Заключение

В настоящее время одно из основных направлений совершенствования бухгалтерского учета связано с автоматизацией обработки информации с применением новейших технических средств. Автоматизированная форма учета включает выполнение функций сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, защиты и распространения информации.

Существуют два основных подхода к проблемам автоматизации бухгалтерского учета. Первый – это так называемая «локальная» автоматизация, когда автоматизируется работа на конкретных участках учета.

Вторым подходом к проведению автоматизации является комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия. При этом подходе с единой базой данных работают отделы менеджеров, бухгалтерии, работники складов и другие подразделения. Полностью устраняется дублирование в работе различных подразделений, а руководство получает возможность оперативно получать любую информацию о деятельности предприятия.

Система автоматизированного учета должна отражать основные процессы, связанные с получением различных сводных показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность организации. В этой системе организации бухгалтерского учета информация идет по единому каналу и используется для оперативного, бухгалтерского и статистического учета. Таким образом, автоматизированная форма учета – это сочетание профессиональных качеств и функций пользователя с интеллектуальными возможностями компьютера, позволяющее получать необходимую для управления и оперативного контроля информацию в удобной форме в виде машинограмм и видеограмм.

Главными признаками, определяющими автоматизированную форму учета, являются: использование персональных компьютеров и других технических средств для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам и счетам бухгалтерского учета; применение системы классификаторов; использование универсальной документации и машиночитаемых носителей информации; сохранение принципа двойной записи; автоматизация логических операций по ведению учета; применение системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи и хранения информации, а также возможность использования запросного режима; хранение первичной информации и регистров. В свою очередь технологический и информационный аспекты приводят к созданию автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров.

Современная вычислительная техника обеспечивает автоматизацию полного комплекса учетных задач. В этих условиях появляется возможность автоматизации процессов сбора, регистрации первичной информации и передачи ее по каналам связи (или другими способами) в ПК. Подлежат полной автоматизации такие операции, как вычислительная обработка, сортировка информации, печать регистров. Вычислительная техника позволяет не только выполнять работы, ранее производимые вручную, но и сокращает (благодаря хранению нормативно-справочной информации в памяти ПК) трудоемкость заполнения первичной документации и снижает затраты на подготовку бумажных носителей информации.

Так как весь бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

Следовательно, при автоматизированной форме учета обработку данных выполняют ПК, т.е. создается комплексная взаимосвязанная система обработки информации. При использовании ПК возрастает значение периферийной техники и выводных терминальных устройств, значительно повышаются требования к проектированию процессов сбора исходной информации и технологии ее обработки, к математическому и программному обеспечению.

Как можно убедиться на примере этой работы даже простое использование программы «1С: Бухгалтерия» - печать платежных документов, ручной ввод проводок, формирование стандартных отчетов, - существенно облегчает труд бухгалтера, освобождает его от рутинной необходимости переписывания одних и тех же сумм из одного отчета в другой, высвобождая время для финансового анализа, планирования, прогнозирования, перераспре­деления ресурсов.

Попытка исследовать на практике вопросы автоматизации позволили получить ценные выводы и более глобального характера:

- Процесс автоматизации возможен в организациях любых правовых форм;

- Сложность внедрения программы в бухгалтерии определяется исключительно особенностями учетной политики и степенью подготовки персонала;

- Экономия рабочего времени и интеграция «1С: Бухгалтерии» с другими программами позволяют проводить быстрый и осмысленный анализ любых показателей;

- И, наконец, не следует думать, что вся автоматизация сводится к бездумному нажатию на кнопки – это серьезный интеллектуальный, а зачастую и психологически болезненный процесс.