2.4. Організаційне забезпечення фінансового менеджменту

Підприємства в ринковому середовищі несуть повну матеріальну відповідальність за проведену ними економічну політику своїми доходами та майном. Це положення визначає необхідність ефективного управління ресурсами підприємства в рамках фінансового менеджменту, реалізованого через ефективну структуру управління.

Під організаційним механізмом господарювання розуміють сукупність правил, організаційно – правових нормативів та стандартів, за допомогою яких визначається та регулюється структура фінансового управління.

Елементом організаційного механізму є структура управління, за допомогою якої поєднуються різні центри фінансового управління, регламентуються внутрішні зв'язки і досягається стійка система службових взаємовідносин між структурними підрозділами і працівниками апарату управління.

Побудова (створення) управлінської структури – одна з функцій менеджменту, оскільки будь-яка організована діяльність висуває дві фундаментальні, але протилежні вимоги: поділ праці на окремі завдання та координація дій з виконання цих завдань у єдиній діяльності.

Організаційний процес складається з двох аспектів управлінської діяльності:

- розподіл організації на підрозділи відповідно до цілей та завдань (створення структури управління);

- налагодження взаємин повноважень, які пов’язують вище керівництво з нижчим рівнем керування.

Організаційний процес припускає використання сукупності способів, за допомогою яких процес праці спочатку розділяється на окремі робочі завдання, а потім досягається координація дій за рішенням цих завдань.

Структура фінансового управління представляє собою упорядковану сукупність взаємопов'язаних елементів системи, що визначає поділ праці і службових зв'язків між фінансовими підрозділами і працівниками апарату управління з підготовки, прийняття і реалізації управлінських рішень. За її допомогою здійснюється закріплення функцій за структурними підрозділами та працівниками, здійснюється регламентування потоків інформації у систему управлінської структури.

З організаційним процесом пов’язані такі поняття, як делегування, повноваження та відповідальність.

Делегування – передача прав та повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їхнє виконання. Це засіб, за допомогою якого встановлюється зв’язок між рівнями управління.

Повноваження – являє собою обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля деяких її співробітників на виконання певних завдань (наприклад, підписувати платіжні доручення, направляти робітників на певну ділянку роботи тощо). Повноваження делегуються посаді, яку посідає працівник у даний момент. Повноваження делегує, як правило, вищий за ланкою управління керівник. Вони визначаються процедурами, правилами, посадовими інструкціями, викладеними у письмовому вигляді, або передаються усно.

Відповідальність – це зобов’язання виконати наявні завдання та відповідати за їхній задовільний розв’язок. За виконувані завдання в рамках посади індивід одержує винагороду.

Побудова структури організації означає визначення організаційних розмірів підрозділів, їх прав та обов’язків. Ціль такої побудови – забезпечити досягнення поставлених перед організацією завдань. Структура розробляється зверху вниз. Спочатку здійснюється поділ організації на широкі сфери діяльності, потім установлюються конкретні завдання [25].

Виділяють наступну послідовність дій при створенні структури управління:

1. розподіл організації по горизонталі, тобто за найважливішими напрямками діяльності;

2. встановлення співвідношення повноважень різних посад. Також можливий додатковий розподіл на більш дрібні підрозділи;

3. визначення посадових обов’язків як сукупності певних завдань і функцій та доручення їх конкретним особам.

Структура управління припускає:

• визначення центрів обліку – структурних підрозділів або видів діяльності підприємства, які є об’єктами фінансового управління;

• формування регламенту управління та механізму контролю;

• розподіл функцій в апараті управління (між функціональними службами та структурними підрозділами різних рівнів);

• створення системи внутрішніх нормативних документів (положень, посадових інструкцій тощо);

• створення інформаційної інфраструктури;

• створення системи мотивації.

До системи управління відносять: (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Складові системи управління

Система організаційного забезпечення фінансового менеджменту визначає організаційну структуру побудови фінансової служби на підприємстві, права та обов'язки фінансових менеджерів, вимоги до рівня їх кваліфікації.

Фінансовий менеджмент в організації здійснюється спеціальною фінансовою службою або бухгалтерією. Уся робота (фінансова робота) даного підрозділу спрямована на технічне оформлення та економічне забезпечення управління ресурсами підприємства. Фінансовий менеджмент виступає у цілому як безперервне планування, контролювання, регулювання ресурсів організації. Істотна проблема фінансового управління полягає у виникненні та вирішенні непланових ситуацій.

Фінансова служба підприємства – це самостійний структурний підрозділ, який виконує визначені функції в системі управління підприємством. Таким підрозділом є фінансовий відділ. Його структура і чисельність залежать від організаційно - правової форми підприємства, характеру господарської діяльності, обсягу виробництва та загальної кількості працівників підприємства. Основні принципи організації фінансової служби зображено на рис. 2.7.

Рис 2.7. Основні принципи організації фінансової служби

Вагомими блоками фінансового управління виступають комплекс грошових відносин, пов’язаних з обміном, первісним розподілом та наступним перерозподілом вартості у вигляді різних ресурсів. Це, насамперед:

- забезпечення функціонування основного та додаткового виробництва, інших видів діяльності, передбачених статутом на основі складання і виконання економічних планів;

- податкова робота, діяльність, пов’язана із заробітною платою, грошовими фондами, мобілізацією фінансових ресурсів і фінансуванням;

- фінансово-кредитні аспекти інвестиційної діяльності щодо будівництва, реконструкції, розширення, модернізації, операцій на фондовому ринку та інших фінансових вкладень;

- фінансово-кредитне забезпечення операцій із зовнішньоекономічної діяльності підприємства та фінансовий контроль за їх здійсненням;

- забезпечення грошовими ресурсами;

- забезпечення зростання вартості і доходності активів;

- досягнення платоспроможності і ліквідності балансу;

- пошук нових інструментів і механізмів нарощення обсягів фінансових ресурсів тощо.

Характер господарської діяльності та обсяг виробництва визначають величину грошового обігу, кількість платіжних документів, пов'язаних з розрахунками з іншими підприємствами, постачальниками і замовниками, комерційними банками, бюджетом. Кількість працівників впливає на обсяг касових операцій та розрахунків з працівниками і службовцями.

Організація фінансового менеджменту на підприємстві залежить від організаційно-правової форми підприємства та масштабів діяльності. Організаційно-правові форми впливають на фінансові взаємовідносини з державою, умови і методи формування капіталу, розподільні відносини та ступінь фінансової відповідальності перед акціонерами, пайовиками, міністерством, асоціацією або холдинг-компанією.

Особливим виглядом фінансової роботи виступає економічна і контрольна робота фінансових служб. Вона спрямована на приведення у дію наявних внутрішньогосподарських резервів, на організацію процесу їх реалізації. Тому фінансова служба щільно взаємодіє з ведучими виробничими і комерційними підрозділами підприємства (організації).

Керівник фінансової служби несе відповідальність за фінансовий стан організації, оперативне управління усіма видами фінансової роботи, у тому числі контроль і регулювання грошових потоків.

Функції керівника фінансової служби залежать від багатьох факторів, у тому числі, від типу компанії, поточного і перспективного стану на ринку, цілей власників тощо. Формальний контроль над діяльністю керівника фінансової служби здійснює вище керівництво організації та її власник. Контроль може також здійснюватися з боку банків (при оцінці кредитоспроможності позичальника на предмет видачі позики), податкових органів та інших установ.

Робота фінансового менеджера складає частину функцій вищої ланки управління підприємством і пов’язана з наданням цій ланці аналітичної інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень фінансового характеру.

Слід зазначити, що цілі співробітників підприємства визначаються безпосередніми власниками підприємства, між якими можуть виникнути протиріччя. Наприклад, цілі власників (акціонерів) можуть суперечити цілям менеджерів організації. Так, власники та менеджери по-різному ставляться й до ризику. Менеджери можуть зменшити інвестиційний ризик, відмовившись від ризикованих проектів, при цьому не буде забезпечена реалізація мети щодо приросту прибутку від ризикових активів власникам компанії. Фінансовий менеджер може продати цінні папери даної компанії та придбати інші, однак акціонери можуть заперечувати проти розпилення акціонерного капіталу.

Фінансовий контроль, який здійснює фінансова служба, не тотожний внутрішньому аудиту. Він відрізняється поточним і систематичним характером, будується на організації постійного моніторингу за ходом виконання планів і відхиленнями від запланованих економічних показників. Фінансовий контроль ґрунтується на перевірці заповнення фінансовими службами спеціальних реєстрів оперативного контролю, наприклад, над відвантаженням продукції, надходженням виручки, виконанням планів по прибутку, собівартості, надходженням валютних коштів тощо. При цьому такий фінансовий контроль здійснюється у звітно-оперативному, тобто документальному та аналітичному розрізах [39].

Специфіка оперативної фінансової роботи полягає у тому, що вона націлена на дозвіл конкретних фінансово-економічних ситуацій у короткий термін. У ході поточної фінансової роботи обмеженням виступає не лише фактор часу, а й зміст кінцевої мети. При цьому процес прийняття поточного фінансового рішення значною мірою залежить від реальних умов і обставин. Інша важлива особливість оперативного фінансового управління полягає у тому, що воно не відноситься до безпосередньо регламентованої державою фінансової управлінської діяльності. Так, якщо управління бухгалтерським та податковим обліками багато в чому визначається державними законами, нормативно-правовими актами Міністерства фінансів, Національного банку України та іншими урядовими інститутами, то фінансове управління здійснюється організацією на тих принципах, які нею розроблені самостійно. При заданих державою вихідних облікових, звітних, податкових, митних та інших параметрах підприємство саме обирає, що в оперативному плані йому необхідно робити, як робити і на протязі якого часу, а що можна не робити.

У практичній діяльності багатьох підприємств (насамперед, малого бізнесу) спостерігається відсутність фінансової служби або її підпорядкування бухгалтерії. Проте слід пам'ятати про істотні відмінності між бухгалтерією та фінансовою службою. Основна відмінність полягає у тому, що бухгалтерія не шукає нових напрямків і механізмів заробітку коштів. Як правило, вона не стежить за рентабельністю, прибутковістю фінансових операцій. Бухгалтерія відстежує, по суті, минулий фінансовий стан підприємства, у той час як фінансова служба покликана визначити його майбутній фінансовий стан.

Залежно від масштабів діяльності організаційна схема фінансової служби поділяється на:

- фінансову службу великих підприємств;

- фінансову службу середніх підприємств;

- фінансову службу малих підприємств.

У великих підприємствах виділяються спеціальні служби фінансового менеджменту та здійснюється структурованість апарату управління фінансами (віце-президент з фінансів — фінансовий директор — керівники спеціалізованих фінансових підрозділів — фінансові менеджери різного рівня і різної спеціалізації), в процесі фінансового управління може відособлюватись відповідальність між фінансовим директором і головним бухгалтером.

Фінансовий менеджер - спеціаліст, який здійснює кваліфіковане керівництво фінансовою діяльністю підприємства. Фінансові менеджери вирішують питання, пов'язані із фінансовим аналізом і плануванням, управлінням реальними та фінансовими інвестиціями, управлінням рухом грошових коштів, емісійною, амортизаційною, кредитною та податковою політикою.

Д о обов'язків фінансового менеджера відноситься: п роведення фінансового аналізу та планування; прийняття інвестиційних рішень; прийняття рішень з фінансування та структури капіталу; управління фінансовими ресурсами. До фінансового менеджера висуваються певні кваліфікаційні вимоги, що визначають необхідний рівень знань і вмінь спеціалістів. Ці вимоги складають кваліфікаційну характеристику працівника, яка звичайно додається до його посадової інструкції.

Положення про фінансовий відділ представлено у додатку А.

До обов'язків головного бухгалтера входить відповідальність за інформаційне забезпечення фінансового менеджменту, організацію фінансового та управлінського обліку, складання звітності, організацію внутрішнього аудиту. Нижче представлений перелік функцій фінансового директора та головного бухгалтера на підприємстві (табл. 2.2).

Таблиця 2.2

Основні функції фінансового директора та головного бухгалтера на підприємстві

Фінансовий директор (керуючий)	Головний бухгалтер
Проведення фінансового аналізу	Розробка облікової політики з метою ведення бухгалтерського обліку
Управління пасивами та активами	Організація бухгалтерського обліку
Управління грошовими потоками	Складання бухгалтерської звітності
Розробка облікової політики з метою ведення оперативного обліку	Проведення розрахунків з контрагентами
Забезпечення фінансових взаємовідносин з партнерами	Інвентаризація майна та зобов'язань
Податкове планування та податкова оптимізація	Внутрішній аудит
Взаємовідносини з фінансово-кредитними установами	Контроль над документообігом
Фінансовий контроль	Розрахунки податкових платежів та інші операції

На підприємстві можуть відокремлюватися відділ організації поточної фінансової діяльності та відділ інвестицій, якщо виникає необхідність , в зв'язку із великим обсягом оперативної фінансової роботи Також можуть залучатися спеціалісти планово – економічного відділу, відділу праці, юридичного та аналітичного відділів.

Організаційна структура фінансової служби великого підприємства наведена на рис. 2.8.

Рис 2.8. Схема фінансової служби великих підприємств.

Інфраструктура фінансового менеджменту на підприємстві тісно пов'язана з його функціональною структурою. Функціональні напрямки фінансової роботи є основою для розподілу функцій між окремими працівниками фінансової служби.

Залежно від масштабів певного виду фінансової роботи деякі з функцій можуть об'єднуватися і виконуватися одним працівником або, навпаки, деталізуватися і розподілятися між кількома спеціалістами окремого відділу, бюро або дільниці фінансової служби.

Можливі елементи функціонально-організаційної моделі фінансового менеджменту зображено на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Функціонально-організаційна модель фінансового менеджменту на підприємстві

Організаційна модель фінансової служби малих підприємств є досить спрощеною. Фінансово-кредитне планування діяльності та оперативне управління фінансами невеликого підприємства може частково або повністю здійснювати сам керівник (топ-менеджер) або його заступник, при достатньому рівні компетенції у фінансових питаннях. Роль фінансового директора, як правило, виконує головний бухгалтер. (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Фінансова служба малих підприємств

Малі підприємства можуть входити у вертикальні організаційно-правові форми (холдинги, консорціуми, асоціації, мережі франчайзингу тощо).

В результаті цього організаційна структура управління їх фінансами ускладнюється за рахунок додаткових суб'єктно-об'єктних взаємовідносин і більшого ступеня залежності від вищих фінансових підрозділів.

На рис. 2.11. зображено фінансову службу середніх підприємств

Рис. 2.11. Фінансова служба середніх підприємств

Організація оперативної фінансової роботи на підприємстві лише на перший погляд має вигляд вільного вибору керівництва у відношенні методів, способів та інструментів грошового та фінансового управління. Очевидно, що існують певні в даний теперішній момент фактори, які змушують ухвалювати певні рішення з питань організації оперативної фінансової роботи. Серед подібних факторів до найбільш впливових слід віднести:

- розміри стартового капіталу та поточний фінансовий стан підприємства (організації);

- наявність або відсутність спадкоємності в діяльності;

- особливості фінансово-господарської діяльності;

- ступінь розуміння керівництвом підприємства ролі фінансових служб, їх потреб у забезпеченні виконання роботи, а також необхідності створення сучасної системи фінансового управління.

Основними структурними одиницями фінансового управління можуть виступати: (рис. 2.12).

Рис 2.12. Основні структурні одиниці фінансового управління

До місць виникнення витрат (МВВ) відносять структурні підрозділи (цехи, відділи, ділянки), що представляють собою об'єкти нормування, планування та обліку витрат виробництва для контролю та управління ресурсами.

Центри використання ресурсів (ЦВР) – це первинні виробничі та обслуговуючі підрозділи, що характеризуються схожістю функцій та виробничих операцій. ЦВР може збігатися з організаційною одиницею (цех, відділ, ділянка). Основою виділення ЦВР є єдність використання устаткування, виконання операцій тощо. ЦВР відрізняються від МВВ тим, що являють собою угрупування витрат в аналітичному обліку у розрізі окремих робіт, операцій, функцій всередині виробничих підрозділів.

Центр відповідальності (ЦВ) – це підрозділ, очолюваний керівником, який має делеговані повноваження та відповідає за результати роботи даного підрозділу.

ЦВ стосовно процесу виробництва класифікуються:

• на основні, що забезпечують контроль над ресурсами в місцях їх використання;

• функціональні, що здійснюють свій контроль над багатьма МВВ, якщо використання ресурсів у них відбувається під впливом даного центру (наприклад, головного інженера).

Для організації системи бюджетування на підприємстві можуть створюватися наступні центри відповідальності:

• за доходами, включаючи управління маркетинговою та комерційною діяльністю;

• за видатками, включаючи управління виробництвом, постачанням і збутом;

• за прибутком;

• за інвестиціями.

Основи фінансової роботи підприємства з комерційними банками

Робота з комерційними банками ставиться до класу найважливіших функцій оперативної фінансової роботи організації. Вибір комерційного банку для фінансових служб організації не може бути випадковим.

При виборі банку необхідно керуватися рядом вимог. Насамперед, банк повинен забезпечувати:

• якісне розрахунково-касове обслуговування;

• високе задоволення запитів клієнта з урахуванням перспектив свого розвитку:

• відповідність специфіці фінансово-господарських операцій підприємства.

Від комерційного банку багато в чому залежить ефективність проведення оперативної фінансової роботи в частині здійснення своєчасних, швидких і точних розрахунків, оперативної передачі, одержання та зарахування коштів на рахунки. Для фінансової служби та бухгалтерії велике значення мають принципові моменти, пов'язані із застосуванням відповідного режиму зарахування коштів та, особливо, їх перерахування в рамках операційного дня. При цьому, слід зважати на те, що внутрішня технологія розрахунків у різних кредитних установах може відрізнятися. Тому при складанні договору з банком на розрахунково-касове обслуговування необхідно звернути увагу:

- на ставки та режим стягнення плати за розрахунково-касове обслуговування, а також можливі комісійні винагороди за проведення окремих грошових і, у тому числі, валютних операцій;

- права банку по строках платежів по міських, міжміських і міжнародних розрахунках;

- наявність і режим процедури нарахування клієнтам відсотків по залишках на розрахункових і валютних рахунках;

- операції у гривнях і валюті, а також у частині депонування, кредитування, гарантування, які комерційний банк готовий допустити у своїй діяльності;

- ступінь прийнятності для підприємства та організації застосовуваних банком сучасних технологій у своїй операційній діяльності тощо.

Перспективи розвитку організації пов'язані не лише з довгостроковим, але й з короткостроковим кредитуванням. Для початківців і організацій на стадії зростання саме короткострокове кредитування виступає основою підтримки та розвитку ділової активності. При цьому кредити – не єдина форма мобілізації коштів, у якій банк може надати істотну допомогу організації. Так, банк може видати банківську гарантію під певні кредитні (позикові) операції.

При виборі комерційного банку важливо правильно оцінити співвідношення його величини, стану на ринку та реальних можливостей забезпечення ділової активності з розміром бізнесу, основними цілями та завданнями фінансово-господарської діяльності організації. Існують банки, які в основному будують свою діяльність на кредитних взаєминах з клієнтами. Інші банки поєднують кредитний та валютний аспекти одержання операційних доходів. Є кредитні установи з добре розвиненими фондовими та валютними операціями, але, при цьому, кредитують обмежений контингент клієнтів.

Вирішення багатьох оперативних фінансових і кредитних питань розвитку організації багато в чому залежить від ставлення банку до клієнта, від того місця, яке він займає в загальній клієнтській базі банку. У свою чергу операційна активність клієнта, можливості використання різних напрямків в істотній мірі визначаються ступенем розвиненості ділової активності та наявністю розгалуженої інфраструктури для здійснення банківських операцій. Тому при організації оперативної фінансової роботи через конкретну фінансово-кредитну установу необхідно знати рейтинги свого банку, наявність у нього генеральної ліцензії, членство в українському та інших банківських союзах, статуси дилерства та агентства по різних операціях, наявність кореспондентських рахунків банку в інших українських та закордонних банках, участь у системі міжрегіональних розрахунків, наявність депозитарію в банку, інкасаційні можливості та інші аспекти.

Основи фінансової роботи з бюджетами та позабюджетними фондами

В основі фінансової роботи з бюджетами та позабюджетними фондами лежить виконання чинного законодавства в частині податків і зборів, обґрунтованість здійснених грошових видатків та повнота належного організації відшкодування, своєчасність подання у повному обсязі встановленої податкової звітності. Оперативна фінансова робота з бюджетною системою та позабюджетними фондами повинна передбачати також фінансове планування і фінансовий контроль над величиною податків і зборів, законністю їх нарахування та строками перерахування.

У процесі фінансової роботи з бюджетами та позабюджетними фондами необхідно дотримуватися наступних принципів:

- дотримувати податкового календаря, що дозволяє уникнути ненавмисних порушень строків відрахувань, вчасно та правильно планувати вихідні податкові платежі (платежі по податках та зборах);

- уникати, по можливості, дострокових платежів податків, зборів та відрахувань, оскільки організація не повинна авансувати будь-яку іншу структуру безкоштовно (дострокові платежі не приносять ніяких пільг, переваг або дивідендів у випадках наступного порушення підприємством законодавства по розмірах і строках податкових та інших обов'язкових платежів);

- сплата податків і зборів повинна відбуватися не за рахунок джерел кредитного походження або інших боргових зобов'язань, а за рахунок власних і прирівняних до них обігових коштів (це завжди створює ілюзію надлишку коштів і стабільності фінансової ситуації);

- при виникненні податкових суперечок вирішувати їх у встановленому порядку, по можливості послідовно до вищої судової інстанції (такий підхід обов'язковий для великих сум в умовах існування дійсних юридичних податкових колізій і дозволяє сподіватися на позитивне вирішення питання для організації);

- при виникаючих боргах бюджетів підприємству, фірмі, компанії, встановлених за результатами перерахунків з ними, перевагу доцільно виявляти за рахунок майбутніх платежів проти повернення коштів з бюджетної системи (такий підхід, при його прийнятності для організації, іноді дозволяє уникнути непотрібних сум, які донараховуються за результатами позапланових податкових перевірок);

- у випадках виникнення подвійних тлумачень або інших незрозумілостей по специфічних приватних питаннях стягнення податків і зборів, звертатися письмово за письмовим роз'ясненням у податкові органи;

- використовувати тільки законні способи зниження податкових платежів [26].