Die größten Zeitfresser und eine ungewöhnliche Lösung

 Burkhard Heidenberger schrieb am 27.11.2009 zum Thema „Zeitmanagement“.

Keine Frage – der Austausch per Mail funktioniert blitzschnell und ist einfach praktisch. Vor allem wenn es um das Versenden von Dokumenten geht. Nichtsdestotrotz stehen im Büroalltag E-Mails in der Reihe der größten Zeitfresser an vorderster Front. Das Problem sind aber weniger die Mails an sich, sondern der Umgang mit ihnen.

In den meisten Büros ist man am Arbeitsplatz ja ununterbrochen online, das Mail-Programm ist geöffnet. Laufend trudeln E-Mails in den Posteingang. Maileingangs-Signal ertönt. Schnell mal nachschauen, wer da wieder geschrieben hat.

Aha, der oder die schickt mir da eine Mail. Und was steht drin? Schnell mal lesen. Ja, da muss ich gleich antworten. Und das Ganze mindestens zehn Mal am Tag.

Bei den meisten geschieht das ohnehin weit aus öfters. Auch wenn das Lesen und Antworten nicht länger als eine Minute dauert, man übersieht dabei gerne, dass es damit nicht getan ist.

Denn mit jeder Unterbrechung wird man aus der Arbeit gerissen und muss sich danach wieder „einarbeiten“. Abhängig von der Art der Arbeit kann das einige Sekunden oder ein paar Minuten sein. Und diese vielen kleinen Unterbrechungen auf eine Woche, Monat oder gar Jahr betrachtet – da rappelt sich ein ganz schöner Zeitverlust zusammen.

Was kann man dagegen tun?

Schon eine kleine Maßnahme kann die persönliche Produktivität wesentlich steigern – ich spreche aus eigener Erfahrung: im Mail-Programm das automatische Abrufen der Nachrichten deaktivieren. Auch feste E-Mail-Zeiten tragen sehr zur Effizienzsteigerung bei.

Fühlen Sie sich wohl an Ihrem Schreibtisch?

Oder wünschen Sie endlich Ordnung auf Ihrem Schreibtisch, in Ihrer Ablage – und das nicht nur für kurze Zeit? Alle Dokumente griffbereit, keine Suchzeiten mehr. Mit der richtigen Methode lässt sich das in kürzester Zeit einfach umzusetzen. Weiterlesen…

Ich rufe meine E-Mails täglich um 11 und um 16 Uhr ab. Also keine Mail-Bearbeitung gleich am Morgen. Denn da bin ich noch (meistens) voller Elan, widme meine Konzentration wichtigen Aufgaben und vergeude sie nicht mit Mail-Abarbeitung.

Die Mittagspause bzw. den Feierabend vor Augen arbeite ich dann die Mails wesentlich schneller ab, weil ich dann mit einem leeren Posteingang in die Pause bzw. nach Hause gehe.

Eine ungewöhnliche Lösung im Unternehmen

Neulich habe ich einem Geschäftspartner eine Mail gesendet. Weil ich später telefonisch von ihm eine Auskunft benötigt habe, habe ich ihn angerufen. Und dabei habe ich ihn etwas im Zusammenhang mit meiner versendeten Mail gefragt.

Über seine Antwort war ich dann doch erstaunt: „Ich konnte Ihre Mail noch nicht lesen, weil bei uns in der Firma die Mails nur zwei Mal täglich vom Server abgerufen werden, um 8 und um 15 Uhr.“ Mit dieser Maßnahme konnte das Unternehmen nachweislich die Produktivität steigern, was ich auch gut nachvollziehen kann.

Zum einen werden die Mitarbeiter nicht ständig durch das Eintrudeln von Mails von Ihrer Arbeit unterbrochen. Zum anderen werden Ihnen damit feste Mail-Zeiten „aufgezwungen“.

Und das Abrufen der Mails zwei Mal am Tag ist wohl in den meisten Firmen völlig ausreichend. Das Versenden von Mails hingegen war jederzeit möglich.

Keine schlechte Lösung, wie ich finde.

7.2. Stellen Sie mit den unterstrichenen Wörtern und Ausdrücken die Sätze zusammen.

7.3.  Schreiben Sie kurze Zusammenfassung (80-100 Wörter)

Übung 8

 Bitte notieren Sie Ihre Zeitfresser. Nehmen Sie die obige Liste als Vorlage, formulieren Sie aber selbstständig Ihre Situation. Ergänzen Sie weitere Zeitfresser, die bei Ihnen hinzukommen. Im letzten Schritt führen Sie auf, ob, und wenn ja, was Sie gegen Ihre gefräßigen Zeitdiebe unternehmen wollen (140 Wörter).

Übung 9

9.1. Lesen Sie den vorgeschlagenen Text und übersetzen Sie ihn in Ihre Muttersprahe.

 Es gibt eine Menge von "Zeitfressern", die uns Energie und Zeit rauben. Zum Teil liefern die Arbeitsumstände eine Erklärung, also die Art und Weise, wie zu Hause oder im Unternehmen die Arbeit organisiert wird. Aber verantwortlich und betroffen sind letztendlich wir.

Das lässt sich ändern: Je nach den eigenen Möglichkeiten zu delegieren, den Arbeitsplatz zu organisieren, klar mit Bekannten und Kollegen zu kommunizieren etc., kann es durchaus Lösungen für das jeweilige Zeitfresser-Problem geben. Anbei stellen wir Ihnen einige dieser gefräßigen Räuber vor sowie Ideen für den Umgang mit ihnen.