Учебники / Методичка по лр. «Информационное обеспечение, базы данных»

11

фамилии начинается на букву «С», в столбец с полем «Фамилия» в строке условие отбора необходимо указать С*. Access автоматически изменит вве-

денное выражение на like «С*», т.е. содержится С, а далее может быть любая последовательность символов.

Также можно использовать различные математические опера-

торы, например >, <, <> и т.д.

Если необходимо вывести информацию, где условием отбора является некоторый временной промежуток, то необходимо использовать конструкцию «between … and». Например, вывести информацию о работни-

ках , которые приняты с 1 мая 2006 года по 10 мая 2007 года. Подобный за-

прос будет выглядеть следующим образом: для поля «дата найма» в строку условие отбора ввести выражение between 01.05.2006 and 10.05.2007.

12

3 Формы

Формы являются типом объектов базы данных, который обычно ис-

пользуется для отображения данных в базе данных. Форму можно также ис-

пользовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода дан-

ных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Рисунок 3 –Пример формы

4 Отчеты

Отчет является эффективным средством представления данных в пе-

чатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде, можно создать отчет. Например, напечатать один отчет,

группирующий данные и вычисляющий итоговые значения, и еще один отчет с другими данными, отформатированными для печати почтовых наклеек.

5 Макросы

Макрос представляет набор макрокоманд. Макросы могут быть полез-

ны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

При создании макроса пользователь вводит макрокоманды, которые требуется выполнить.

13

6Задания для лабораторных работ

6.1Лабораторная работа №1 «Создание таблицы в режиме ввода

данных»

1.Запустить СУБД MS Access.

2.Создать файл базы данных.

2.1.Перейти в режим Создания новой базы данных.

2.2.В диалоговом окне Файл новой базы данных определить в качест-

ве имени файла базы данных База№1, а в качестве ее местонахождения за-

дать личную папку (папку с названием учебной группы).

3.В открывшемся окне просмотреть все вкладки и убедиться в том, что база данных пуста и не содержит ни одного объекта.

4.Выбрать вкладку Таблицы и создать новую таблицу в режиме ввода

данных.

4.1. Задать названия полей (Имя, Рост, Вес), как показано на рисунке

6.1.

4.2. Закончить создание таблицы и закрыть ее. Сохранить таблицу в ак-

тивной базе данных под именем Личности. На запрос о необходимости соз-

дания ключевых полей ответить отрицательно.

5. Открыть таблицу Личности для работы с ней.

5.1.Ввести в таблицу данные, представленные на рисунке 6.2.

5.2.Научиться перемещаться по пространству таблицы (по строкам-

записям и по столбцам - полям), пользуясь элементами управления окна таб-

лицы.

5.3.Сохранить введенные данные и закрыть таблицу.

5.4.Закрыть базу данных База№1.

14

Рисунок 6.1 – Вид таблицы в режиме ввода данных

Рисунок 6.2 – Вид таблицы «Личности» после ввода данных

6. Изменить структуру таблицы Личности, добавив новое поле и пе-

реместив имеющиеся поля Рост и Вес. В результате выполнения этого пунк-

та таблица должна выглядеть так, как показано на рисунке 6.3.

6.1.Открыть базу данных База№1.

6.2.Открыть таблицу Личности.

6.3.Добавить перед полем Имя новое поле ЛичнКод.

6.4.Заполнить поле ЛичнКод текстовыми данными, как показано на рисунке 6.3.

6.5.Поменять местами поля Вес и Рост.

6.6.Сохранить введенные данные и закрыть таблицу.

15

Рисунок 6.3 – Вид таблицы «Личности» после добавления поля Лич-

нКод

7. Изменить внешний вид таблицы.

7.1. Уменьшить ширину полей ЛичнКод, Имя, Вес, Рост следующим образом:

поле Имя - по ширине данных,

поле ЛичнКод- с помощью «мыши».

7.2. Выделить всю таблицу и установить для нее новый тип и размер шрифта. При необходимости изменить высоту строк, содержащих записи таблицы.

7.3. Скрыть (сделать неотображаемыми в таблице) поля ЛичнКод и

Вес.

7.4. Восстановить (вновь сделать видимыми) поля ЛичнКод и Вес.

8. Отредактировать содержимое таблицы Личности.

8.1.Перейти к полю Рост, содержащему число 185.

8.2.Выделить последние две цифры и скопировать их в буфер обмена.

8.3.Перейти в поле Вес той же записи и вставить их, заменив преды-

дущее значение.

8.4.Выделить содержимое полей Рост и Вес третьей записи.

8.5.Скопировать содержимое этих полей в буфер обмена и вставить вместо соответствующих данных пятой записи.

8.6.Выделить пятую запись и поместить (вырезать) ее в буфер обмена.

16

8.7.Вставить содержимое буфера обмена в конец таблицы, как новую

запись.

8.8.Закрыть файл базы данных.

9. Открыть базу данных База№1, найдя ее в соответствующей папке. 9.1. Открыть окно Свойства, воспользовавшись командой меню

Файл→Свойства.

9.2. Просмотреть все вкладки окна Свойства, обратив особое внима-

ние на вкладки Состав, Общие, Документ.

9.3. На вкладке Документ заполнить поля Тема и Автор, введя текст

«БД для 1-го занятия» и вашу фамилию с инициалами.

10. Сохранить базу данных База№1 на диске для дальнейшего исполь-

зования.

6.2 Лабораторная работа №2 «Создание таблиц в режиме Конст-

руктора»

1. Запустить СУБД MS Access. Открыть базу данных База№1.

1.1. Просмотреть содержимое вкладки Таблицы. Убедиться, что в базе данных База№1 содержится лишь одна таблица Личности.

2. Создать новую таблицу Адреса, пользуясь Конструктором таблиц.

2.1.Прототип структуры этой таблицы, в котором представлены имена

итипы полей, приведен на рисунке 6.4.

Рисунок 6.4 – Прототип таблицы «Адреса»

17

2.2. При создании таблицы Адреса обязательно заполнить раздел Описание.

2.3. В разделе Свойства поля вводить только значения параметра

«Размер поля» в соответствии с размерами полей, указанными в описании поля, например, для поля Улица тип поля - текстовый, а размер поля - 20

символов.

3.Сохранить созданную таблицу в составе базы данных База№1 под именем Адреса, не задавая ключевых полей.

4.Создать новую таблицу Предметы, пользуясь Конструктором таблиц. Таблица Предметы должна иметь структуру, представленную в таблице 1.

Таблица 1 – Структура таблицы «Предметы»

5. Открыть с помощью Конструктора таблиц таблицу Личности.

5.1. Пользуясь возможностями Конструктора таблиц, просмотреть

типы и размеры всех полей таблицы Личности.

5.2. Добавить в таблицу Личности новое поле Рожд, имеющее тип

Дата/время с кратким форматом даты (например, 10.12.81).

5.3. Изменить типы для некоторых полей в таблице Личности в соот-

ветствии с таблицей 2.

18

Таблица 2 – Структура таблицы Личности после изменения типа полей

5.4. Сохранить измененную таблицу Личности под старым именем в составе базы данных База№1.

5.5. Закрыть таблицы Личности и Адреса.

6. Открыть окно «Схема данных» (используется команда меню Сервис→Схема данных или кнопка на панели инструментов).

6.1. В окне Добавление таблицы из предлагаемого списка, состоящего из двух ранее созданных таблиц, поочередно выбрать каждую таблицу и до-

бавить ее в схему данных. Закрыть окно Добавление таблицы.

6.2. Просмотреть схему данных, состоящую из двух несвязанных таб-

лиц Личности и Адреса, которые входят в состав базы данных База№1.

6.3. Сохранить созданную структуру и закрыть окно Схема данных.

7. Сохранить базу данных на диске для дальнейшего использования.

19

6.3Лабораторная работа № 3 «Использование Мастера форм»

1. Открыть базу данных База№1.

1.1. Проверить наличие и убедиться в сохранности и работоспособно-

сти всех созданных ранее таблиц данной базы. 2. Создать форму ФормаЛичности.

2.1.В окне Новая форма указать использование режима Мастера форм и определить таблицу Личности в качестве источника данных.

2.2.В первом диалоговом окне Создание формы выбрать все поля из таблицы Личности для представления в создаваемой форме.

2.3.Во втором диалоговом окне выбрать внешний вид формы - В один

столбец.

2.4.В третьем диалоговом окне просмотреть предлагаемые стили оформления и выбрать Обычный или Ткань.

2.5.В четвертом диалоговом окне задать в качестве имени формы

«ФормаЛичности», а для дальнейшей работы определить режим Изменение макета формы, отметить пункт Выдать справку по работе с формой и по-

сле получения справки внимательно познакомиться с ней.

2.6. Перейти в режим Конструктора форм и выполнить следующие действия:

2.6.1. Открыть области для заголовка формы и примечания формы.

Разместить в них текст, как показано на рисунке 6.5.

2.6.2. Поместить в области примечания текущую дату и время. Для это-

го воспользоваться командой меню Вставка→Дата и время.

2.6.3. Создать в заголовке формы вычисляемое поле, отображающее имя и фамилию:

а) Пользуясь панелью инструментов Панель элементов, разместить в области заголовка новое поле.

20

б) Выбрав команду Свойства в контекстном меню, записать в свойстве

Данные формулу =[Имя]&" "&[Фамилия], пользуясь построителем выра-

жений.

Рисунок 6.5 – Вид формы «ФормаЛичности»

2.6.4. Создать поле со списком Пол.

а) Удалить из формы поле Пол.

б) Щелкнуть «мышью» на кнопках Мастер и Поле со списком на па-

нели инструментов Панель элементов, затем перетащить из списка полей поле Пол в область данных. При этом будет активизировано окно мастера

Создание полей со списком, в котором необходимо проделать следующие

действия:

установить переключатель Будет введен фиксированный набор

значений;

заполнить Столбец1 значениями, которые может принимать поле Пол: М, Ж;

сохранить значение, которое содержит поле со списком в поле

Пол;

задать подпись поля «Пол».

2.6.5. Поместить в форму рисунок (рисунок 6.5). Для этого необходи-

мо: