14.1. Понятие номенклатуры дел

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. В целях правильного формирования и учета дел в организации составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, образующихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения срока их хранения. Она используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения в центральном архиве организации, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Таким образом, номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, содержащихся в нем. С помощью номенклатуры дел намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

• номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного хранения;

• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Номенклатура дел выполняет следующие задачи:

• закрепление индексов дел;

• систематизация дел;

• установление сроков хранения дел;

• учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура – обязательный элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий составление номенклатуры дел стало обязательным для всех государственных структур. В негосударственных организациях также небесполезно её использование.

14.2. Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение.

Методика составления номенклатуры дел: изучение состава документов, разработка классификационной схемы;

требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации

14.2.1. Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение

Составляются и используются три вида номенклатуры дел:

• типовая,

• примерная,

• конкретная, или индивидуальная.

Составление номенклатуры дел - достаточно сложная и требующая высокой профессиональной квалификации работа. Так как существует большое количество однородных по характеру деятельности учреждений, в которых откладывается однотипная документация (например, школы, больницы, детские сады, кинотеатры и т.д.), нецелесообразно для каждого подобного учреждения создавать номенклатуру дел каждый раз заново. Поэтому широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел.

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности составляются типовые номенклатуры дел.

«Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию дел в отрасли (системе) и является нормативным документом» (Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986, с.17, п. 2.1.5.1.).

Типовая номенклатура составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций, используется как стандарт формирования и наименования дел. Если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях.

Примерные номенклатуры дел составляются как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций, т.е. в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается.

«Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер» (Там же, с.17, п. 2.1.5.2.).

Примерные номенклатуры дел используются как методика (шаблон), позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел делопроизводственные службы и архивы центральных ведомств РФ и субъектов федерации для своей системы подведомственных организаций. Они одобряются центральной экспертной комиссией (ЦЭК).

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою (конкретную, индивидуальную) номенклатуру.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.