7.6. Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи

По завершении процедуры регистрации документ с одним экземпляром РКК направляется в структурное подразделение на исполнение.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Доставка документов исполнителям внутри организации осуществляется курьерской связью или с помощью технических средств. Совершая обход в определенное время, курьер одновременно приносит полученные документы и забирает отправляемые. Для этого целесообразно составить график доставки корреспонденции (курьерской связи), образец которого приведен ниже.

Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ. Они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения) либо исполнитель вызывается для получения документа. Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги упрошенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

П.М. Попов

15 октября 2011 г.

График доставки документов в структурные подразделения

Наименова-	Корпус (цех)	Этаж	Кабинет №	Утренняя	Вечерняя
ние подраз-				доставка	доставка
деления
Отдел	Админи-	2	47-09	9.45	16.30
кадров	стративный
Главный тех-	Цех З	2	7	10.15	17.00
технолог

Образец графления разносной книги

Дата	Наимено-	Гриф ограни-	Автор	Фамилия	Подраз-	Личная
поступле-	вание	чения		получателя	деление	подпись
ния	документа	доступа

Если в организации функционирует система компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота, то в нормативно-методических документах (инструкциях) должен быть оговорен способ предоставления информации исполнителю: передача электронной копии документа или непосредственно исполняемого документа через компьютерную сеть.

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ доставлен к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Правильно составленные графики курьерской связи и строгое их соблюдение способствуют ритмичности документооборота в организации. При отсутствии курьеров специалисты-исполнители сами разносят документы, что приводит к потере их рабочего времени.

Документы в пределах структурного подразделения могут доставляться его секретарем. Число доставок в течение дня зависит от характера деятельности организации и объема документооборота. В организациях с большим объемом документооборота целесообразно проводить до четырех доставок в день, в остальных - не менее двух.

Перемещение документа между руководителями, структурными подразделениями и специалистами должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. Все перемещения обязательно отражаются в РКК. По документам, зарегистрированным в канцелярии, эта информация сообщается в группу регистрации канцелярии для внесения ее в экземпляр РКК, хранящийся в справочной картотеке. В целях избежания возвратного перемещения документа от руководителя в канцелярию, внесение в РКК указанных записей и передачу документа на исполнение может выполнять секретарь руководителя.

О передаче документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке ставится в известность та служба, где был зарегистрирован документ.

Документы, с которыми должны работать несколько структурных подразделений, передаются им поочередно или одновременно (в копиях). Оригинал документа передается специалисту, названному в резолюции первым и ответственному за выполнение всех заданий и поручений по документу. В регистрационных карточках делается пометка о передаче документа.

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже - для ознакомления. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным, составить индивидуальный график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят как типовой руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации. Такой же типовой график можно разработать для ознакомления с текущей информацией.

Контролируемые или другие наиболее важные документы передаются исполнителю через канцелярию либо другую службу, контролирующую исполнение документа.