Сводка об исполненных обращениях граждан с нарушением срока и неисполненных

Ф. И. О.	Содержание	Резолюция	Должность,	Причина
гражданина, откуда поступило заявление, дата, регистра- ционный номер	обращения		Ф. И. О. исполнителя	задержки исполнения
1	2	3	4	5

Руководитель

структурного подразделения Личная подпись И.О. Фамилия

11) Подготовка и передача обращений граждан в архив организации

Работа по архивированию обращений осуществляется в основном так же, как и в общем делопроизводстве. Дела подвергаются экспертизе на предмет научной и практической ценности документов и в зависимости от сроков хранения подлежат полному или частичному оформлению.

Если обращения граждан хранятся свыше 10 лет, они подлежат полному оформлению, которое включает в себя: полистный просмотр документов, помещенных в дело, нумерацию листов в деле, составление внутренней описи документов дела, оформление листа-заверителя, подшивку и переплет дела.

12) Оформление реквизитов обложки дела и внесение в нее необходимых уточнений

Обложка дела оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». На обложке обязательно указывают:

• наименование организации, ее подведомственность (если она есть),

• наименование структурного подразделения, отвечающего за работу с обращениями, или подразделения, к которому относится работник, отвечающий за это направление,

• индекс дела по номенклатуре,

• номер тома, если дело разделено на тома,

• заголовок дела,

• крайние даты дела,

• количество листов,

• срок хранения,

• архивный шифр дела, который проставляется в архиве организации (номера фонда, описи, дела).

Обращения, хранящиеся до 10 лет, подвергаются частичному оформлению. Это означает, что они продолжают храниться в скоросшивателях. Пересистематизация документов в деле не проводится, листы не нумеруются, внутренняя опись и заверительная надпись не составляются.

На этапе экспертизы ценности обращений граждан очень важно внимательно и принципиально принимать решение о сроке хранения тех или иных обращений.

В статье 56 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000), установлены сроки хранения обращений граждан.

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.), документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка) в зависимости от их значимости хранятся в течение следующих сроков:

• предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, - постоянно;

• обращения личного характера - 5 лет ЭПК. Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение. Они в установленном порядке передаются в государственные, муниципальные архивы или хранятся в организации. Поэтому, осуществляя экспертизу, необходимо еще раз внимательно рассмотреть срок хранения каждого обращения с точки зрения его значимости для общества, государства, организации и т. д.;

• второстепенного, оперативного характера - 5 лет. Если в процессе справочно-аналитической работы обращение требовалось неоднократно, пятилетний срок хранения устанавливают с даты последнего использования.

В том случае, если экспертная комиссия (ЭК) организации увеличивает срок хранения обращения, фиксируя соответствующее решение в протоколе заседания ЭК, оно обязательно утверждается руководителем организации.

Оформление дел, содержащих обращения граждан, осуществляет ответственный за работу с ними по форме, установленной для всех категорий дел.

Порядок передачи дел в архив, их уничтожение осуществляются в соответствии с правилами, установленными для всех категорий документов: на дела, передаваемые в архив организации, составляется опись, на дела, подлежащие уничтожению, - акт на выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению.