Согласование проектов распорядительных документов

Подготовленный проект распорядительного документа вместе с приложениями составитель согласовывает с исполнителями и должностными лицами, имеющими в соответствии с их компетенцией (согласно должностным инструкциям) непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте.

Если содержание документа касается нескольких должностных лиц, связанных подчиненностью, проект следует согласовывать только с вышестоящим должностным лицом.

В случаях, предусмотренных коллективным договором, проекты распорядительных документов согласовывают с профсоюзным комитетом.

При согласовании проектов распорядительных документов с исполнителями выявляют возможности исполнителей в выполнении предписываемых мероприятий, решают вопросы включения этих мероприятий в план, обеспечивая их соответствующим финансированием и др.

Согласующая виза, кроме подписи визирующего лица, обязательно включает дату согласования. Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.

В случае отказа составитель рядом с фамилией визирующего лица указывает: «От визирования отказался» и проставляет свою подпись и дату. При наличии замечаний или дополнений к проекту их излагают на отдельном листе, документ визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

При несоответствии распорядительного документа действующему законодательству юрисконсульт проект не визирует, а даёт к нему своё заключение о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту составитель его корректирует, если замечания не принимаются – дает к ним свое заключение. Откорректированный проект перепечатывают. Распорядительный документ вступает в силу со дня регистрации в канцелярии.

Регистрация, размножение и рассылка распорядительных документов

Обработку документов (регистрацию, размножение, рассылку) осуществляют в срок, не превышающий трёх рабочих дней с момента их подписания.

Регистрацию документов ведут в пределах года раздельно по приказам, указаниям.

Приказы по личному составу регистрируют отдельно от приказов по основной деятельности, к регистрационному номеру приказа по личному составу добавляют букву «К» (кадровый).

К регистрационному номеру документов с грифом «Для служебного пользования» добавляют отметку «ДСП».

Размножение (тиражирование) приказов, указаний (с приложениями) осуществляют в ОТД по заявке заведующего канцелярией в срок не превышающий двух рабочих дней после представления документа.

На документах с грифом «ДСП» дополнительно указывают порядковые номера экземпляров.

Размноженные экземпляры документов направляют подразделениям (должностным лицам) согласно расчету рассылки. Подлинники документов вместе с визами и подписями подшивают в дела в канцелярии.

Составление и оформление протоколов

Протокол составляет секретарь совещания на основании рукописных записей( проекта) хода совещания, а также документов, подготавливаемых к совещанию; списка участников совещания и приглашённых, повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и др. Порядок подготовки и проведения совещаний определен в процедурах подготовки и проведения технических и производственных совещаний.

Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения. Утверждению, как правило, подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания (если принятые решения оформляют приказом, протокол не утверждают).

Заголовком к тексту протокола является название конкретного совещания и вопрос (тема) совещания, если он один, например: «Протокол заседания совета предприятия по итогам года» или «Протокол совещания постоянно-действующей комиссии по качеству».

Протокол подписывает председатель и секретарь коллегиального органа или совещания, если другое не оговорено в утвержденных процедурах. При необходимости протокол утверждается Генеральным директором или главным инженером.

Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания). Номер протоколу присваивает подразделение, подготовившее проект протокола. Рассылку документа определяет ответственное лицо, подготовившее документ.

Протоколы после подписи поступают в канцелярию для раздачи адресатам.

В списке присутствующих сначала перечисляют участников совещания, затем – приглашенных с указанием должностей. При числе присутствующих на совещании более 15 человек их фамилии не перечисляют, а указывают только общее количество присутствующих; в этом случае к протоколу прилагают список участников совещания.

В протоколе (приложение 17) после раздела «ПРИСУТСТВОВАЛИ» следует повестка дня совещания.

Повестка дня включает перечень четко сформулированных вопросов, обсуждаемых на совещании.

Основная часть протокола строится по схеме: «слушали – выступили – решили (постановили)».

В разделах «СЛУШАЛИ» и «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии докладчиков и краткое содержание доклада или тема предлагаемого к рассмотрению вопроса.

В заключительной части протокола в разделе «ПОСТАНОВИЛИ» указываются постановления по всем рассматриваемым вопросам с назначением ответственных и сроков исполнения решений.

Постановляющая часть протоколов строится аналогично схеме построения пунктов в приказах (указаниях), предписывающих выполнение определённых действий.

Если решение (постановление) содержит различные по характеру вопросы, оно делится на пункты, например: 2.1; 2.2; 2.3; где 2 – порядковый номер рассматриваемого вопроса, 1, 2, 3 – порядковые номера пунктов решения.

Постановляющая часть протокола заканчивается, как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.

На протоколах, подлежащих утверждению, в правом верхнем углу первой страницы документа, проставляется гриф утверждения, при необходимости, протоколы согласовываются с представительством заказчика. Гриф согласования проставляется в левом верхнем углу.