2. Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи (комплекса задач)

В зависимости от конкретной области применения информационные системы могут очень сильно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить, по крайней мере, два свойства, которые являются общими для всех информационных систем. Во-первых, любая информационная система предназначена для сбора, хранения и обработки информации. Поэтому в основе любой информационной системы лежит среда хранения и доступа к данным. Среда должна обеспечивать уровень надежности хранения и эффективность доступа, которые соответствуют области применения информационной системы.

Во-вторых, информационные системы ориентируются на конечного пользователя, в нашем случае на сотрудников .

Такие пользователи могут быть очень далеки от мира компьютеров. Поэтому информационная система обязана обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который должен предоставить конечному пользователю все необходимые для его работы функции, но в то же время не дать ему возможность выполнять какие-либо дополнительные действия. Конкретные задачи, которые должны решаться информационной системой, зависят от той прикладной области, для которой предназначена система. Области применения информационных приложений разнообразны: банковское дело, страхование, медицина, транспорт, образование и т.д. Трудно найти область деловой активности, в которой сегодня можно было обойтись без использования информационных систем. С другой стороны, очевидно, что, например, конкретные задачи, решаемые банковскими информационными системами, отличаются от задач, решение которых требуется от медицинских информационных систем или, к примеру, транспортных.

Но можно выделить некоторое количество задач, не зависящих от специфики прикладной области. Прежде всего, кажется бесспорным мнение о том, что наиболее существенной составляющей является информация, которая долго накапливается и утрата которой невосполнима. Следующей задачей, которую должно выполнять большинство информационных систем, - это хранение данных, обладающих разными структурами. Трудно представить себе более или менее развитую информационную систему, которая работает с одним однородным файлом данных. Более того, разумным требованием к информационной системе является то, чтобы она могла развиваться. Могут появиться новые функции, для выполнения которых требуются дополнительные данные с новой структурой. При этом вся накопленная ранее информация должна остаться сохранной.

Основными задачами являются:

• обеспечение безопасности перевозок;

• обеспечение комфортабельности поездки;

• своевременность выполнения заявок;

• вежливое обращение с клиентами.

В соответствии с возложенными на них задачами осуществляют следующие функции:

• проводит своевременный ремонт и техническое обслуживание автомобилей, перед выходом на смену проводится медицинский осмотр каждого водителя на предмет допуска к управлению автомобиля при перевозке населения;

• содержит в чистоте внешний вид и состояние салонов автомобилей, каждый автомобиль оборудован акустической системой;

• большое количество автомобилей расположенных в разных районах города, позволяет добраться до заказчика в кротчайшие сроки;

• специально подготовленные диспетчера и водители дружелюбно общаются с клиентами.

Информационная система состоит в следующем. Диспетчеры принимают заявки от населения по многоканальным линиям телефонной связи. Заносят адреса клиентов и телефоны в журналы регистрации заявок. По радиосвязи проводят опрос водителей на наличие «свободных машин» и их местонахождения. Далее водители по радиосвязи оповещают диспетчеров о прибытии по адресу заказчика. Диспетчеры перезванивают заказчику и сообщает о прибытии машины. По окончании заявки водители сообщает диспетчерам адрес прибытия, а диспетчеры в свое время сообщают стоимость проезда. После окончания заявки диспетчеры заносят конечные данные в строку заявки журналов регистрации заявок.

Все внутренние документы находятся в журналах. На данный момент эти журналы является бумажными носителями.

В связи с тем, что деятельность организации не автоматизирована было предложено разработать комплексную систему автоматизации , которая бы позволяла легко и быстро получать доступ к необходимой информации.

В существующей информационной системе основным недостатком является высокая трудоемкость выполнения операций и, как следствие, низкая производительность труда и высокая вероятность допустить ошибку при вводе или выдаче требуемой информации. Также существенным недостатком данной системы является большой поток информации, с которой работает человек, вследствие чего сотрудник быстро устаёт. При использовании журналов и документов большим количеством людей, вероятность появления ошибок возрастает, в следствие чего появляется риск попадания конфиденциальной информации злоумышленнику.

Под техническим обеспечением понимается совокупность средств вычислительной техники, коммуникаций, программного обеспечения. Следует выделить серверы, коммуникации, сети периферийное оборудование, а так же специфическое оборудование.