4.5.Методичні основи бюджетування на підприємстві

Методика бюджетування – це сукупність методів послідовного виконання дій, кінцевим результатом якої є розробка та контроль виконання основного бюджету підприємства .

Аналіз підходів вчених до визначення послідовності проведення бюджетування показав відсутність чіткої кількості етапів (від 5 до 12).

Інструментом бюджетування є складання бюджетів. Бюджети складаються для структурних підрозділів і для підприємства в цілому (основний бюджет).

Для складання основного бюджету виокремлюють дві складові частини бюджетування, а саме: 1) підготовка операційного бюджету; 2) підготовка фінансового бюджету.

Перелік операційних бюджетів включає: бюджет продажу; бюджет виробництва; бюджет виробничих запасів; бюджет прямих витрат на матеріали; бюджет виробничих накладних витрат; бюджет прямих витрат на оплату праці; бюджет комерційних витрат; бюджет управлінських витрат; прогнозний звіт про фінансові результати..

До фінансових бюджетів відносяться: інвестиційний (капітальний) бюджет; бюджет грошових коштів; прогнозний баланс.

Розглянемо технологію розробки річного бюджету.

Розробка річного бюджету переслідує дві основні цілі, а саме:

стратегічну – встановлення цільових показників розвитку підприємства на рік;

тактичну – своєчасно передбачити можливий брак грошових коштів з метою пошуку джерел його покриття чи ефективне використання вільного їх залишку.

Класична система річних бюджетів має такі особливості:

-бюджети складаються на рік з розбивкою по місяцях;

складаються окремі бюджети підрозділів, які потім об’єднуються у зведений бюджет підприємства;

планування витрат може здійснюватися по відділах і службах або у цілому по підрозділах підприємства;

витрати поділяються на постійні і змінні та плануються тільки за основними статтями, другорядні витрати об’єднуються у окрему суму;

продаж планується за основними групами продукції, асортиментні позиції, обсяг продажу по яких незначний, об’єднуються у групу «інші»;

перелік груп не повинен бути великим, щоб систему була гнучкою до змін;

розробляється єдиний формат бюджетних таблиць для усіх центрів фінансової відповідальності.

Наука і практика виробили два підходи до складання бюджетів: 1) прирістне бюджетування; 2) бюджетування «з нуля».

Основою прирістного бюджетування є результати діяльності підприємства (підрозділу), досягнуті у попередньому періоді. При цьому враховуються основні чинники (маркетингова стратегія, податкова політика держави та ін.) які є підґрунтям для коригування досягнутих показників. Незважаючи на простоту цього методу, він має суттєвий недолік: всі прорахунки управлінських рішень щодо формування витрат, які мали місце у минулому, переносяться на плановий період.

Бюджетування «з нуля» передбачає застосування науково обґрунтованих норм витрат ресурсів і на відміну від прирістного бюджетування дає можливість виявляти проблеми і вирішувати їх на стадії планування.

Аналіз літературних даних свідчить, що більшість науковців при дослідженні методологічних основ бюджетування не виокремлюють його особливості у часовому вимірі. Проте, слід зазначити, що не зважаючи на загальні принципи бюджетування, доцільно розмежовувати цей процес у довгостроковому і короткостроковому періодах. Ми підтримуємо точку зору Савчука В.П. , який виокремлює стратегічне ( на 3-5 років) і поточне ( річне та місячне) бюджетування.

Таку точку зору, на нашу думку, можна обгрунтувати тим, що бюджетування , виходячи з його часового горизонту, має різну мету і завдання. Так, метою стратегічного (капітального) бюджетування є управління залученням і використанням інвестиційних ресурсів і формування оптимальної структури капіталу підприємства. Річне бюджетування повинне забезпечити ефективне управління ліквідністю підприємства, а місячне – його платоспроможністю.

Основна проблема більшості вітчизняних підприємств – відсутність зв’язку між довгостроковим і короткостроковим плануванням. При плануванні діяльності підприємства на наступний рік не враховуються довгострокові цілі. Для досягнення стратегічних цілей необхідно, щоб існував чіткий зв’язок між довгостроковими планами і прогнозом діяльності на найближчий рік чи місяць.

Ключовим елементом при складанні річного бюджету є вибір цільових показників, яких необхідно досягти у плановому році, а також цільових нормативів, які є основою для оцінки результатів діяльності у плановому періоді як окремих підрозділів так і підприємства у цілому.

У якості підсумкових показників діяльності можуть бути такі: економічна додана вартість; річна сума прибутку;обсяг виручки; показники рентабельності активів, власного капіталу, продажу. Цільовими нормативами можуть виступати норма маржинального і операційного прибутку по підприємству і за видами продукції, тривалість фінансового циклу, питомі витрати матеріалів і енергії та ін.

Процедура складання річного бюджету передбачає такі етапи.

Етап 1. Складання початкового балансу. Баланс-прогноз складається для визначення стану підприємства на початок бюджетного року оскільки процес фінансового планування розпочинається ще до завершення звітного року.

Етап 2. Складання бюджету продажу і графіка надходження грошей. Прогноз обсягу продажу – це відповідальний етап щодо підготовки бюджету доходів і витрат. Цю роботу виконує відділ маркетингу. Якість складання бюджету продажу безпосередньо впливає на процес бюджетування і результати господарювання.

Після прогнозу обсягу продажу переходять до складання відповідного бюджету. При розробці бюджету продажу необхідно враховувати такі умови:

бюджет продажу – це початковий і найбільш важливий крок у складанні бюджету доходів і витрат;

даний бюджет повинен відбивати місячний чи квартальний обсяг продажу у натуральному і грошовому вираженні;

бюджет продажу складають з урахуванням попиту на продукцію, сегментів ринку, категорій покупців та інших чинників;

бюджет продажу включає в себе обсяг майбутніх грошових надходжень від операційної діяльності;

для прогнозу грошових надходжень від продажу доцільно враховувати коефіцієнт інкасації, який відбиває, яка частина відвантаженої продукції буде оплачена за перший місяць, за другий і т. д., з урахуванням безнадійної дебіторської заборгованості;

незначне коливання планового обсягу продажу від фактичного може призвести до значних коливань основного бюджету по відношенню до звітного.

Бюджет продажу в грошовому виражені розраховується виходячи з прогнозу обсягу продажу в натуральному виражені і планових цін. При цьому враховується динаміка цін у поточному періоді, індекс інфляції і можлива зміна кон’юнктури товарного ринку.

На основі планової суми виручки і коефіцієнтів оплати за товар розраховується графік надходження грошових коштів на наступний рік з розбивкою по місяцях.

Етап 3. Складання бюджету виробництва. У даному бюджеті встановлюють обсяг виробництва, який відповідає запланованому обсягу реалізації продукції й запасу готової продукції на кінець наступного періоду. Його розробляють виходячи із бюджету продажу. Необхідний обсяг випуску продукції визначають як прогнозний запас готової продукції на кінець періоду плюс обсяг продажу за даний період і міну с запаси готової продукції на початок планового періоду.

Досить відповідальним моментом при складанні бюджету виробництва є визначення оптимального запасу продукції на кінець періоду. Запас готової продукції на кінець періоду виражають у відсотках відносно продажу наступного періоду. Ця величина повинна враховувати похибку прогнозу обсягу продажу і історію відносин із покупцями.

Етап 4. Складання бюджету прямих витрат на матеріали. Бюджет прямих витрат на матеріали – це кількісне вираження планів відносно прямих витрат підприємства на використання і придбання основних видів сировини і матеріалів.

Методика розрахунків даного бюджету базується на таких припущеннях:

усі витрати поділяються на прямі і непрямі;

- прямі витрати на сировину і матеріали – це вартісне вираження сировини і матеріалів які безпосередньо переходять у кінцевий продукт;

- бюджет прямих витрат на матеріали складається на основі бюджету виробництва і нормативів витрати сировини і матеріалів на одиницю продукції;

- нормативи витрат встановлюються у натуральному чи вартісному вираженні;

- обсяг закупівель сировини і матеріалів розраховується як обсяг використання плюс запаси на кінець періоду і мінус запаси на почато к періоду;

- бюджет оплати витрат на прямі матеріали складається з врахуванням термінів і порядку погашення кредиторської заборгованості за матеріали.

Етап 5. Складання бюджету прямих витрат на оплату праці. Бюджет прямих витрат на оплату праці – це кількісне вираження планів відносно витрат підприємства на оплату праці основного виробничого персоналу.

При складанні даного бюджету враховують такі чинники:

він складається виходячи із бюджету виробництва, даних про продуктивність праці і ставок оплати праці основного виробничого персоналу;

у бюджеті прямих витрат на оплату праці виокремлюють фіксовану і відрядну частину оплати праці.

Етап 6. Складання бюджету споживання енергоресурсів. Даний бюджет доцільно складати тільки для підприємств, у яких витрати на енергоресурси мають значну частку у собівартості виробленої продукції.

Споживання енергоресурсів розраховується виходячи з планового обсягу виробництва і нормативів витрат енергоресурсів на одиницю продукції.

Етап 7. Складання бюджету виробничих накладних витрат. Виробничі накладні витрати включають постійну і змінну частини. Постійна частина (амортизація, поточний ремонт і т.д.) плануються у залежності від реальних потреб виробництва з використанням минулих періодів, а змінна – використовує підхід, що базується на нормативах.

Етап 8. Складання бюджету собівартості реалізованої продукції. Бюджет собівартості формується на основі бюджетів виробництва, споживання матеріалів, енергоресурсів, оплати праці і виробничих накладних витрат.

Механізм розрахунку собівартості реалізованої продукції і запасів такий:

розраховується собівартість виробленої за місяць продукції;

визначається собівартість одиниці виробленої продукції;

розраховується собівартість реалізованої продукції за такою формулою:

Собівартість реалізованої продукції = (Обсяг продажу у натуральному виражені – Запаси на початок місяця у натуральному вираженні) ×

× Собівартість одиниці виробленої продукції + Собівартість запасів на початок місяця.

розраховується собівартість залишків на кінець місяця як добуток запасів у натуральному вираженні на собівартість одиниці виробленої продукції.

Етап 9. Складання бюджету витрат на реалізацію і управління. Структура бюджету включає: бюджети адміністративних відділів і служб; бюджет комерційних витрат; бюджет науково-дослідних робіт.

Управлінські та збутові витрати мають постійний характер, змінна частина планується за допомогою нормативу, у якому роль базового показника, як правило, відіграє обсяг проданих товарів.

Етап 10. Складання прогнозного звіту про фінансові результати. Даний звіт необхідний для того, щоб визначити і врахувати сплату податку на прибуток у відтоку грошових коштів у бюджеті грошових коштів. Прогнозний звіт про прибутки і збитки складається помісячно і включає такі показники: виручка за продукцію; собівартість реалізованої продукції; валовий прибуток; витрати на збут і управління; прибуток до сплати відсотків і податків; відсотки за кредит; прибуток до оподаткування; податок на прибуток; чистий прибуток.

Етап 11. Складання бюджету ПДВ. Бюджет ПДВ – плановий документ, у який зводяться усі суми ПДВ до сплати і повернення з операційних бюджетів і визначається сальдо з платежів ПДВ.

«ПДВ сплачений» складається з:

ПДВ з закупівлі матеріалів, що розраховується у бюджеті споживання прямих матеріалів;

ПДВ з енергоресурсів, що розраховується у бюджеті на енергоресурси;

ПДВ з виробничих накладних витрат і витрат на збут і управління, які розраховуються у бюджетах виробничих накладних витрат і адміністративних витрат.

Етап 12. Складання бюджету руху грошових коштів. Бюджет грошових коштів – це плановий документ, який відбиває майбутні платежі і надходження грошей. Такий бюджет складається окремо за трьома видами діяльності: операційній, інвестиційній і фінансовій. Такий поділ наглядно представляє грошові потоки.

Дані по бюджету продажу, бюджетах виробничих і поточних витрат, а також по бюджету капітальних витрат відбивається у бюджеті грошових коштів. До уваги повинні бути взяті і інші виплати, а саме: виплати дивідендів; плани фінансування за рахунок власних коштів чи довгострокових або короткострокових кредитів, а також інші витрати. У випадку браку грошових коштів складається графік додаткового короткострокового фінансування.

Після цього необхідно перерахувати прогнозний звіт про прибуток, тому що відсотки за кредит повинні бути враховані при розрахунку чистого прибутку. У зв’язку з цим необхідно уточнити бюджет руху грошових коштів.

Етап 13. Прогнозний баланс дозволяє виявити окремі фінансові проблеми, слугує в якості контролю усіх бюджетів на плановий період.

Особливості формування прогнозного балансу такі:

грошові кошти на кінець періоду розраховуються на основі залишку на початок періоду і чистого грошового потоку з бюджету руху грошових коштів;

заборгованість з ПДВ враховується в балансі тільки у випадку, якщо кінцеве сальдо в бюджеті ПДВ буде від’ємним;

рахунки дебіторів переносяться з графіку платежів покупців за продукцію;

стаття « сумнівна заборгованість» розраховується виходячи з планової виручки і коефіцієнта безнадійних боргів;

запаси матеріалів і готової продукції розраховуються в бюджетах споживання матеріалів і собівартості;

накопичена амортизація визначається на основі амортизаційних відрахувань, які плануються, в бюджетах виробничих накладних витрат і витрат на реалізацію і управління;

рахунки до сплати визначають із графіка платежів за матеріали за тим же принципом, як і рахунки до одержання;

заборгованість з оплати праці визначається з бюджету оплати праці основного персоналу;

заборгованість перед бюджетом з ПДВ і податку на прибуток визначається з бюджету ПДВ і прогнозного звіту про прибуток як сума, нарахована в поточному місяці;

залишок з короткострокового кредиту розраховується в графіку додаткового фінансування;

нерозподілений прибуток заноситься в баланс з прогнозного звіту про фінансові результати.

Рішення про затвердження бюджету може бути прийнято тільки після порівняння результатів, що плануються, з фактичними даними попередніх періодів і з довгостроковими планами підприємства. Якщо результати діяльності в бюджетному році не влаштовують керівництво, необхідно повернутися до етапу формування операційних бюджетів з метою їх корегування.

Після розробки річного бюджету необхідно провести аналіз ризиків.

Керівництво підприємства для підтримання його життєздатності потребує як можливо більш точного прогнозу, хоча б на наступний місяць. Тому доцільним є впровадження технології місячного бюджетування. Місячний бюджет складається на базі річного бюджету з деталізацією і уточненням планових показників на рік.

Основними завданнями місячного бюджетування є:

уточнення і коригування даних річного бюджету;

ефективне управління витратами;

ефективне управління грошовими коштами;

контроль своєчасності надходження грошей;

забезпечення наявності на банківському рахунку необхідної суми грошових коштів;

оптимізація запасів товарно-матеріальних цінностей;

ефективне управління закупівлями;

мотивація співробітників.

Місячний бюджет не повинен існувати окремо від річного, він повинен уточнювати і доповнювати його.