Порядок выдачи архивных копий и выписок из документов.

Ведомственный архив на основании хранящихся документов выдает организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально - правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото- и другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма организации с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка".

Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе".

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

Архивные копии (выписки) заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью организации.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

Подготовленные архивом информационные документы, архивные копии и выписки направляются с письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения организации, выдавшей эти документы.

Литература

1.Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ

2. Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для  сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, 2008

3.http://www.bestpravo.ru

4.http://refoteka.ru