Завдання

По ходу ознайомлення з теоретичними відомостями необхідно створити таблицю на основі наведеної зведеної таблиці та отримати цю зведену таблицю як результат:

Таблиця має містити дві групи товарів: Фляги та Перчатки, по три види товару в кожній групі та результати їх продажу на протязі трьох років.

Виконати всі пункти роботи над створенням фільтрів за зразком в теоретичних відомостях.

3. Обчислення даних у звітах зведених таблиць в Excel 2007

В Excel числа в звітах зведених таблиць автоматично підсумовуються з використанням функції СУММ, яка називається підсумкової функцією. Для обчислення значень іншим способом можна використовувати інші підсумкові функції (наприклад, щоб обчислити середнє значення або підрахувати число показників).

Значення можна також представити у вигляді частки від загальної суми або створити наростаючий підсумок, скориставшись додатковими обчисленнями. Крім того, у звітах зведених таблиць можна створювати власні формули.

Обчислення в зведених таблицях в Excel 2003

Існує декілька типів обчислень, результати яких можуть бути відображені в зведеній таблиці. Крім того, можна задавати додаткові операції обчислень, як, напри­клад, С нарастающим итогом в поле. При використанні цієї операції значення комі­рок області даних відтворюється у вигляді наростаючого підсумку зведеної таблиці.

У табл. 1 перераховані деякі функції Excel, що можна використовувати для обчислення підсумків у зведених таблицях.

Таблиця 1

Підсумкові функції зведеної таблиці

Ім’я функції	Опис
СУМ	Підсумовує числа в списку по обраних полях
СРЗНАЧ	Обчислює середнє значення по полях у списку
МИН	Повертає найменше значення у списку
МАКС	Повертає найбільше значення у списку
СЧЕТЗ	Підраховує тільки кількість чисел у стовпці, що може містити і текст
ПРОИЗВЕД	Обчислює добуток всіх чисел у списку

У зведеній таблиці можна здійснювати додаткові обчислення в полі даних: для окремого елемента поля і для всіх його елементів. Для деяких додаткових обчи­слень необхідно визначити обчислювальне поле, і обчислювальний елемент поля, з якими порівнюються всі інші значення.

У табл.2 перераховані деякі види додаткових обчислень, які можна виконувати над елементами зведеної таблиці.

Таблиця 2

Додаткові обчислення в полі даних зведеної таблиці.

Ім’я операнда	Опис
Відмінність	Значення комірок області даних відтворюються у вигляді різниці з заданим обчислювальним елементом поля
Частка	Значення комірок області даних відтворюються у відсотках до заданого обчислювального елементу поля
З наростаючим підсумком у полі	Значення комірок області даних відтворюються у вигляді наростаючого підсумку для послідовних елементів
Частка від суми по рядку	Значення комірок області даних відтворюється у відсотках від підсумку рядка
Частка від суми по стовпцю	Значення комірок області даних відтворюються у відсотках від підсумку стовпчика
Частка від загальної суми	Значення комірок області даних відтворюються у відсотках від підсумку зведеної таблиці

Змініть функцію, що підсумовує дані

Потрібно замінити в звіті додавання сум продажів на підрахунок кількості продажів, що припадають на одного продавця протягом року. Це можна зробити за допомогою зміни функції підсумовування, використовуваної в області звіту «Значення», з функції СУММ на функцію СЧЕТ.

Щоб змінити цю функцію, клацніть правою кнопкою миші в будь-якій частині області «Значення» звіту, яка знаходиться під заголовком «Сума по полю Сума продажів». Вкажіть команду Підсумки по, а потім клацніть елемент Кількість. Числа зміняться з суми значень на кількість значень. Заголовок над числами зміниться з варіанту «Сума по полю Сума продажів» на варіант «Кількість по полю Сума продажів».

Потім можна відсортувати замовлення, щоб відразу зрозуміти, у кого їх було найбільше. Для цього клацніть правою кнопкою миші проміжний підсумок для будь-якого з продавців, виберіть команду Сортувати, а потім - команду Сортування від максимального до мінімального. Першим виявився Єгоров із загальним підсумком 100 замовлень. За ним слідує Гладких, у якого 74 замовлення, а за Гладких - Ільїна (73 заказу).

Щоб переключитися назад на підсумовування замовлень, знову клацніть правою кнопкою миші в області «Значення», вкажіть команду Підсумки по, а потім клацніть елемент Сума

Відсортуйте дані за спаданням

Перегляньте обсяги продажів як відсоток від загальної суми продажів

Тепер потрібно переглянути, яка частка підсумкової суми продажів доводиться на кожного з продавців. У Єгорова найбільше замовлень, проте неясно, чи має він найбільшу частку в загальній сумі продажів.

Це можна з'ясувати за допомогою додаткових обчислень. Додаткові обчислення дозволяють створити наростаючий підсумок або обчислити процентне відношення між продажами окремого продавця і загальними продажами.

Щоб зробити це, клацніть правою кнопкою миші в області «Значення». Послідовно виберіть команди Підсумки пої Додаткові параметри. Відкриється діалогове вікно Параметри поля значень, де потрібно клацнути вкладку Додаткові обчислення. Потім у полі Додаткові обчислення клацніть стрілку та виберіть параметр Частка від загальної суми.

На частку Єгорова припадає 18 відсотків загальних продажів за рік, що більше, ніж у інших продавців, так що в даному випадку максимальна частка в загальних продажах відповідає найбільшій кількості проданих замовлень. Далі слід Гладких, у якого 14,42 відсотка, а за ним - Клімов з часткою в 12,52 відсотка.

Щоб повернутися в звичайне представлення чисел, виконайте ті ж кроки, а потім виберіть параметр Звичайне. Додаткові обчислення будуть відключені.

Розрахуйте суму премії за Квартальні продажі, що перевищують 30 000 р..

Тепер належить визначити, створивши формулу з використанням елемента обчислюване поле, хто має отримати премію і яка буде сума преміальних. Формули, які створюються з використанням обчислюваного поля, можуть бути засновані на будь-якому з полів, на базі яких створений звіт. При використанні обчислюваного поля в звіт зведеної таблиці додається нове поле.

Припустимо, що кожен продавець, який продав за квартал товару на суму більше 30 000 рублів, отримує в цьому кварталі премію в розмірі 3%.

Щоб створити формулу, у верхній частині вікна на стрічці виберіть вкладку Параметри під кнопкою Робота зі зведеними таблицями. У групі Сервіс клацніть стрілку кнопки Формули та виберіть команду Обчислюване поле.

У діалоговому вікні Вставка обчислюваного поля введіть ім'я формули в полі Ім'я. У полі Формула введіть наступну формулу, що дозволяє виявити продавців, яким вважається премія: = 'Сума продажів' * ЕСЛИ ('Сума продажів'> 30000,3%). Натисніть кнопку ОК.

Ця формула означає, що в разі, якщо сума продажів за квартал перевищила 30 000, премія становитиме 3 відсотки. Ці 3 відсотки помножуються на значення поля «Сума продажів». Якщо сума продажів за квартал менше 30 000, сума премії за цей квартал дорівнює нулю.

У звіт вставляється нове поле «Сума по полю Премія руб.», В якому показані премії, належні кожному з продавців.

Можна зауважити наступне. Додаткова премія в 3 відсотки наводиться в рядках підсумків по продавцях. Чому? Формула обчислюваного поля виконується в Excel порядково. У кожному рядку підсумків, де загальний підсумок перевищує 30 000, формула обчислюється так само, як і в інших рядках. Відповідно до математикою формула діє в рядку підсумків вірно, однак дає невірний результат.

Як вирішити цю проблему? Відключіть автоматичне обчислення підсумків, щоб у звіті виводилися тільки суми по кварталах без підсумків по продавцях. Про те, як це зробити, розповідається на практичному занятті.