21 Вопрос

 

Руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством федерального органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

23 Вопрос

Обработка и отправка исходящих документов, так же как прием и обработка входящих, проводится централизованно или секретарем и состоит из следующих этапов:

· составление чернового документа; · подготовка проекта документа; · его согласование (визирование); · удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса); · отправка документа адресату; · подшивка копии-отпуска в дело.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации,затем составляет черновой документ. После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проектдокумента, визируети доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют. При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется«Гриф согласования».

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск— на стандартных листах бумаги.

Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления,передается на подпись руководителю.

После подписания двух экземпляров проставляется датаподписания документа, после чего документ регистрируютпо установленной форме и отправляют адресату.

При регистрации исходящих документов, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативныедокументы, составленные в данной организации.

Индекс инициативного исходящего документа (письма, заключения, отчета и т. п.) строится так же, как и индекс входящего документа, то есть состоит из: · индекса отдела, где подготовлен документ; · номера дела по номенклатуре, куда будет подшита копия исходящего документа; · порядкового номера документа по журналу регистрации или по картотеке. Регистрация исходящих ответных документов отличается от регистрации инициативных документов. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего входящего документа, на который дан ответ. Регистрация документов-ответовосуществляется на регистрационных карточках входящих документов. То есть при регистрации ответных документов на той карточке, на которой был зарегистрирован входящий документ, заполняется только графа «Отметка об исполнении». На инициативное исходящее письмо заполняется своя карточка. После регистрации исполнитель определяет необходимое количество экземпляров копий документа и передает документ на тиражирование, если адресатов несколько. К документу, рассылаемому более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. На каждом документе проставляется только один адресат. Первый экземпляр исходящего документа передается в экспедицию (в небольших организациях секретарю) для отправки. Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования, наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Документы, переданные для отправки, должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.