материалов. В случае разногласий ошибки находятся и исправляются. Сальдовый метод учета материалов уменьшает объем учетных работ, обеспечивает лучший контроль за наличием и сохранностью материалов, освобождает учетных работников от ведения трудоемкого аналитического учета и составления сортовых оборотных ведомостей, упрощает сверку аналитического учета с синтетическим. К этому и сводится, преимущество такого метода перед другими. В условиях применения ПЭВМ трудоемкость учетных работ теряет свою актуальность, а потому на машинах получают машинограми - оборотные ведомости в разрезе каждого первичного документа, возведенные оборотные ведомости в разрезе номенклатурных номеров материалов. Имеется опыт использования метода машинной картотеки, по которому вся информация о складской и бухгалтерский учет материалов сосредоточивается в памяти машин, а бухгалтерия и места хранения материалов оборудованы терминальными устройствами, к которым имеют доступ материально ответственные лица с индивидуальными ключами.

Материально-производственные запасы (материалы) принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости (п. 5 ПБУ 5/01).

Оценка МПЗ при принятии их на бухгалтерский учет зависит от:

1. наличия у организации права собственника на запасы и их видов;

2. состава затрат, определяющих стоимость приобретения запасов и порядок учета заготовительно-складских и транспортных расходов;

3. наличия оплаты на неполученные запасы;

4. наличия расчетных документов на полученные запасы;

5. формы поступления запасов:

 покупка у поставщиков;

 изготовления в собственном производстве;

 получения в качестве вклада в уставный капитал организации;

 получения безвозмездно или по договору дарения;

 получения в обмен на иное имущество организации;

 от ликвидации основных средств или их ремонта.

А) Покупка у поставщиков.Согласно п.6ПБУ 5/01под фактической себестоимостью материально-производственных запасов,приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение запасов за исключением налога на добавленную стоимость или иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

При этом фактическими затратами на приобретение материально-производственных запасов могут быть:

- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу), - покупная стоимость материалов;

- информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материалов;

- таможенные пошлины и иные платежи;

- услуги посреднической организации;

• затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию.

• затраты по содержанию заготовительно-складского подразделения организации;

• начисленные проценты по кредитам, предоставленным поставщиками (коммерческий кредит);

• начисленные до принятия к бухгалтерскому учету МПЗ проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих запасов;

• затраты по доведению МПЗ до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях.

• иные затраты, непосредственно связанные с приобретением МПЗ.

Не включаются в фактические затраты на приобретение МПЗобщехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением МПЗ.

Сумма фактических затрат на приобретение материалов за вычетом их покупной стоимости представляет собой совокупность транспортно-заготовительных расходов (ТЗР).

Фактич.затраты – покупная стоимость = ТЗР

Б) Изготовление в собственном производстве. При изготовлении материалов собственными силами организации (см. п. 7 ПБУ 5/01)фактическая себестоимость материально-производственных запасов складывается из фактических затрат, связанных с производством данных материалов.

В) При получении материалов в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации(см. п.8ПБУ 5/01) -определяется исходя из денежной оценки материалов, согласованной учредителями (участниками) организации;

Г) В случае безвозмездного получения (дарения), (см. п. 9 ПБУ 5/01) –определяется из их рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету;

Д) В случае приобретения в обмен на другое имущество(исполнение обязательств не денежными средствами) (см. п. 10 ПБУ 5/01) -определяется исходя из стоимости обмениваемого имущества, по которой оно было отражено в бухгалтерском балансе организации.

Очень часто на практике возникают ситуации, когда определить фактическую себестоимость приобретаемых материалов на момент их оприходования на склад предприятия трудно (не поступили документы) или возможно только по окончании отчетного периода (все расходы по содержанию заготовительно-складского аппарата предприятия будут известны только по окончании месяца). Тогда в текущем (ежедневном) бухгалтерском учете допускается отражение материалов по учетным ценам.

Учетные цены устанавливаются по каждому виду, а иногда и группе поступающих на предприятие материалов. Такими ценами могут быть:

а) договорные цены;

б) фактическая с/с материалов по данным предыдущего месяца;

в) планово-расчетные цены;

г) средняя цена группы.

В конце отчетного периода (месяца) бухгалтер, суммировав фактические расходы по приобретению материалов, сравнивает их со стоимостью материалов по учетным ценам и рассчитывает сумму отклонений между фактической и учетной ценой.Фактическая себестоимость материалов будет равна сумме отклонений и стоимости материалов по учетным ценам:

Ф_с/с = С_уч.ц Откл.

Для определения фактической себестоимости израсходованных на производство и при ином выбытии материалов рассчитывается средний процент отклонений в стоимости материалов по учетным ценам. Порядок расчета фактической себестоимости материалов при использовании метода оценки материалов по учетным ценам будет рассмотрен во втором лекционном занятии по изучаемой теме.

Фактическая себестоимость материалов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению кроме следующих случаев:

• при снижении цен в течение года на приобретение конкретного вида материалов;

• в случае морального "старения" материалов (появление более прогрессивных материалов для производства продукции по сравнению с имеющимися на предприятии);

• при частичной утрате материалами своих первоначальных качеств.

В этих случаях МПЗ отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по текущей рыночной стоимости с учетом физического состояния.

Снижение стоимости МПЗ отражается в бухгалтерском учете в виде начисления резерва:

Дт 91 – Кт 14 - образован резерв под снижение стоимости материальных ценностей.

В начале следующего периода зарезервированная сумма восстанавливается: Дт 14 – Кт 91.