2.1 Облік готівкових коштів

Ведення касових операцій проводиться на підставі «Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні», затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 № 637.Крім того, ведення касових операцій регламентовано внутрішніми документами – «Положенням про ведення касових операцій в підрозділах Національного оператора поштового зв’язку", затвердженого наказом Міністерства транспорту та зв’язку України від 24.04.2007 № 346

Комори, де зберігається готівка, зброя та інші цінності обладнані сигналізацією з виведенням на пульт централізованої сигналізації охорони Міністерства внутрішніх справ.

У структурі дирекції для забезпечення обміну готівкою передбачено структурний підрозділ – Головна каса. Чисельність штату Головної каси складає 14 одиниць, з них: 1 посада начальника головної каси і 13 одиниць операторів поштового зв’язку. З працівниками головної каси укладено договір про колективну (бригадну) відповідальність. Усі надходження і видачі готівки дирекція враховує у касовій книзі на кожну валюту окремо. Касова книга – це книга встановленої форми (ф. КО-4) , в якій відображаються операції з готівкою. Записи в касовій книзі ведуться у двох примірниках. Щоденно, в кінці робочого дня, касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий аркуш з прибутковими і видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.Касові книги ф.КО-4 в національній валюті, доларах США, ЄВРО ведуться в електронній формі, роздруковуються і зшиваються у кінці кожного року.

Контроль за правилами ведення касової книги покладено на головного бухгалтера дирекції.Касова книга є реєстром аналітичного обліку грошей у касі.

Облік готівкових розрахунків в дирекції ведеться на відповідних субрахунках бухгалтерського обліку:301.1 «Каси виробничих підрозділів в національній валюті»,301.2 «Каса в національній валюті»,302.2 «Каса в доларах США»,302.3 «Каса в Євро»,302.5.2 «Каси виробничих підрозділів в доларах США»,302.5.3 «Каси виробничих підрозділів в Євро».

У дирекції готівкові розрахунки проводяться у 169 операційних касах об’єктів поштового зв’язку.

Відповідно до наказів щомісячно проводиться інвентаризація грошових коштів і інших цінностей. Також проводиться інвентаризація при зміні матеріально-відповідальної особи. Відділом внутрішнього контролю щомісячно проводиться раптова ревізія головної каси.

Надходження готівки в касі оформлюється ПКО та ВКО.

ПКО і ВКО реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів ф. КО-3 у день фактичного отримання (видачі) готівки з Головної каси. Відповідно до наказу ліміт готівки в касі складає 223710,00 грн.

Для забезпечення виробничих підрозділів готівкою для надання послуг, пов’язаних з виплатою поштовою переказів, пенсій, соціальної допомоги та здійснення інших виплат згідно з договорами цивільно-правового характеру, з Головної каси висилаються підкріплення (гр..коштів), якщо це потрібно.

У бухгалтерії облік касових операцій по кредиту відповідних субрахунків рахунку № 301 «Каса» відображається щомісячно у журналах-ордерах № 1/1. Облік касових операцій по дебету відповідних субрахунків № 301 «Каса» в дирекції відображається у відомостях № 2.Дані із журналів-ордерів № 1/1 і відомостей № 2 щомісячно вносяться до Головної книги.

Інвентаризація каси працівниками бухгалтерії проводиться кожного місяця. Приклади проводок по інвентаризації каси: 1. Оприбутковано надлишки коштів у касі підприємства Д-т 30; К-т 719.

2. Оприбутковано надлишки грошових документів Д-т 331; К-т 719.

3. Виявлену нестачу готівкової гривні віднесено на винних осіб  Д-т 375; К-т 716. Крім того, один раз на місяць проводиться інвентаризація готівки в касі працівниками відділу внутрішнього контролю, які складають акт.