Принцип 1.2. Вертикальное и горизонтальное «сжатие» процесса.
Вертикальное «сжатие» бизнес-процесса — сокращение уровней функциональной иерархии, задействованных в выполнении процедур процесса и принятии решений. Пример вертикального «сжатия» процесса приводится на следующих рисунках.
Рисунок 6. Модель процесса «как есть».
Представленная на рисунке 6 модель бизнес-процесса включает несколько итерационных согласований, в которых принимают участие Экономист, Начальник Отдела и Начальник Управления. Таким образом, для выполнения процесса необходимо участие сотрудников трех уровней функциональной иерархии. На практике, число уровней иерархии может достигать 8-10 (для крупных промышленных предприятий). При таком числе уровней длительность выполнения бизнес-процесса значительно возрастает, а эффективность снижается.
Рисунок 7. Модель процесса «как должно быть».
На рисунке 7 представлена модель, в которой устранены итерационные согласования, например за счет делегирования полномочий по принятию решений Экономисту Отдела. Начальник Отдела лишь просматривает и визирует документацию в конце процесса (процедура 9), после чего информации передается Начальнику Управления.
Горизонтальное «сжатие» бизнес-процесса — устранение неэффективных процедур процесса, итерационных согласований на одном уровне иерархии, сокращение времени выполнения процедур процесса, времени простоя и т.д. Пример горизонтального «сжатия» процесса приводится на следующем рисунке.
Рисунок 8. Модель процесса «как должно быть». Сокращение времени выполнения функций.
«Сжатия» бизнес-процесса можно добиться, используя как конкретные технические приемы реорганизации, так и радикально переосмысливая процесс в целом. Последний подход рассмотрен, например, в работах «классиков» реинжиниринга — Хаммера и Чампи. Первый подразумевает рутинную, кропотливую работу по детальному анализу бизнес-процессов и разработке мер по их реорганизации. Выбор методов зависит от целей проекта и возможностей привлечения соответствующих ресурсов (например, возможности провести имитационное моделирование бизнес-процессов).
Уровни внедрения изменений
Система качества – это система ориентированная на людей, на то, чтобы люди начали работать по новому, чтобы они изменили привычные для себя методы работы. Поэтому здесь система качества наталкивается на психологические и социальные вопросы управления изменениями в поведении людей. Если удастся изменить поведение людей, удастся мотивировать их выполнять свою работу в соответствии с новыми правилами, тогда начнут происходить изменения и в отдельных подразделениях и в организации в целом – только тогда можно говорить о том, что система качества начала работать, и она внедрена в организации.
Внедрение системы качества охватывает три уровня изменений в работе организации:
индивидуальный;
коллективный;
организационный.
Изменения на индивидуальном уровне сотрудников можно подразделить на 3 составляющие, связанные с отношением сотрудника к проводимым изменениям.
Первая составляющая индивидуальных изменений – это осознание сотрудником необходимости изменений. Необходимость эта может быть вынужденной, когда сотруднику в директивном порядке доводят, что он должен работать по новым правилам или по новым процедурам, либо являться его внутренним побуждением.
Следующая составляющая это изменение отношения сотрудников к требованиям системы качества – когда люди работают в привычной для себя среде, они не очень хотят, что-либо менять в своей работе. Поэтому, как правило, первой реакцией сотрудников на предлагаемые методы системы качества – будет реакция сопротивления. Данный этап изменений связан с тем, что сотрудники перестают воспринимать предлагаемые изменения в работе как негативный фактор, и принимают изменения. Психологически, они становятся готовы работать по процессам и процедурам системы качества.
И, последняя составляющая, связанная с уровнем индивидуальных изменений в работе сотрудников - это изменение работы на индивидуальном уровне. Сотрудник начинает работать по внедряемым процедурам и правилам системы качества.
Следующий уровень изменений, связан с изменениями на уровне коллектива или отдельных групп. В процессах, которые определены в системе качества, принимает участие не один человек, а группы сотрудников. Естественно, что не все они одновременно начинают работать по-новому. Для этого должно пройти время.
Как правило, изменения на индивидуальном и коллективном уровне происходят в период внедрения системы качества, а уровень изменения работы всей организации затрагивается уже по ходу развития системы качества.