Делопроизводство в обеспечении кадровой службы.
“Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами”
Документирование управления кадрами представляет собой процесс создания кадровых документов по всему комплексу кадровых задач. Организация работы с кадровыми документами – процесс обработки этих документов.
Характерно, что в отличие от “общего делопроизводства”, где созданием документов занимаются исполнители, а их обработкой – работники службы делопроизводства, в делопроизводстве по кадрам исполнители (инспекторы службы кадров) и составляют кадровые документы, и обрабатывают их.
К наиболее важным задачам кадровой службы можно отнести:
оформление организации труда работников;
заключение трудовых договоров (контрактов) и оформление приема на работу;
оформление перевода на другую работу;
оформление предоставления отпусков работникам;
оформление поощрения работников;
оформление дисциплинарных взысканий работников;
оформление аттестации работников;
оформление учета использования рабочего времени;
оформление привлечения работников к работе в выходные дни;
оформление служебных командировок;
прекращение трудового договора (контракта) и оформление увольнения с работы;
оформление трудовых книжек;
ведение личных дел, составление статистической отчетности;
учет личного состава.
Прекращение трудового договора (контракта) может производиться по собственному желанию работника или по инициативе администрации.
Естественно, этот перечень не исчерпывает всех задач, возникающих в процессе управления кадрами. Необходимо также иметь в виду, что вышеперечисленные задачи реализуются в различных ситуациях. Существует несколько условий организационного характера, которые позволяют оперативно и качественно составлять и обрабатывать кадровые документы.
Во-первых, в организации должна быть служба кадров как самостоятельное структурное подразделение или освобожденный инспектор по кадрам.
Во-вторых, служба кадров (инспектор по кадрам) должна подчиняться непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей.
Соблюдение этих условий позволяет оперативно решать многие, в том числе и недокументационные, вопросы кадровой работы (финансовые, технические и т. д.).
Организационное поведение. Модели организационного поведения.
Организационное поведение - это наука, изучающая поведение людей (индивидов и групп) в организациях, с целью практического использования полученных знаний для повышения эффективности трудовой деятельности человека.
Существуют четыре модели организационного поведения: авторитарная, опеки, поддержки и коллегиальная.
Авторитарная модель опирается на власть, ориентирована на полномочия, дающие руководителю любого уровня (хотя бы теоретически) возможность заставить подчиненного выполнять свои распоряжения. Сотрудники ориентированы на подчинение и весьма зависимы от непосредственного начальника. В целом уровень личной вовлеченности в процесс труда минимальный. Иначе говоря, сотрудники, за редким исключением, делают не больше того, чем от них требуют. Принципиально слабая сторона этой модели - большие человеческие издержки. Отсутствие у сотрудников «права голоса» порождает разочарование, неуверенность, иногда - агрессию по отношению к руководству. Эта модель не плоха и не хороша, но в определенных условиях, например, когда организация находится в кризисе, может быть единственно возможной и эффективной, адекватной сложившемуся положению.
Опека. В ее рамках руководитель, пусть подсознательно, рассматривает свою организацию как семью, а себя как главу этой семьи со всеми вытекающими отсюда последствиями. Стараясь иметь подробнейшую информацию обо всем, что происходит с конкретным подчиненным, включая и личные проблемы, руководитель порой вторгается в его жизнь. Плохо работают внутренние стимулы, а основной побудитель к действию - слово «должен».
Данная модель опирается на экономические ресурсы организации, и руководство (как процесс) ориентировано на их распределение. Уровень трудовых усилий работников находится на грани потенциальных возможностей, и можно рассчитывать лишь на пассивное сотрудничество. Модель поддержки. Попробуем рассмотреть ситуацию с позиции подчиненного. Что сдерживает его профессиональный рост? Вероятнее всего, страх показаться некомпетентным, оказаться в незнакомой ситуации, потерять авторитет, вступить в конфликт с коллегами и руководством и т.п. Данная модель опирается на руководство, которое ориентировано на поддерживающие взаимоотношения. Работники ориентированы на выполнение конкретных заданий и имеют возможность участвовать в управлении и принятии решений. При этом удовлетворяется их потребность в статусе и признании и возникает опора на внутренние стимулы. «Коллегиальная» - модели организационного поведения, то она, несмотря на свою привлекательность, не может быть реализована в настоящих условиях, поскольку осуществима только в условиях избытка ресурсов, а это представляется абсолютно нереальным. Эта модель является, скорее, теоретической, потому, что ее реализация на практике крайне редка даже в более благополучной Европе.