Система организационного общения

Система организационного общения – это совокупность каналов общения, связывающих элементы организационной структуры. Такая система предназначена для сбора, передачи и обработки информации. Обработка информации включает такие процессы, как анализ, тиражи­рование, хранение и обновление информации. Информация, исходящая от руководства, используется для контроля и координации внутренней деятельности организации с целью достижения ее адаптации к внешней среде.

Формальная система общения в организации предписывает и огра­ничивает поток информации среди работников. Без этих ограничений и определения соответствующих информационных каналов и типов сооб­щений организационное общение превратилось бы в неуправляемый, хаотический процесс. Можно представить себе эффективность произ­водственною совещания, на котором десять человек пытаются одновременно высказать свои мнения.

В системе организационного общения различают несколько пото­ков – восходящий, нисходящий и горизонтальный (рис.10.2), Каждый из них выполняет специфическую функцию в организации.

Нисходящий информационный поток. Коммуникативный поток, дви­жущийся от верхнего уровня в группе или организации к более низкому уровню, является нисходящим. Наиболее характерным примером такого коммуникативного потока является общение начальника со своими не­посредственными подчиненными. Этот поток общения выполняет фун­кции передачи приказов, указаний и инструкций, а также мотивирования и оценки сотрудников.

П риказы и инструкции становятся все более детализированными и оп­ределенными по мере прохождения и интерпретации каждым промежу­точным уровнем в организационной иерархии. Менеджеры каждого уров­ня управления выступают своеобразными «фильтрами», регулирующими

Организация

Рис.10.2. Информационные потоки в организации

объем информации, проходящий через них от вершины к основанию орга­низационной пирамиды. Помимо приказов и инструкций нисходящее об­щение может включать в себя информацию об организационных целях, правилах, ограничениях, стимулах, привилегиях и т.д. Кроме того, это ка­нал обратной связи, так как подчиненные получают информацию о том, как они справляются со своей работой.

Восходящий информационный поток. Восходящая информация в организациях движется от более низкого к более высокому уровню. Основная функция восходящего потока общения состоит в получении руководством информации о деятельности и настроениях персонала на низовых уровнях. Этот поток может включать: отчеты о выполнении ра­бот, предложения, рекомендации, мнения, жалобы и просьбы о поддержке и помощи. Поднимаясь к более высоким уровням управления, ин­формация фильтруется, приобретая сжатый, обобщенный вид. Наибо­лее частыми средствами восходящего общения выступают производ­ственные совещания, письменные записки и общение в часы приема и по телефону. Некоторые организации также используют анкетные опро­сы, регулярные встречи с персоналом и представителями профсоюзов, интервьюируют работников, покидающих организацию, внедряют сис­темы подачи жалоб и т.д. Пример восходящего и нисходящего потоков организационного общения представлен на рис.10.3

Президент компании

Начальник

цеха

Мастер

Рабочий

Рис.10.3. Пример восходящего и нисходящего потоков организационного общения

Горизонтальные информационные потоки. Когда общение происхо­дит среди членов одной и той же группы, среди руководителей или пер­сонала одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, так как позволяет сохра­нить время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других – происходит спонтанно.

Общение на горизонтальном уровне – это обмен информацией меж­ду людьми, которые находятся на одинаковых иерархических ступенях. К этому типу также относят общение между людьми, стоящими на различных управленческих уровнях, но не связанных прямым подчинением (так называемое диагональное общение) (рис.10.4).

Горизонтальное общение наиболее типично для работников, работа­ющих в одной группе, и для членов различных групп, выполняющих вза­имозависимые задачи. Структура горизонтального общения тесно связа­на с производственными процессами внутри организации.

Основная функция горизонтального общения состоит в координации и решении текущих задач. Такое общение быстрее и эффективнее, чем взаимодействие через формальные иерархические связи. Например, если два мастера будут согласовывать с руководством каждый шаг своего со­трудничества со смежной бригадой (рабочей группой), то такое согла

Директор

Начальник

цеха

Начальник

цеха

диагональное

Мастер

Мастер

общение

горизонтальное

общение

Рис.10.4. Горизонтальное и диагональное общение в организации

сование потребует участия всех звеньев управления, и, разумеется, дли­тельного времени. Если они постоянно решают смежные задачи и долж­ны принимать срочные решения, прямое горизонтальное общение бу­дет просто необходимым. Разумеется, прямое взаимодействие не исключает регулярного информирования руководства о текущей деятель­ности рабочей группы.

Горизонтальные потоки общения в организации, как правило, загружены значительно больше, чем вертикальные. Одна из причин состоит в том, что люди более расположены говорить свободно и открыто с равны­ми по статусу, чем с руководством.

Горизонтальный обмен информацией в этом случае менее подвер­жен искажениям, поскольку у работников одного уровня взгляды совпа­дают чаще. Более того, содержание горизонтальных сообщений носит в основном координационный характер, тогда как у вертикальных, идущих сверху вниз — приказной. Сообщения, движущиеся снизу вверх, содер­жат главным образом информацию о производственной деятельности на исполнительском уровне.

Организационные структуры, как правило, затрудняют функциони­рование горизонтальных потоков информации между индивидами раз­личных подразделений. Предполагается, что сообщения движутся по сту­пеням иерархии до общего для обоих подразделений начальника, а затем направляются вниз. Естественно, это замедляет скорость горизонтальных сообщений. Файоль защищал идею специально предусмотренных меха­низмов поперечной коммуникации в организации, заметив, что имеется много видов деятельности, успех которых зависит от их быстрого испол­нения, и что необходимо найти способы сочетания должного почтения к иерархическим каналам с удовлетворением потребности в быстрых действиях.