Лабораторная работа № 4 Создание и печать отчетов

Цель лабораторной работы: закрепление теоретических знаний, полученных при изучении разделов курса, посвященных рассмотрению созданию отчетов в СУБД.

1. Что представляют собой отчеты в Access?

Отчет — это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов.

Отчеты могут содержать подробные сведения об отдельных записях, сводные сведения о большой группе записей либо и то, и другое. Кроме того, отчеты Access также можно использовать при создании наклеек для списков рассылок и многого другого.

Можно создавать "свободные" отчеты, не отображающие никаких данных, однако в этой статье предполагается, что отчет привязан к некоторому источнику данных, например к таблице или запросу.

2. Какие этапы создания отчета вам известны?

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

• В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

• Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

• В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

• Щелкнуть на кнопке ОК.

• Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

• В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК. 

3. Чем отличается отчет от формы, запроса?

Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это мож-но сделать с помощью форм. Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.

Запрос -Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью режима таблицы имеется возможность просмотреть все данные. Но что делать, если записей в таблице слишком много или требуемые данные находятся в нескольких таблицах. Тогда для отбора необходимых данных и применяются запросы. Они позволяют выбрать только нужные данные, соответствующие определенному критерию

Форма - Объект, предназначенный для ввода и отображения данных на экране или управления работой приложения. Таблицы – полезное средство для просмотра и изменения данных, но работать с ними бывает не всегда удобно, а представление данных в них не достаточно наглядно. Для редактирования данных и вывода их на экран в удобном виде предназначены формы. Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, илимаску, накладываемую на набор данных. Формы можно использовать для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. С помощью формы можно красочно оформить данные, представить их в цвете, можно добавить такие элементы, как поля со списком, комбинированные списки,флажки, кнопки и многое другое. Можно также добавить рисунки и диаграммы и производить вычисления над данными таблиц и запросов.

Отчет — это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов.