1.3. Роль информационного обеспечения в сфере управления малого бизнеса

Формирование эффективного хозяйственного механизма в любой предметной области невозможно без развитой информационной инфраструктуры. 

Слабое информационное обеспечение ведёт к непроработан-ности многих решений системой управления малым бизнесом на муниципальном уровне. Ситуативная информация об экономическом состоянии малого бизнеса не собирается, не планируется, не анализируется и не служит основой для выработки управленческих решений, регулирующих деятельность малого бизнеса²².

В рамках малого бизнеса необходима подготовка комплексной организационно-правовой, информационной, методической информации; информации об экономической ситуации в малом бизнесе: спросе на продукцию, оптовых и розничных ценах на неё и т.д. Особенность работы с подобной информацией определяется тем, что она достаточно велика по объему и часть ее имеет небольшой срок жизни. 

Одним из реальных путей выхода из информационной неопределенности в данной области является создание единой информационной системы управления бизнесом, т.е. создание информационной структуры на основе современных технологий, организующих сбор, обработку, хранение и предоставление пользователям экономической, правовой, консалтинговой информации. 

Создание единой информационной системы управления бизнесом предлагается с целью совершенствования управления социально-экономическим развитием в малом бизнесе. Ее функционирование призвано повысить качественный уровень информационного обеспечения субъектов системы управления малым бизнесом. 

Программа по внедрению информационных технологий в практику муниципального управления должна быть использована для решения оперативных, тактических и стратегических задач развития малого бизнеса в рамках единого информационного пространства. Под «единым информационным пространством» подразумевается использование баз данных, стандартов и классификаторов²³. 

Необходимым этапом внедрения информационных технологий и создания единого информационного пространства является разработка регламентов, определяющих информационное взаимодействие между структурами, ведущими базы данных, и структурами, являющимися пользователями этой информации. Регламенты должны определять порядок передачи информации, права доступа к ней, защиту информации от несанкционированного доступа. 

Информационная система предполагает в своей структуре семь подсистем: 

1. Подсистема информационного обмена с пользователями: осуществляется информационный обмен внутри системы и с внешними пользователями; 

2. Подсистема информационной безопасности: обеспечивает единую структуру идентификации и аутентификации, авторизацию доступа к ресурсам системы, целостность и защиту данных от несанкционированного доступа; 

3. Подсистема оперативного хранения информации: обеспечивает реестровую базу данных пользователей (хозяйствующих субъектов); 

4. Подсистема мониторинга хозяйствующих субъектов; 

5. Подсистема ведения законодательных, нормативных, справочных и руководящих материалов; 

6. Подсистема ведения статистики и анализа: обеспечение статистическими данными, анализ экономического состояния хозяйствующих субъектов, долгосрочное прогнозирование развития; 

7. Подсистема получения регламентированной отчётности хозяйствующих субъектов. 

Одной из важных функций единой информационной системы управления малого бизнеса должно являться её взаимодействие с внешними системами: городскими справочниками, БТИ, отделом соцобеспечения, налоговой структурой, отделом государственного пенсионного фонда, Центром занятости населения и т.д. В основе её функционирования лежит процесс производства информации²⁴. 

Информационная система обрабатывает полученную информацию, в результате чего образуется некая новая информация, которая предоставляется пользователям в виде информационных услуг. Информационная услуга информационной системы является специфической услугой, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных сформировано в определенной форме и предоставляется по запросам пользователю. Запросы пользователей — это формализованные сообщения, поступающие на вход системы и содержащие условия на поиск данных и указание о том, что необходимо проделать с найденными данными. 

Ассортимент и номенклатура информационных услуг в единой информационной системе формируются исходя из направлений её деятельности и задач. Услуги должны претерпевать изменения, направленные на персонификацию обслуживания. Номенклатура информационных услуг определяется учредителями системы и закрепляется соответствующими нормативными документами. 

Предлагаемый информационный комплекс целесообразно рассмотреть на основе системного подхода. Использование системного подхода позволяет добиться внутренней совместимости между элементами создаваемой системы и внешней совместимости между системой и окружающей средой в пределах заданных ограничений по точности и согласованности во времени. Системный подход позволяет провести процедуру моделирования, которое необходимо для анализа состояния и поведения системы на информационной модели.  Моделирование помогает определить поведение системы в различных условиях, при разных состояниях самой системы и внешней среды. А также определить, при каких значениях управляющих воздействий на систему достигается желаемый результат²⁵. 

Система определяется как совокупность информационных и материальных объектов, необходимых для решения проблемы, а также средств и способов её решения. Системный подход определяется и как совокупность взаимосвязанных аспектов, к которым относятся: 

1. Системно-элементный, отвечающий на вопрос из чего (из каких компонентов) образована система; 

2. Системно-структурный, раскрывающий внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия ее компонентов; 

3. Системно-функциональный, показывающий, какие функции выполняет система и образующие ее компоненты; 

4. Системно-коммуникационный, раскрывающий взаимосвязь данной системы с другими системами как по горизонтали, так и по вертикали; 

5. Системно-интегративный, показывающий механизмы и факторы сохранения, совершенствования и развития системы; 

6. Системно-исторический, отвечающий на вопрос, как, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии проходила, каковы её перспективы. 

Система как совокупность материальных и информационных объектов, необходимых для совершенствования системы управления развитием малого бизнеса, а также средств и способов преобразования и использования информационных ресурсов в процессе удовлетворения информационных потребностей субъектов системы управления развитием малого бизнеса, должна строиться на следующих принципах²⁶: 

Открытость системы: определение внешней среды, вход и выход; 

Динамичность системы: изменение системы в зависимости.

Регулируемость системы: способность сохранять при помощи обратных связей параметры на своём выходе в заданных границах. 

Информационная система управления должна работать как: 

• система обработки данных, поступающих из внешней среды; 

• коммуникационная система, обеспечивающая быстрое продвижение любых типов экономической информации и безотлагательную её переработку; 

• следящая система, т.е. обеспечивающая непрерывное поступление из внешней среды всей необходимой информации; 

• информационно-запоминающая система, обеспечивающая непрерывное накопление, систематизацию, хранение и обновление данных, а также быстрый поиск любых необходимых сведений; 

• информирующая система, т.е. система, обеспечивающая поступление экономической информации из различных источников; 

• целевая самоорганизующая система, т.е. система, которая может гибко изменяться для достижения вновь поставленных целей, перестраивая при этом свою информационную структуру.