19 Вопрос.

  После регистрации наиболее важные документы, относящиеся к сфере деятельности организации в целом, передаются руководителю для рассмотрения.

2.     Срочные, особо важные документы передаются руководителю до регистрации.

3.     Документы должны рассматриваться руководителем, как правило, в день поступления их в организацию.

4.     Жалобы должны рассматриваться в течение 30 дней. Если не требуют дополнительной проверки, то в течение 15 дней.

5.     Корреспонденция с пометкой "лично" вскрывается руководителем. После рассмотрения такие письма могут передаваться руководителем в секретариат для регистрации и направлении на исполнение.

6.     Руководитель определяет исполнителя документа, дает четкие указания в виде резолюции. Сведения о резолюции заносятся в регистрационный журнал, карточку регистрации или в ПК.

7.     Если документ берется на контроль, то срок исполнения документа берется из резолюции.

8.     После рассмотрения руководителем документы передаются для исполнения в структурные подразделения.

 

Направление документов на исполнение

1.   С резолюцией руководителя документ передается исполнителю.

2.     Под расписку передаются постановления, решения, распоряжения вышестоящих органов.

3.   В журнале регистрации входящих документов исполнитель проставляет подпись и дату получения документа.

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством. Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю. Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

• проверка правильности доставки документов;

• проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

• фиксация факта получения документов;

• подготовка их к исполнению; передача документов исполнителям

20 Вопрос

Доставка документов внутри учреждения осуществляется курьерской связью или с помощью технических средств.  Технические средства доставки документов целесообразно применять в учреждениях I категории, а также при функционировании АСУ. Курьерами доставляются по назначению все входящие, исходящие и внутренние документы. Документы в пределах структурного подразделения могут доставляться секретарем структурного подразделения. Число доставок документов в течение дня зависит от характера деятельности учреждения и объема документооборота. В учреждениях I категории следует осуществлять до четырех доставок документов в день. В остальных учреждениях - не менее двух доставок. Срочная документация, включая телеграммы и телетайпограммы, доставляется немедленно. 3.4.2. Порядок доставки документов курьерами фиксируется в графике доставки документов, устанавливающем время и маршруты курьерской связи Графики курьерской связи могут разрабатываться сроком на месяц, квартал, полугодие и год. Полугодовые и годовые маршруты разрабатываются при стабильных структуре и объеме документооборота учреждения

Курьерами доставляются по назначению все входящие, исходящие и внутренние документы. Документы в пределах структурного подразделения могут доставляться секретарем структурного подразделения. Число доставок документов в течение дня зависит от характера деятельности учреждения и объема документооборота. В учреждениях I категории следует осуществлять до четырех доставок документов в день. В остальных учреждениях - не менее двух доставок. Срочная документация, включая телеграммы и телетайпограммы, доставляется немедленно. В учреждениях I категории разрабатывается несколько маршрутов. За каждым курьером закрепляется соответственно один-два маршрута. Крупные структурные подразделения с большим объемом документооборота и машинописное бюро включаются одновременно в два или более маршрутов. В учреждениях II и III категории организуется кольцевая курьерская связь, включающая в один маршрут все структурные подразделения. В учреждениях IV категории, как правило, доставка документов осуществляется секретарем.

3.5.1. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке или других учетных формах. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы. 3.5.2. Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. О передаче документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке ставится в известность канцелярия учреждения или другая служба, где был зарегистрирован документ. В регистрационных карточках делается пометка о передаче документа.