3. Планирование учетной работы
Задача правильной организации учетной и отчетной работы состоит в том, чтобы создать условия для своевременного учета, контроля и анализа хозяйственной деятельности предприятия, а также для дальнейшего совершенствования учета и сокращения расходов на содержание учетного аппарата.
Организация и планирование учетной работы требуют изучения плана предприятия, конкретных условий и характера работы его цехов и отделов, хозяйственных связей, материальной базы, особенностей технологии и организации производства.
Для правильной организации и планирования учетной работы большое значение имеет номенклатура выпускаемых изделий, а также технология и организация производства. С этими вопросами непосредственно связан выбор метода учета производства и калькуляции себестоимости продукции, а следовательно, и объем учетной работы.
Одним из условий, способствующих правильной организации учета производственных затрат и калькулирования себестоимости продукции, является пользование единой номенклатурой как для планирования, так и для учета и отчетности. С этой целью каждое предприятие должно иметь разработанную номенклатуру производственных затрат по месту их расходования, видам продукции, заказам и статьям.
Номенклатура производственных затрат значительно облегчает работу по планированию, учету и контролю. Для этой цели каждому виду изделий, заказу или статье расходов присваиваются условные числовые обозначения (шифры). Пользование шифрами вырабатываемой продукции, выполняемых заказов и статей позволяет намного сократить работу по указанию на документах, куда должен быть отнесен тот или иной расход материальных и денежных средств.
Работники, указывающие на документах шифры, на которые следует отнести расходы, должны быть предупреждены, что неправильное указание шифров вызовет неправильное отражение операций в учете и может исказить фактическую себестоимость продукции, работ или услуг.
Одной из предпосылок правильной организации учетной работы является номенклатура-ценник материалов – перечень материалов с указанием оптовых или плановых цен и их условного обозначения (номенклатурные номера).
Номенклатура-ценник является важнейшим организующим фактором в учете материального хозяйства предприятия и необходимым условием для правильного планирования потребления и использования материалов, а равно и для контроля операций с материалами.
Номенклатуры-ценники материалов оформляются в виде книг-справочников, состоящих из номенклатурных таблиц по отдельным группам материалов (табл. 1).
Таблица 1 . Примерная форма номенклатуры-ценника
Подлинным инструментом руководства и контроля за хозяйственной деятельностью предприятия должна быть бухгалтерская отчетность. Работа по составлению отчетности должна проводиться планомерно и последовательно в установленные планом сроки.
План отчетности представляет собой перечень форм государственной и внутриведомственной отчетности с указанием адресатов, периодичности, способов и сроков представления, а также работников, отвечающих за составление и представление тех или иных форм отчетности.
В план отчетности и графики работ исполнителей, отвечающих за своевременное представление отчетности, должен быть включен пункт, предусматривающий дату и способ отправки ее по назначению.
При разработке плана внутризаводской отчетности прежде всего устанавливается необходимость в тех или других отчетных сведениях, пересматривается их содержание, исключаются дублирующие и ненужные для оперативной работы показатели. Такие мероприятия позволят намного сократить работу цехов по составлению параллельной отчетности (табл. 2).
Таблица 2. Табель внутризаводской отчетности
Основой для учета и контроля хозяйственной деятельности предприятий служит первичная документация. Качество и своевременность текущего учета и отчетности предопределяются качеством и своевременным составлением документов. Небрежность в оформлении документов, неясности и другие дефекты в них, а также задержка в представлении документов отрицательно влияют на достоверность и оперативность учетных данных.
Таблица 3 . Перечень документов
Организация и планирование учетного процесса предполагает полную увязку работы учетного аппарата со всеми оперативными работниками. Это является очень важным, поскольку работа учетного аппарата срывается иногда по вине работников, оформляющих первичную документацию и составляющих отчетные сведения.
Поэтому в мероприятиях по организации и планированию учетной работы одним из важных вопросов является установление четких взаимоотношений учетных работников с материально-ответственными и другими работниками, связанными с первичной документацией, учетом и отчетностью. С этой целью необходимо четко определить, кто персонально, где и когда именно должен оформлять те или иные хозяйственные операции соответствующими документами, а также указать, когда и кому эти документы должны быть сданы и когда, кем эти документы затем группируются и записываются в учетные регистры.
Движение документов с момента их составления и поступления в бухгалтерию до передачи в архив после обработки и записи их в учетные регистры принято называть документооборотом.
Правильно организованный документооборот уменьшает число операций и звеньев, через которые проходит документ, позволяет избежать возвратных движений, ускоряет тем самым движение документа.
При планировании учетного процесса важным вопросом является определение содержания и объема учетной работы, а также выявление существующих сроков и приемов выполнения этой работы каждым исполнителем.
Для этого необходимо на предприятиях предварительно установить круг работников, связанных с документацией, учетом и отчетностью. С этой целью по каждой группе бухгалтерии, цеху и другим звеньям предприятия составляется перечень должностей и фамилий всех вышеназванных работников.
Первоначальная инвентаризация учетной и отчетной работы производится самими исполнителями. Каждому исполнителю, включенному в перечень, поручается описать в специальном бланке исполняемую учетно-отчетную работу с указанием ее содержания, примерного объема, сроков и способов выполнения.
Для устранения излишней работы и нерациональных приемов ее выполнения, а следовательно, и устранения непроизводительной затраты времени на подобную работу необходимо подвергнуть анализу каждый участок учетной работы, содержащейся в описи того или другого исполнителя как со стороны содержания, так и со стороны способов ее выполнения.
При анализе может встретиться ряд работ и операций, нуждающихся в объединении с какой-либо другой работой (операцией) или, наоборот, в расчленении ее на части, а также работы, нуждающиеся в перестановке последовательности их выполнения.
Важнейшим вопросом при планировании учетной работы является правильное и равномерное распределение ее по срокам выполнения. Нецелесообразное и неравномерное распределение работы во времени относится к числу основных причин неритмичности в учетной работе, отсталости в учете и запоздалой отчетности.
В основе планирования учетного процесса должен лежать объем учетной и отчетной работы.
Всю учетную и отчетную работу каждый руководитель учета обязан распределить между группами аппарата, а внутри каждой группы – между отдельными исполнителями и установить для них конкретные задания.
Многие предприятия объем работы, служебные обязанности и функции учетных работников представляют в должностных картах, инструкциях.
Наиболее эффективным и правильным способом распределения работы между учетными работниками является детальная разработка индивидуальных заданий, предусматривающих, в какие сроки (дни, часы) должны быть выполнены те или иные работы, какая из них в первую очередь, во вторую и т. п. Удачной формой такого задания в учетной работе является график.
Графики представляют собой детально обоснованное планирование всего учетного процесса от составления первичных документов и до представления отчетности. Графиками охватывается работа не только учетных, но и всех других работников, связанных с документацией, учетом и отчетностью.
Графики в планировании учетной работы позволяют определить объем работы каждого исполнителя, целесообразнее ее распределить в течение месяца и более правильно загрузить каждого работника, вносить в работу каждого исполнителя четкость и ритмичность вместо бессистемности, рывков и «штурмовщины». Они обеспечивают планомерное и экономное использование рабочего времени и уплотняют его, за счет этого достигается значительное сокращение сроков обработки документации и составления отчетности.
Сроки, предусмотренные графиком, строго обязательны для всех исполнителей. Всякое отклонение от сроков графика следует рассматривать как нарушение трудовой дисциплины.
Составленные и врученные исполнителям графики должны совершенствоваться по ходу работы.
Составной частью планирования учетной работы является организация текущего контроля за выполнением плана.
Контроль выполнения является главным, решающим этапом планирования учетной работы. Успех работы учетного аппарата, его группы и отдельного исполнителя зависит от правильно организованной проверки исполнения.
Целью проверки исполнения является не только констатация фактического состояния работы и ее недостатков, но и предупреждение недостатков, мобилизация работников и умение организовать их на борьбу с недостатками и обеспечение успеха в работе.
Контроль прежде всего должен быть возложен на самих исполнителей. Каждый из них обязан контролировать работу предыдущего исполнителя.
Главный бухгалтер в установленные для совещаний начальников цехов и отделов при директоре завода дни должен информировать о ходе учетной и отчетной работы по каждому цеху и отделу за истекший период. На этих совещаниях главный бухгалтер конкретно указывает, какими исполнителями и какие работы не выполнены, требуя от соответствующих руководителей принятия немедленных мер к ликвидации нарушений графика.