3. Учет расчетов с подотчетными лицами
Организации выдают своим работникам наличные средства под отчет на хозяйственные, командировочные, представительские и другие расходы. Список подотчетных лиц, регулярно получающих денежные средства под отчет на административно-хозяйственные расходы, оформляется приказом по администрации.
Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Положением о ведении кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ (утв. Банком России 12.10.2011 г. № 373-П.).
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы.
Перед тем как направить работника в командировку, необходимо оформить:
служебное задание;
приказ о направлении работника в командировку;
командировочное удостоверение, форма которого утверждена Госкомстататом России.
Размер аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется заданием (что купить, оплатить) и условиями командировки (пункт назначения, виды транспорта, продолжительность командировки).
Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.), а также командировочное удостоверение.
Остаток подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета. У лиц не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое). По дебету счета записываются суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и неиспользованные и сданные по приходным кассовым ордерам.
Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника организации в ведомости и журнале-ордере по счету 71.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда удержания не могут быть произведены).
1. Выданы работнику из кассы наличные денежные средства на командировочные и другие расходы:
Д-т сч. 71 К-т сч. 50
2. Отражается оплата подотчетными лицами разных расходов, связанных сприобретением оборудования, материалов, их доставкой и хранением
Д-т сч. 07, 08, 10, 15 К-т сч. 71
3. Отражается НДС по материальным ценностям, работам, услугам
Д-т сч. 19 К-т сч. 71
4. Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг
Д-т сч. 20, 23, 25, 26 К-т сч. 71
5. Отражается сумма расходов, осуществленных подотчетными лицами и связанных с продажей продукции
Д-т сч 44, 45 К-т сч. 71
Отражается возврат работником в кассу неизрасходованных подотчетных сумм
Д-т сч 50 К-т сч 71
Отражается стоимость приобретенных подотчетным лицом ценных бумаг
Д-т сч 58 К-т сч. 71
Отражена сумма невозвращенного аванса:
Д-т сч. 94 К-т сч. 71
Удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты работника:
Д-т сч. 70 К-т сч. 94
При невозможности удержания из оплаты труда работника:
Д-т сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» К-т сч. 94