23. Творення і вживання дієприслівників у професійних текстах
Дієприслівник - це особлива форма дієслова, яка вказує на додаткову дію
Дієприслівник вживається лише тоді, коли в реченні до одного діяча відноситься щонайменше дві дії.
Дієприслівники недоконаного виду утворюються за допомогою суфіксів -учи- (-ючи-) і -ачи-(-ячи): пишучи, читаючи; доконаного - за допомогою суфікса -вши- (-ши-): написавши, прочитавши.
Особливості використання дієслівних форм у ділових паперах:
24. Правила оформлення сторінки документа
Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє (для формату А4) — 19 мм; (для формату А5) — 16 мм.
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.
Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.
25. Телефонне ділове спілкування
У телефонній розмові порівняно з листом є одна важлива відмінність: вона забезпечує безперервний двосторонній обмін інформацією незалежно від відстані. Водночас він часто є головною причиною відволікання ділової людини від термінових справ, які вона вирішує протягом робочого дня. Погана підготовка, невміння виділити головне, лаконічно, повно і грамотно викладати свої думки приводить до значних втрат робочого часу (до 20-30%). Так стверджує американський менеджер А
Маккензі. Серед 15 головних причин втрати робочого часу бізнесменом, менеджером він поставив на перше місце телефонні розмови. А тому необхідно засвоїти деякі принципи телефонної розмови, які допоможуть ефективніше використовувати її як засіб спілкування.
Під час телефонної розмови реалізуються всі три підпроцеси ділового спілкування:
сприйняття та оцінка партнерами один одного;
обмін інформацією;
організація взаємодії.
Практика напрацювала кілька спеціальних правил, дотримання яких дозволяє інтенсифікувати процес телефонного спілкування, не зменшуючи його якості.
Існують правила телефонного спілкування для "вхідних" та "вихідних" розмов. Проте є загальні правила, яких треба дотримуватись, незалежно від того, нам телефонують чи ми телефонуємо.
Перше правило: розмову з партнером по телефону слід вести на позитивному емоційному фоні. Джон Кеннеді, вступаючи на посаду президента США, у своєму зверненні підкреслював, що "ввічливість - не ознака слабкості". Бісмарк нагадував, що навіть під час війни дотримуються певних правил ввічливості. Оскільки часто доводиться по телефону говорити з незнайомими людьми, треба, щоб перше враження від організації, яку ми представляємо, було позитивним. Загальним правилом будь-якої телефонної розмови є максимальна насиченість її інформацією. Проте не варто зловживати цим правилом, бо можете отримати репутацію зануди чи пустослова. В японській фірмі не будуть довго держати співробітника, який не вирішить ділове питання по телефону за три хвилини.
Розмовляючи по телефону, слова слід вимовляти звичайним рівним голосом. Дуже гучна мова часто звучить нерозбірливо. Особливо вона недоречна у випадку, коли партнер нас чує добре. Також слід завжди пам'ятати, що погана чутність, навколишній шум, дефекти мови співбесідника, зокрема, "проковтування" складів і слів, - усе це утруднює спілкування.
Треба завжди пам'ятати, що телефонна розмова має вестись у формі діалогу, а тому, якщо партнер вельми довго роз'яснює, не слід мовчати. Своє ставлення до сказаного треба виявляти принагідними репліками, інакше може скластись враження, що зв'язок перервано.
Якщо сталося роз'єднання з технічних причин, відновлює зв'язок той, хто телефонував.
Етикет ділової телефонної розмови має в своєму запасі цілий ряд реплік для коректування спілкування. Наприклад:
Як Ви мене чуєте ?
Чи не могли б Ви повторити ?
Вибачте, дуже погано чути.
Вибачте, я не розчув, що Ви сказали, і т. п.
Закінчує розмову той, хто її почав. Іноді партнери-чоловіки віддають у цьому перевагу жінці, якщо вона - їхній співрозмовник.
Аби телефонна розмова була і короткою, і насиченою інформацією, практикою встановлена така її раціональна структура за часом:
Взаємне представлення 20 ± 5 сек.
Введення партнера в проблему 40 ± 5 сек.
Обговорення ситуації 100 ± 15 сек.
Заключне слово 20 ± 5 сек.
Щоб перевірити себе за цією структурою, можна попросити когось із колег захрономерувати кілька разів ваші телефонні розмови і зробити відповідні висновки.