21 Тарау Менеджменттегі жоспарлау

1. Жоспарлау түсінігі

Өзінің жұмыс істеуі үшін кез келген экономика тұрақты экономикалық өсуді ұстап тұратындай экономикалық жүйені нығайтуға және тұрақтандыруға ұмтылу үшін қолдануға болатын басқарудың ең қолайлы тетіктерін пайдалануды көздейді. Мұндай тетіктер көп. Олардың ішінде өзін-өзі тарихи ақтаған тетіктердің бірі - жоспарлау болып табылады. Жоспарлау кез келген шаруашылық қызмет жетістігінің маңызды бөлігі. Оны елемеу кәсіпкерге қымбатқа түседі. Жоспар қызметкерлерге жеке өзіне қойылатын талаптар туралы, фирманың мақсаттары мен міндеттері туралы айқын түсінігі болуы үшін де керек.

Жоспарлау саласындағы әйгілі американ маманы Р. Акофф оны болашақты және оған жетудің ықыласты жолдарын жобалау, адамның ойлау қызметінің ең күрделі түрлерінің бірі деп атады. Жоспарлау тұтастай ұйым мен оның жекелеген бөлімдерінің жұмыс істеуі мен дамуына қатысты нақтылы шешімдер қабылдауды, әлеуетті барынша толық пайдалану және түпкі нәтижені оңтайландыру мақсатында оларды байланыстыруды ұйғарады.

Кең мағынада жоспарлау процесі мыналар туралы шешімдер қабылдаудан тұрады:

• алдыңғы кезеңге мақсаттар мен міндеттерді белгілеу, стратегияны, әрекет ету стандарттарын әзірлеу;

• қалыптасып отырған сыртқы және ішкі жағдайға сәйкес ресурстарды бөлу мен қайыра бөлу;

• ұйымды жаңа ықыласты күйге көшіру жөніндегі бірізділікті іс-әрекеттерді анықтау;

• үйлестіруші тетіктерді құру.

Тар мағынада жоспарлау дегеніміз - ұйымның барлық деңгейінде нақты іс-әрекет үшін негіз болатын арнайы құжат - жоспарды құру.

Жоспарлау қызметі ұйымның мақсаттары кандай болуы тиіс және осы мақсаттарға жету үшін ұйым мүшелері не істеуі керектігі жайлы шешім қабылдауды ұйғарады. Бұл қызмет келесі үш негізгі сұраққа жауап береді:

1. Біз қазір қайда тұрмыз? Басшылар қаржы, маркетинг, өндіріс, ғылыми зерттеулер мен жасақтаулар, еңбек ресурстары сияқты маңызды салалардағы күшті әрі әлсіз жақтарын бағалауы тиіс.

2. Біз қайда барғымыз келеді? Бәсеке, клиенттер, заңдар, саяси факторлар, экономикалық жағдайлар, технология, жабдықтау, әлеуметтік және мәдени өзгерістер сияқты ұйымды қоршаған ортаның мүмкіндіктері мен қатерлерін бағалай отырып, басшылық ұйымның мақсаты қандай болуы тиіс әрі ұйымның оған қол жетуіне не кедергі жасайтынын анықтайды.

3. Біз мұны қалайша жасамақшымыз? Басшылар ұйымның мақсаты орындалуы үшін ұйым мүшелері не істеу керектігін жалпы әрі нақты түрде шешуі тиіс.

Ұйымдағы жоспарлау екі себепке байланысты бір реттік сипатта болмайды:

1. Кейбір ұйымдар бастапқыда олар құрылған мақсатына жеткен соң өмір сүруін тоқтатқанмен көбі өздерінің өмір сүруін мейлінше ұзартуға тырысады. Сондықтан да бастапқы мақсаттарына толық жететін болса, олар өз мақсаттарын жаңғыртады немесе өзгертеді.

2. Болашақтың әрдайым белгісіздігі. Қоршаған ортаның өзгеруіне немесе пайымдаулардың қателігіне байланысты басшылық жоспарды жасаған кезде көздегенге қарағанда оқиға мүлде өзгеше өрбуі мүмкін. Сол себепті жоспар шындықпен үйлесуі үшін оларды қайта қарастыру қажет.

Жоспарлау бірқатар қағидаларға сәйкес жүзеге асырылады:

• жоспарлау жұмысына оны құрудың ең бастапқы кезеңдерінің өзінде ұйым қызметкерлерінiң барынша көп саны қатысуы;

• үздіксіздік, оған сәйкес жоспарлау бірлі-жарым акт емес, ұдайы қайталатын әрекеттер жүйесi болып табылады;

• жаңа жоспарлар өткендердің орындалуын және олардың өздері болашақта жоспарлар құруда негізі болатындығын ескере отырып әзірленетіндігін ұйғаратын мирасқорлық;

• жағдай өзгергенде бұрындары қабылданған жоспарларды белгілікті шектерде қайта қарау мүмкіндігін ұйғаратын икемділік;

• ұйым шегінде қабылданатын жоспарларды келісу (оның жекелеген бөлімшелерінің өзара байланысымен және олардың мүдделерін ескеру қажеттілігімен себептелген). Бұл бір деңгейдегі бөлімшелердің жоспарларын үйлестіру және бағынышты бөлімшелердің жоспарларын шоғырландыру арқылы іске асады;

• жоспарды құру шығындары оны орындау әкелетін нәтижеден аз болуын талап ететін үнемділік;

• жоспарды орындау үшін қажетті жағдай жасау.