Жоспарлау тұрпаттары, түрлері мен нысандары
Жоспарлардың негізгі үш тұрпаты бар:
Басқару объектісі мен оның жекелеген элементтерінің ықыласты күйінің сандық және сапалық сипаттамаларының жинағын білдіретін жоспар-мақсаттар. Бұл сипаттамалар келісіледі және сараланады, бірақ не оған жетудің нақты тәсілімен, не ол үшін қажетті ресурстармен байланыстырылмайды. Мұндай жоспарлар үлкен мерзімдерде немесе нақты оқиғалардың болжалмайтындығы жағдайында пайдаланылады.
Оларды жүзеге асыру мерзімдері мен тәртібін белгілейтін қайталанатын іс-әрекеттерге арналған жоспарлар. Әдетте олар ойда болмаған жайлар туындаған жағдайда әрекет ету еркіндігін қамтамасыз етуге мүмкіндік беретін «саңылау» қалдырады. Мұндай жоспарға темір жол немесе оқу кестесі мысал бола алады.
Айрықша мәселелерді шешу үшін жасалатын қайталанбайтын іс-әрекеттерге арналған жоспарлар. Мұндай жоспарлар ресурстардың түсуі мен бөлінуінің бюджеттері, бағдарламалар түрінде болуы мүмкін.
Жоспарлаудың деңгейі мен сапасы келесі маңызды жағдайлармен анықталады: басқарудың барлық деңгейлеріндегі фирма басшылығының құзырлылығы; функционалдық бөлімшелерде жұмыс істейтін мамандардың біліктілігі; ақпараттық базаның болуы және компьютерлік техникамен қамтамасыз етілуі.
Мақсаттарға байланысты түрлі елдердегі жоспарлаудың кейбір ерекшеліктері бар:
америка компанияларында бастысы - барлық бөлімшелердің стратегияларын біріктіру және ресурстарды бөлу;
ағылшын компанияларында - ресурстарды бөлуге бағдарлау;
жапон компанияларында - жаңалықтарды ендіру мен шешімдердің сапасын арттыруға бағдарлау.
Жоспарларды түрлі белгілер бойынша жіктеуге болады:
Шаруашылық қызметтің мазмұнына байланысты: ҒЗТКЖ, өндіріс, өткізу, материалдық-техникалық жабдықтау, қаржы жоспарлары.
Фирманың ұйымдық құрылымына байланысты: өндірістік бөлімшенің және отау компанияның.
Орындалу мерзіміне байланысты:
ұзақ мерзімді (5 жылдан астам) - негізінен жоспар-мақсаттарға қатысты;
орта мерзімді (1 жылдан 5 жылға дейін) - негізінен бағдарламалар түрінде орындалады;
қысқа мерзімді (1 жылға дейін) - бюджеттер нысанында болады.
Шешілетін міндеттердің бағыты мен сипатына қарай жоспарлаудың үш нысанын атап өтуге болады: стратегиялық, тактикалық, ағымдық.
Ұйымның жұмысын стратегиялық жоспарлау
Стратегия - бұл ұйым миссиясын жүзеге асыру мен оның мақсатына жетуін қамтамасыз етуге арналған кешенді жоспар. Стратегияның негізгі тезистері мынадай:
стратегия көбіне жоғары басшылықпен тұжырымдалады әрі әзірленеді, алайда оны жүзеге асыру басқарудың барлық деңгейінің қатысуын ұйғарады;
стратегиялық жоспар нақты тұлғаның емес, бүкіл ұйымның болашағы тұрғысынан әзірленуі керек;
стратегиялық жоспар кең көлемді зерттеулер мен іс жүзіндегі мәліметтерге негізделуі тиіс;
стратегиялық жоспар ұзақ уақыт бойы тұрақты болып қалатындай ғана емес, қажет болған жағдайда оларды түрлендіруге болатындай, біршама икемді болуы тиіс.
Стратегиялық жоспарлау - ұйымның мақсатқа жетуіне көмектесуге арналған арнайы стратегияларды әзірлеуге әкелетін басшылық кіріскен іс-әрекеттер мен шешімдерінің жинағы.
Стратегиялық жоспарлау процесі басқарушылық шешімдерді қабылдауға көмектесетін құрал болып табылады. Оның мақсаты - жеткілікті деңгейде ұйымдағы жаңашылдық пен өзгерістерді қамтамасыз ету. Стратегиялық жоспарлау процесі шеңберінде басқарушылық қызметтің 4 негізгі түрі бар:
Ресурстарды бөлу - қорлар, тапшы басқарушы дарындар мен технологиялық тәжирибені басқару сияқты шектеулі ұйымдық ресурстарды бөлу.
Сыртқы ортаға беіймделу - компанияның қоршаған ортамен қатынасын жақсартатын стратегиялық сипаттағы барлық іс-әрекеттер.
Ішкі үйлесім - ішкі операциялардың тиімді шоғырлануына қол жеткізу мақсатымен фирманың күшті және әлсіз жақтарын бейнелеу үшін стратегиялық қызметтің үйлесімі.
Ұйымдық стратегияны сезіну - бұрынғы стратегиялық шешімдерден үйрене алатын ұйымды қалыптастыру арқылы менеджер ойының жүйелі дамуын жүзеге асыру.
Ұйым миссиясы
Ұйымның
iшкi күштi және әлсiз
жақтарын
басқарушылық тексеру
Сыртқы ортаны
бағалау мен талдау
Ұйым мақсаты
Стратегияны бағалау
Стратегияны жүзеге
асыру
Стратегияны таңдау
Стратегиялық
баламаларды талдау
Сурет 21.1. Стратегиялық жоспарлау процесі
Жоспарлау кезіндегі бірінші және ең маңызды шешім ұйым мақсатын таңдау. Ұйымның негізгі жалпы мақсаты, яғни оның өмір сүруінің айқын көрсетілген себебі, оның миссиясы деп аталады. Мақсаттар осы миссияны жүзеге асыру үшін жасалады. Ұйым қызметшілеріне дұрыс баяндалып, тиімді түрде жеткізілген сәйкес миссияның маңызы өте зор. Оның негізінде әзірленген мақсаттар басқарушылық шешім қабылдаудың барлық бұдан кейінгі процесі үшін белгі ретінде қызмет атқарады. Миссия фирманың мәртебесін нақтыландырады және түрлі ұйымдық деңгейлердегі мақсаттар мен стратегияларды анықтау үшін бағыт-бағдарды қамтамасыз етеді. Ұйым миссиясының тұжырымдамасында мыналар болуы тиіс:
Фирманың негізгі қызметтері мен бұйымдары, оның негізгі нарығы мен негізгі технологиялары тұрғысынан қарағандағы міндеттері, яғни фирма шұғылданатын кәсіпкерлік қызмет түрі.
Фирманың жұмыс істеу қағидаларын анықтайтын фирмаға қатысты сыртқы орта.
Ұйым мәдениеті.
Жалпы фирмалық мақсаттар ұйымның жалпы миссиясы мен жоғары басшылық бағдарланатын белгілі құндылықтар мен мақсаттардың негізінде қалыптастырылады және белгіленеді.
Өзінің миссиясы мен мақсаттарын белгілеген соң басшылық стратегиялық жоспарлау процесінің кезеңдерін зерттей бастауы қажет. Мұндағы бірінші қадам – сыртқы ортаны зерттеу. Басшылар сыртқы ортаны үш параметр бойынша бағалайды:
ағымдық стратегияның түрлі жақтарына әсер ететін өзгерістерді бағалау;
фирманың ағымдық стратегиясына қауіп тудыратын факторларды анықтау;
жоспарға түзету енгізу арқылы жалпы фирмалық мақсаттарға қол жеткізуге мүмкіндік беретін факторларды анықтау.
Сыртқы ортаны талдау - бұл фирманың мүмкіндіктері мен қатерлерін анықтау үшін стратегиялық жоспарды әзірлеушілер ұйымға қатысты сыртқы факторларды бақылайтын процесс.
Сыртқы ортаны талдау маңызды нәтижелерге жетуге мүмкіндік береді. Ол мүмкіндіктерге болжам жасау үшін, көзделмеген жағдайда жоспар құру үшін, мүмкін болатын қауіп жағдайында алдын ала ескерту жүйесін әзірлеу үшін, бұрынғы қатерлерді кез келген олжалы мүмкіндіктерге айналдыра алатын стратегияны әзірлеу үшін уақыт береді.
Ұйым кездесетін қатерлер мен мүмкіндіктер жеті салага бөлінеді: экономика, саясат, нарық, технология, бәсеке, халықаралық жағдай және әлеуметтік мінез-құлық.
Басшылық кездесетін келесі мәселе сыртқы мүмкіндіктерді пайдалана алатындай фирманың ішкі күштерін, сондай-ақ сыртқы қатерлермен байланысты мәселелерді ушықтыруы мүмкін ішкі әлсіз жақтарын анықтау болып табылады. Ішкі мәселелерді талдау процесі, яғни ұйымның функционалдық аймақтарын бағалау, басқарушылық тексеру деп аталады. Ол бес қызметті қамтиды: маркетинг, қаржы (бухгалтерлік есеп), операциялар (өндіріс), адам ресурстары, корпорацияның мәдениеті мен бейнесі.
Сыртқы қатерлер мен мүмкіндіктерді ішкі күштер және әлсіздіктермен салыстырған соң басшылық қолданатын стратегияны анықтай алады. Ұйым алдында тұрған 4 негізгі стратегиялық балама бар: шектелген өсу стратегиясы; өсу стратегиясы; қысқарту стратегиясы; үйлесім стратегиясы.
Стратегиялық баламаларды қарастырғаннан сон басшылық нақты стратегияны таңдап алуы тиіс. Оның мақсаты ұйымның ұзақ мерзімді тиімділігін барынша арттыратын стратегиялық баламаны таңдау болып табылады.