5. Координація

Координація - елемент організаційної діяльності, що визначає процес стикування дій різних посад та підрозділів організації. Всі підрозділи організації взаємозалежні у своїх діях. Потреба у координації визначається взамозалежністю її підрозділів:

Розрізняють такі форми взаємозалежності:

• підсумкова взаємозалежність – підрозділи мало взаємодіють, оскільки результати своєї діяльності об’єднують на організаційному рівні. Наприклад, в мережі крамниць одягу в кожній структурі свій поточний бюджет, персонал, видатки і надходження з кожної структури підсумовують;

• послідовна взаємозалежність - результат діяльності одного підрозділу є початковим для іншого підрозділу. Наприклад, в компанії Nissan – двигуни виробляють на одному заводі, й вони потрапляють на інший завод – де збирають автомобілі.

• Зворотна взаємозалежність – діяльність між підрозділами відбувається в двох напрямках. Наприклад, в готелях відділ резервування номерів пов’язаний з господарським відділом, іншими відділами – якщо один відділ не виконує роботи, то гальмується робота іншого.

• Групова взаємозалежність - є найскладнішою. Вона з'являється у випадках, коли робота характеризується високою мірою невизначеності і для її виконання потрібні постійні консультації, наради всіх учасників. Наявність багатьох змінних та групових взаємозалежностей вимагає від фірми великих зусиль для інтеграції роботи її підрозділів, ускладнення загальної структури аж до переходу до цільових чи проектних груп.

Порядок координаційних дій фіксується в правилах та стандартах. Є спеціальні посади менеджерів, які координують діяльність взаємопов’язаних підрозділів. Інколи для координації використовують спеціальні інтеграційні відділи.

Механізми координації. Координація роботи здійснюється:

• шляхом підпорядкування (вертикальна координація);

• шляхом встановлення горизонтальних зв’язків між підрозділами, які знаходяться на одному організаційному рівні (горизонтальна координація).

Вертикальна координація ґрунтується на вказівках, які проходять по ланцюгу команд. В межах вертикальної координації менеджер узгоджує роботу своїх підлеглих. Одночасно робота даного менеджера узгоджується його начальником з роботою паралельних підрозділів.

На практиці вертикальна координація реалізується:

• шляхом взаємної комунікації - безпосередні неформальні контакти між членами організації;

• шляхом прямого контролю - надання керівникові повноважень розподіляти завдання та контролювати їх виконання, тобто через використання їєрархії управління;

• шляхом стандартизації діяльності, тобто через визначення способу, за допомогою якого операція (завдання, дія) повинні бути виконані. Стандартизація здійснюється через застосування: правил; стандартних операційних процедур; опрацювання графіків роботи.

Горизонтальна координація ґрунтується на взаємних контактах співробітників, що знаходяться на одному рівні в ієрархічній структурі.

Горизонтальна координація здійснюється у чотирьох основних формах:

• взаємодопомога (особисті взаємозв’язки, взаємні комунікації) – це найпростіша форма координації (безпосередні неформальні контакти між співробітниками організації). Вона можлива за умови розвинутих неформальних зв’язків в організації та слугує методом збагачення роботи та зменшення кількості контролерів;

• оперативні групи (тимчасові робочі групи) – це організаційна група, яка створюється з працівників різних підрозділів для виконання спеціального завдання або вирішення специфічної короткострокової проблеми. Оперативна група – це засіб керування спеціальними проектами із залученням багатьох людей із різних підрозділів. Одночасно вона слугує засобом підвищення гнучкості організації та прискорення реакції на зміни.;

• комісії (постійні робочі групи) - – це постійна група, яка сформована з представників різних підрозділів організації з метою вирішення певної довгострокової проблеми або виконання довгострокового завдання;

• збори за участю співробітників різних підрозділів організації.

Існують також так звані нетрадиційні механізми координації, до яких, зокрема, відносяться:

• організаційна культура – це комплекс цінностей, пріоритетів, неписаних правил, що впливають на ведення справ організацією та в організації;

• неформальна організація – це система взаємозв’язків між співробітниками організації, які виникають і розвиваються спонтанно (не санкціоновано). Внаслідок цього в організації формуються неформальні центри влади, тобто такі, які не відображені в організаційній схемі.

 Організаційний процес – достатньо складний вид діяльності. Його складність полягає у необхідності вибору рішення з безлічі можливих альтернатив, кожна з яких не поступається решті з точки зору раціональності прийняття організаційного рішення.

Це наочно підтверджує рис. 2, на якому представлено діапазони можливих рішень в межах організаційної діяльності.

 

Рис. 2. Діапазони рішень в процесі організаційної діяльності

Організаційна структура в теорії управління визначається як абстрактна категорія, що характеризується трьома організаційними параметрами:

1) ступінь складності;

2) ступінь формалізації;

3) ступінь централізації.

Складність - кількість виразних ознак організації. Чим більше вертикальних рівнів в ієрархії управління та кількість підрозділів на одному рівні, тим складніше координувати діяльність організації.

Ступінь формалізації - ступінь, в якому організація покладається на правила та процедури, спрямовуючи поведінку своїх працівників. Чим більше правил та регуляторів в організації, тим більш формалізованою є структура організації.

Централізація - місце зосередження права прийняття рішень. Якщо всі рішення (або їх більшість) приймаються вищими керівниками, тоді організація є централізованою.

Таким чином, структура організації – це логічні зв'язки між рівнями управління і функціональними областями, побудовані в формі, що дозволяє найбільш ефективно досягати мети.