- •Тема 8. Технология обработки отправляемых (исходящих) документов
- •8.1. Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами
- •Общая организация работы с исходящими документами
- •Блок-схема работы с исходящими документами
- •8.2. Порядок обработки исходящих документов
- •Тема 9. Технология обработки внутренних документов
- •9.1. Определение понятия «внутренние документы»
- •9.2. Общая организация работы с внутренними документами
- •Блок-схема работы с внутренними документами
- •Тема 10. Анализ структуры документооборота
- •10.1. Проектирование рациональной системы документооборота
- •10.2. Универсальная табличная маршрутно-технологическая карта создания документов
- •Примерный образец маршрутно-технологической карты создания исходящих документов
- •Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма
- •10.3. Графическая оперограмма
- •10.4. Особенности подготовки документов в оперативном режиме
- •Тема 11. Регистрация документов в организации справочно-информационного аппарата управления
- •11.1. Регистрация документов как составная часть технологии доу. Цели и принципы регистрации документов.
- •Перечень документов, не подлежащих регистрации службой доу
- •11.2. Места регистрации документов
- •Форма (1) журнала регистрации входящих документов
- •Форма (2) журнала регистрации входящих документов
- •11.4. Карточная форма регистрации. Виды картотек. Методики их создания и применения
- •Образец лицевой стороны ркк
- •Образец оборотной стороны ркк
- •11.5. Автоматизированная (компьютерная) регистрационная форма
- •11.6. Индексация документов
- •Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм
- •Тема 12. Контроль исполнения документов (кид)
- •12.1. Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Организация работы по контролю. Функции службы доу по контролю за сроками исполнения документов
- •12.2. Типы контроля. Виды контроля
- •12.4. Причины неисполнения документов в срок. Методика организации контроля исполнения документов
- •12.5. Сроки исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю
- •Перечень типовых сроков исполнения документов
- •Тема 13. Организация делопроизводства по обращениям граждан
- •13.1. Общественно-политическое и социальное значение обращений граждан
- •13.2. Формирование нормативной базы, регламентирующей организацию работы с обращениями граждан в государственном аппарате
- •13.3. Законодательство Российской Федерации о работе с предложениями, заявлениями и жалобами граждан
- •13.4. Понятие «обращение граждан». Виды обращений
- •13.5. Основные задачи службы доу по организации работы с обращениями граждан, ее особенности
- •13.6. Особенности ведения делопроизводства по письменным обращениям граждан
- •1) Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
- •2) Регистрация полученных обращений
- •Форма регистрационно-контрольной карточки
- •3) Рассмотрение обращений руководством
- •4) Уведомление заявителя о направлении обращения в другую организацию
- •5) Подготовка проекта ответа на обращение
- •6) Контроль за исполнением обращений граждан
- •7) Информационно-справочная работа по обращениям граждан
- •8) Результаты решения вопросов, поставленных в обращении гражданина
- •9) Текущее (оперативное) хранение обращений
- •10) Анализ обращений граждан
- •Сводка об исполненных обращениях граждан с нарушением срока и неисполненных
- •11) Подготовка и передача обращений граждан в архив организации
- •12) Оформление реквизитов обложки дела и внесение в нее необходимых уточнений
- •13.7. Организация личного приема граждан в государственных учреждениях
- •13.8. Организация работы по обращениям депутатов
- •Раздел 3. Формирование и хранение дел в делопроизводстве
- •Тема 14. Номенклатура дел
- •14.1. Понятие номенклатуры дел
- •14.2.2. Методика составления номенклатуры дел. Общие требования к номенклатуре дел. Изучение состава документов
- •14.2.3. Требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации
- •14.2.4. Разработка классификационной схемы
- •По функциональному принципу
- •По структурному принципу
- •По структурно-функциональному принципу
- •14.2.5. Определение сроков хранения дел; определение системы индексации и установление индексов дел
- •14.3. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел
- •Графы номенклатуры
- •14.4. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве
- •14.5. Номенклатура конфиденциальных дел
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году
- •Тема 15. Организация и порядок формирования дел
- •15.1. Понятие «формирование дел» и основные требования к этой работе. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве
- •15.2. Формирование дел в организациях различных уровней управления. Задачи службы доу и ведомственного архива по обеспечению качественного формирования дел в учреждении (организации)
- •15.3. Правила формирования различных категорий документов в дела
- •15.4. Принципы систематизации документов внутри дел
- •Тема 16. Организация ведомственного (оперативного) хранения документов и обеспечение их сохранности
- •16.1. Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов
- •16.2. Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях
- •16.3. Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях
- •Форма карты-заместителя дела
- •Форма листа-заместителя документа
- •Тема 17. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
- •17.1. Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Задачи экспертизы ценности документов. Этапы проведения экспертизы ценности документов
- •17.2. Принципы и критерии отбора документов на хранение
- •17.5. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
- •1. Общие положения
- •2. Основные задачи эк
- •3. Основные функции эк
- •4. Права эк
- •5. Организация работы эк
- •Тема 18. Подготовка и передача дел в архив организации. Оформление дел
- •18.1. Понятие «оформление дел». Полное и частичное оформление дел
- •19.2. Основные требования к оформлению дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и длговременного хранения.
- •18.3. Оформление обложки дел постоянного и долговременноговременного хранения
- •19.4. Определение описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения
- •Лист-заверитель дела № 22-5
- •Тема 19 Направления совершенствования доу
- •Основные направления и результаты проводимых работ
- •Основные проблемы доу и направления их решения
- •Машиночитаемые документы
- •Автоматизация доу
- •Организационное и кадровое обеспечение
- •Роль росархива
- •Вопросы к экзамену по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»
- •Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами.
- •Темы дипломных работ по документоведению
- •Тема 14. Конфиденциальные документы и организация их защиты от несанкционированного доступа (нсд)
- •14.1. Понятие «конфиденциальные документы». Степени секретности конфиденциальных служебных документов. Порядок работы с документами, содержащими государственную и служебную тайны
- •14.2. Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну
- •Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну
- •14.3. Гриф конфиденциальности документа, содержащего коммерческую тайну
- •14.4. Организация работы по защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа
- •Комплекс специальных мер по защите документов от нсд
11.5. Автоматизированная (компьютерная) регистрационная форма
При использовании автоматизированных форм регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная, заполняется на компьютере. Ввод исходной учетной информации о документе в АСДОУ осуществляется с заполненной РКК или непосредственно с документа (автоматическое выполнение экземпляра РКК). непосредственно из документа.
В автоматизированную систему может вводиться как краткое содержание документа (заголовок, аннотация, реферат), так и полный его текст. Подобный прямой ввод информации наиболее экономичен, поскольку сводит к минимуму объем ручных операций по регистрации документов.
Регистрация в автоматизированной форме позволяет:
регистрировать документы на различных рабочих местах;
организовать децентрализованно регистрацию документов (в структурных подразделениях), объединив сведения в единую базу данных;
организовать информационно-справочную работу;
обеспечить компактное хранение больших массивов информации;
вести многоаспектную справочную работу по документам организации;
резко снизить трудоемкость регистрационных операций (в среднем на 50 %) и свести к минимуму количество ошибок;
пользоваться информацией в безбумажном режиме всем категориям сотрудников;
организовать контроль исполнения документов.
Выбор программного обеспечения при ведении компьютерной базы данных находится в компетенции руководителя организации.
Регистрация в автоматизированной форме в небольших организациях осуществляется централизованно секретарем учреждения.
Для крупных организаций с разветвленной организационной структурой наиболее рациональна децентрализованная форма регистрации на компьютере. При этом каждое структурное подразделение ведет собственную регистрацию, результаты которой ежедневно должны переноситься на дискеты и включаться в центральную базу данных организации. Параллельно должна оформляться регистрационная карточка в двух экземплярах. Один экземпляр скрепляется с документом и сопровождает его в процессе исполнения, второй отправляется в справочную картотеку, которая является, по сути, страховым справочным фондом.
Однако оптимальной представляется индивидуальная система регистрации с использованием локальных компьютерных сетей, так как они создают универсальные возможности как регистрации, так и справочной работы с документами. Данный вариант дает возможность осуществлять регистрацию децентрализованно в структурных подразделениях организации и создавать при этом единую базу данных организации, которая содержит сведения обо всех поступающих, отправляемых и внутренних документах.
Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения. При регистрации внутренних документов заполняются следующие данные:
порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
дата документа;
краткое содержание;
подразделение, подготовившее документ;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении;
номер дела, в которое подшит документ.
При автоматической регистрации сведения о документе можно добавить следующими параметрами:
вид документа;
географическое местонахождение автора документа;
автор резолюции;
количество листов в документе;
количество листов в приложении;
связанные документы.