10.3. Фильтрация данных

Для облегчения анализа имеющийся материал в Excel можно фильтровать, используя Фильтр. Он позволяет отобразить на экране монитора только те записи, которые удовлетворяют определенным критериям. Фильтрация никак не влияет на данные, хранящиеся на листе книги Excel, она лишь выделяет информацию, необходимую в определенный момент времени. После фильтрации содержимое ячеек можно форматировать, редактировать, а также сохранять на отдельном листе или на этом же листе, но не менее чем через один свободный столбик от фильтруемого диапазона данных вправо, щелкнув мышью по ячейке в первой строке.

Следует отметить, что на каждом рабочем листе Excel можно одновременно фильтровать не более одного списка. Если на листе имеется два отдельных диапазона данных, то, чтобы воспользоваться Фильтром во втором диапазоне нужно снять фильтрацию с первого диапазона.

В Excel имеется два типа фильтров: автоматический и расширенный. При использовании Автофильтра параметры фильтрации задаются простым выбором значений из списка. Расширенный фильтр позволяет задавать более сложные условия фильтрации.

Наиболее часто используется автоматическая фильтрация – Автофильтр, т.е. фильтрация данных по элементам выбранного столбца.

Порядок использования Автофильтра: установите курсор на одну из ячеек базы данных (например, в название одного из столбиков). Затем выполните команду: Данные => Фильтр => Автофильтр.

Excel проанализирует список и добавит в строку заголовков полей (название столбцов) кнопки раскрывающихся списков (кнопки автофильтра), как показано на рисунке 11.

Кнопки автофильтра

Рис. 11. Установка Автофильтра

Далее следует щелкнуть левой клавишей мыши на одной из этих кнопок (например, Линия отца), откроется список, содержащий все элементы выбранного столбца (М. Чифтейн, Р. Соверинг, В.Б. Айдиал). Затем – выбрать нужный элемент (например, М. Чифтейн).

В результате Excel скроет все строки, не содержащие выбранного элемента. Другими словами, список будет отфильтрован по выбранному элементу, в данном случае – по принадлежности коров к линии М. Чифтейн, рис. 12).

После того как список будет отфильтрован, в Строке состояния появится сообщение о том, сколько строк отобрано. Кроме того, изменится цвет кнопки раскрывающегося списка – с черного на синий, чтобы напомнить, что список отфильтрован в этом столбце (рис. 12).

Кроме всех значений столбца, раскрывающийся список содержит еще пять пунктов (рис. 13):

• Все. Отображает все элементы столбца. Используется для отмены фильтрации столбца;

• Первые 10. Выбирает первые десять элементов списка;

• Условие. Позволяет фильтровать список одного столбца по нескольким условиям (например, М. Чифтейн и Р. Соверинг);

• Пустые. Фильтрует список, отображая только строки с пустыми ячейками в данном столбце. Этот пункт появляется в конце списка только в том случае, если в столбце есть одна или более пустых ячеек;

Строка состояния

Рис. 12. Результаты фильтрации: поле – «Линия отца»,

элемент – «М. Чифтейн»

• Непустые. Фильтрует список, показывая только строки с непустыми ячейками в данном столбце. Этот пункт появляется в конце списка только в том случае, если в столбце есть одна или более пустых ячеек.

Рис. 13. Раскрывающийся список

Кроме того, можно проводить фильтрацию данных по нескольким полям заголовков (например, М.Чифтейн и Живая масса 450 кг).

Чтобы весь список был показан снова, щелкните левой клавишей мыши на кнопке раскрытия списка и выберете опцию Все, которая расположена первой в раскрывающемся списке, или выполните команду: Данные => Фильтр => Отобразить все.

Для отмены режима Автофильтр и удаления кнопок раскрывающихся списков в именах полей следует выбрать команду Данные => Фильтр => Автофильтр повторно.

В результате будет удален флажок у пункта меню Автофильтр и список вернется в обычное состояние.

Порядок использования Расширенного фильтра можно изучить у П. Блатнер, Л. Ульрих (2000), Д. Уокенбах (2007).