8.4 Внутрішня організація служби контролінгу

Функція контролінгу полягає в забезпеченні координації різних систем - планування, контролю й аналізу, інформаційного забезпечення. Як видно із схеми 8.4, контролінг розглядається як складова частина управління, але він обмежується системою планування, контролю й аналізу та інформаційного забезпечення щодо діяльності структурних підрозділів і підприємства в цілому і сервісним обслуговуванням системи управління. Отже, для виконання покладених на контролінг досить складних завдань, необхідно орга­нізаційно оформити його функціонування у загальній системі управління.

Враховуючи важливість інформаційних ресурсів для системи уп­равління, служба контролінгу повинна інтегрувати свою систему із системою бухгалтерського обліку і звітністю з тим, щоб в даному потоці отримувати дані для фінансового обліку та контролю за діяльністю підприємства. Для цього розробляється система внутрішньої звітності з визначенням:

• центрів збору інформації;

• показників, які необхідно зібрати;

• строки подання звіту;

• форма звіту і методика його складання;

• мета, з якою збираються дані;

• адресат інформації.

Управлінська інформація поділяється на такі види: конструкторська; технологічна; науково-технічна; кадрова; патентна; екологічна; техніко-економічна; економічна; інші види.

Серед усіх видів найважливіше значення має економічна інформація, що забезпечується за допомогою бухгалтерської звітності (внутрішньої та зовнішньої), оперативно-технічних засобів (телефон, те­лекс, факс, електронна пошта, прилади фіксування інформації), статис­тичних методів (спостереження, збір даних, визначення показників і залежностей), аналітичних даних за допомогою обробки інформації мето­дами економічного аналізу.

Характерною особливістю інформаційних ресурсів є секретність чи конфіденційність. В багатьох розвинутих країнах секретною є навіть частина даних фінансової звітності, вже не кажучи про інформацію, що стосується використання ресурсів і формування собівартості. Зокрема, в Японії у структурі бухгалтерського апарату є секретний відділ аналізу фінансів. Слід зазначити, що контролер сам не приймає управлінських рішень, а тільки забезпечує інформацію та дає оцінку і поради щодо ухвалення рішень.

Фінансова звітність надається двом групам користувачів:

• безпосередньо зацікавленим (власники, кредитори, постачальники, потенційні власники, кредитори і постачальники, адміністрація, податкові органи, службовці компанії, покупці);

• опосередковано зацікавленим (консультанти, біржі цінних паперів, юри­сти, регулюючі органи, преса та інформаційні агенти, асоціації, профспілки).

Контролінг реагує на слабкі сигнали, що означає отримання завчасної інформації, оперативне втручання у процеси, які загрожують підприємству, виявлення та послаблення впливу несприятливих тенденцій. Слабкі сигнали або індикатори раннього попередження визначаються службою контролінгу. Ними можуть бути: кон'юктура ринку (зміна попиту), інновації в галузі техніки, технології, які впроваджуються конкурентами, формування портфелю замовлень, поведінка споживачів товару, цінова політика конкурентів, зміни покупців і постачальників, зміни на ринку капіталів, фінансовий стан, дослідження сильних та слабких сторін конкурентів та своїх власних, співвідношення витрати - випуск, продуктивність - заробітна плата, заготівля матеріалів - транспортні витрати тощо. Така інформація повинна фіксуватись періодично і контролер встановлює залежності, робить огляди, письмові висновки і подає їх зацікавленим службам.

Система контролінгу передбачає готовність підприємств працювати в ринковому середовищі. Період становлення пов'язується з тим, що економіка України почне динамічно зростати, ринкові перетворення стануть незворотними, будуть підготовлені кваліфіковані кадри і за цих умов контролінг має набути розвитку. Система контролінгу набере поширення внаслідок тих же причин, що й у теперішніх розвинутих країн - забезпечення виживання та успішного функціонування підприємств у конкурентному середовищі.