Проблеми електронного документообігу та основні шляхи їх вирішення

Вид проблеми	Опис проблеми	Шляхи вирішення
1	2	3
Правильність ведення електронного документообігу відповідно до застосованих комп’ютерних технологій.	У багатьох випадках відбувається перехід до електронного документообігу без урахування особливостей обліку підприємства та особливостей застосованих комп’ютерних технологій. Це призводить до постійних збоїв у роботі бухгалтерської комп’ютерної системи, що може мати непередбачувані наслідки.	Проведення аналізу існуючого документообігу і розробка проекту створення та впровадження електронного документообігу, який врахував би особливості обліку підприємства та структуру бухгалтерської комп’ютерної системи, що планується впровадити на підприємстві.
Оптичне введення документів з паперового носія та обробка отриманої інформації у графічному вигляді.	Автоматизоване переведення паперових первинних документів можливе лише за допомогою сканувального обладнання (сканеру). І хоча процес сканування є досить швидким, проте подальше розпізнавання електронного графічного файлу в дані, придатні для обробки комп’ютерною бухгалтерською програмою, займає досить багато часу та потребує значних затрат праці.	Доцільним є використання потужних програм з обробки відсканованих документів. Розробка оптимальних уніфікованих форм документів, що були б придатні для швидкої обробки після сканування. Розміщення в документах необхідних реквізитів, що потрібні для подальшого використання в електронному вигляді. Заповнення документів друкованими літерами з метою їх швидкого розпізнавання програмою.
Юридична обґрунтованість облікових даних та юридична доказовість облікових документів.	Хоча основне поняття електронних документів надано в законодавстві України, проте розроблених допоміжних нормативно-правових актів, що регулювали би використання електронних документів, немає.	Необхідно розробити пакет законодавчих актів, які б регулювали порядок ведення та обороту електронних документів.
Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам.	У законодавстві зазначено, що юридичну силу електронний документ може мати лише при наявності обов’язкових реквізитів. Проте законодавчо затверджений перелік таких реквізитів відсутній.	Крім стандартних реквізитів необхідно також використовувати електронний підпис та позначки про зміну чи доповнення документа.
Контроль за правами доступу.	Користувачі бухгалтерської комп’ютерної системи можуть мати доступ до інформації, на користування якою вони не мають права.	Необхідно розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту.
Захист електронного документа та його реквізитів.	При зберіганні електронного документа можливе його псування чи видозміна.	Захист електронного документа необхідно забезпечувати різними апаратними і програмними засобами.

Підвищення складності і різноманітності методів облікової діяльності (а отже, документування як методу обліку) створює потребу у їх відповідному упорядкуванні через систему стандартизації на державному рівні з урахуванням вищезазначених позитивних результатів та подальшої уніфікації документів з урахуванням потреб національного розвитку.

В Україні процес стандартизації розпочато на початку ХХІ століття. З 1 липня 2003 року введений ГОСТ Р 6.30–2003 – «Уніфіковані системи документації Уніфікована система організаційно-розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів».

Вихід стандарту має велике значення, перш за все для уніфікації оформлення документів, що повинно полегшити автоматизований обмін інформацією і документацією. Застосування стандарту не тільки підвищить загальну культуру оформлення документів, але і забезпечить їх юридичну силу, оскільки стандарт називає обов'язкові реквізити і визначає порядок їх написання. В новому стандарті уніфікована система організаційно-розпорядливої документації (УСОРД) є системою документації, вживаною в будь-якій організації, установі, підприємстві.

Економічна роль стандартизації виявляється у забезпеченні умов для досягнення оптимального ступеня впорядкування дій, діяльності, процедур, результатом чого є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів, послуг їх функціональному призначенню, а також усунення бар'єрів у міжнародній торгівлі, сприяння науково-технічному співробітництву між країнами світу.

Стандартизація на рівні підприємств може розглядатись як результат конкретної роботи нормуючого характеру, виконаної на основі досягнень науки, техніки, практичного досвіду і прийнятої компетентною організацією. Виконання стандартизації на рівні підприємств зближує офіційну стандартизацію з фактичною, згладжує розходження між ними.

Управлінська діяльність та документообіг СГД є елементом складної організаційної структури, яка взаємодіє з іншими процесами управління та спрямована на досягнення цілей політики оперативного та стратегічного менеджменту.

Відтак, в основі ефективного менеджменту господарської діяльності - загальні принципи побудови та функціонування інформаційної системи (ІС) на засадах:

1) в організаційному аспекті:

забезпечення контролю цілісності документів, реєстрації документів відповідно до регламенту роботи, виконання процесів обробки документів в залежності від ситуацій та подій, яких стосуються документи;

зведення до мінімуму змін в системі, що стосуються зв’язків з зовнішніми структурними підрозділами та установами в разі зміни організаційної структури ІС;

забезпечення багатоваріантності зв’язків із зовнішніми контрагентами по відношенню до ІС з метою збереження працездатності системи в разі втрати зв’язку з будь-яким з них;

2) в інформаційному аспекті:

інтеграція даних, що підтримуються та використовуються структурними підрозділами та установами при їх взаємодії;

можливість виконувати основні функції в локальному режимі функціонування системи;

відповідність існуючим інформаційним технологіям, які розробляються i функціонують в ІС;

3) в алгоритмічному аспекті:

алгоритми функціонування системи повинні відповідати вимогам, що узгоджені в межах ІС, міжнародним стандартам та рекомендаціям щодо побудови та використання інтерфейсів користувача, мережевих засобів, систем управління базами даних та знань тощо;

4) в технічному аспекті:

забезпечення взаємозамінності та резервування технічних засобів системи з метою досягнення потрібної надійності її функціонування;

архітектура системи повинна дозволяти розширення програмно-технічних засобів без змін програмного і інформаційного забезпечення, дозволяти доповнення та оновлення функцій і складу системи без порушення її функціонування;

5) в технологічному аспекті:

забезпечення побудови діловодних процесів ІС в рамках сучасної концепції WorkFlow таким чином, що управління та планування здійснюється відносно виробничих процесів (потоків робіт) взаємодії центральних та місцевих органів виконавчої влади, в рамках яких створюються, оброблюються та надходять документи;

забезпечення можливості легкого та швидкого переналагоджування процесів відносно змін технологій обробки чи потреб кінцевих користувачів без суттєвого зниження продуктивності та надійності системи в цілому;

при впровадженні ІС режим праці спеціалістів не змінюється.