2. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям

2.1 Организация синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами

В системе бухгалтерского учета принято различать синтетический и аналитический учет.

Синтетический учет - это учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам. Проанализировав изменения данных синтетического учета, можно выявить общие тенденции финансово-хозяйственной деятельности организации. Но синтетических счетов не хватает для решения многих конкретных задач оперативного управления хозяйственной деятельностью, поэтому в каждой бухгалтерии в развитии каждого синтетического счета ведется так называемые аналитические счета.

Аналитические счета открываются в дополнение к синтетическому для получения конкретных данных, а учет в системе этих счетов называется аналитическим. Аналитические счета расшифровывают общую сумму, учтенную на определенном синтетическом счете.

Синтетические и аналитические счета взаимосвязаны. Суммы начальных и конечных остатков, а также дебетовых и кредитовых оборотов всех аналитических счетов равны суммам начального и конечного остатка, дебетового и кредитового оборотов синтетического счета.

Записи хозяйственных операций на аналитических счетах производятся на основании первичных документов.

Аналитический учет составляет основу для формирования данных синтетического учета.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». [2]

Таблица – 2.1 «Расчеты с подотчетными лицами»

Увеличение задолженности подотчетных лиц	Кредит счета	Уменьшение задолженности подотчетных лиц	Дебет счета
Сальдо – сумма долга подотчетных лиц	–	Сальдо – сумма долга подотчётным лицам	–
Выданы деньги под отчет	50	Выданы деньги под отчет	08, 10, 41
Перечислены деньги по месту нахождения подотчетного лица	51	Использованы подотчетные суммы

Продолжение таблицы 2.1

Выданы денежные документы под отчет	50	На производственные цели НДС по приобретенным материалам (работам и т.д.) Возврат неиспользованных сумм: в кассу удержанием из заработной платы	20, 26, 44 19 50 70
Сальдо конечное – сумма долга подотчетных лиц	–	Сальдо конечное – сумма долга подотчетным лицам	–

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.

Для того, чтобы работнику произвести какие-либо расходы для нужд самого предприятия, ему выдают наличные деньги. Произведя расходы, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия, составив специальный отчет и приложить к нему все оправдательные документы.

По дебету 71 счета отражают суммы, выданные под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы и на служебные командировки – Д 71; К 50, 51, 52, 55, 76, 79, 91.

По кредиту счета 71 отражают списание израсходованных подотчетных сумм с дебетованием счетов, на которых учитываются приобретенные через подотчетное лицо материальные ценности, произведенные затраты. По кредиту счет корреспондирует со следующими счетами: 07, 08, 10, 11, 15, 20, 23, 25, 26, 28, 29, 41, 44, 45, 50, 51, 52, 55, 70, 73, 76, 79, 91, 94, 97, 99.

Таблица – 2.2 «Корреспонденции 71 счета»

№	Содержание операции	Корреспондирующий счет
1	По дебету счета Выдача из кассы наличных и денежных документов подотчетным лицам	50

Продолжение таблицы 2.2

2	Перечисление аванса подотчетным лицам, находящимся за пределами предприятия	51, 52, 55
3	Выдача в подотчет чековых книжек	76
4	Получение в подотчет в кассах обособленных подразделений. Переоформление задолженности за подотчетными лицами в связи с переводом их из обособленных подразделений	79
5	Зачисление в подотчет продавцам полученной выручки за продукцию, проданную на продовольственном рынке	90
6	Отражение положительных курсовых разниц по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте	91
7	По кредиту счета Списание задолженности подотчетных лиц на сумму принятых к учету внеоборотных активов, материально-производственных запасов и др. имущества	07, 08, 10, 11, 15, 41
8	Отражение сумм налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям за счет подотчетных сумм	19
9	Списание задолженности подотчетных лиц при использовании средств на производственные расходы (командировочные, оплата услуг и т. п.)	20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 45, 97
10	Возврат подотчетных сумм. Сдача выручки за реализованную продукцию на продовольственном рынке	50
11	Оплата через подотчетных лиц задолженности поставщикам	60
12	Удержание подотчетных сумм из оплаты труда	70
13	Возврат чековых книжек. Оплата услуг прочим дебиторам	76
14	Переоформление задолженности подотчетных лиц в связи с переходом их на работу в обособленные подразделения	79
15	Списание на финансовые результаты задолженности подотчетных лиц не реальных для взыскания. Оплата за счет подотчетных сумм расходов, связанных с продажей, выбытием и прочим списанием основных средств и иных активов (отличных от денежных средств, товаров и продукции)	91
16	Невозвращенные в установленные сроки подотчетные суммы	94
17	Оплата через подотчетных лиц расходов, связанных с чрезвычайными обстоятельствами (предотвращением или ликвидацией стихийных бедствий, пожаров и т. п.)	99

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Он ведется в карточках (карточки учета материалов, карточки учета основных средств, карточки учета дебиторов и кредиторов и др.), в ведомостях (расчетная ведомость, платежная ведомость), оборотных ведомостях (материалов), сальдовых ведомостях, в книгах (амбарная книга). Данные в них о движении отдельных объектов учета накапливаются, группируются, и полученные итоги одновременно отражаются на соответствующих синтетических счетах (в журналах-ордерах, Главной книге и т.д.). [4]