Konspеkt_Vrеmеnnые ramki proеkta i rеsursы

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Практикум 2

1)Установите произвольное время выполнения для каждой из операций, определенной вами в Практикуме 1. Постройте сетевую диаграмму вашего проекта и определите время его реализации. Определите общий резерв времени и постройте диаграмму Ганта.

2)Выполните задание на собственном примере проекта.

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

3. Ресурсы проекта

Доскональное изучение сетевого анализа может создать впечатление, что при решении задач проекта важно только время. Действительно, зачастую именно время выступает наиболее значимой действующей силой, однако нередко и другие факторы влияют на возможность реализации проекта. Так, например, всегда нужно предполагать, что нужное оборудование должно быть в наличии в требуемом количестве. Наличие таких факторов, как рабочая сила, оборудование, производственные площади и т. д., влияют не только на потенциальные возможности реализации работы, но и необходимое время для этого. Анализ временных рамок проекта всегда должен основываться на существующих материальных возможностях и ограничениях.

Ресурсами называют компоненты проекта, обеспечивающие его выполнение и включающие материалы, исполнителей, оборудование, энергию и т. д. Соответственно, каждая проектная операция нуждается в ресурсах. Каждый временной анализ проекта основывается на возможном применении установленного количества ресурсов, а значит, при начальном определении длительности проекта существует возможность заранее определить расходование ресурсов.

В ходе каждой проектной операции входные ресурсы преобразуются в выходную продукцию или услугу. Как правило, для выполнения операции необходимы следующие входные ресурсы:

―люди,

―оборудование,

―материалы,

―энергия,

―информация.

Согласно общепринятой классификации входов операций преобразования, выделяют два класса ресурсов:

1.Ресурсы, подвергаемые преобразованиям и входящие в состав выходной продукции.

2.Ресурсы, необходимые для осуществления преобразования, но не входящие в состав выходной продукции.

Примеры

Примерами первого класса ресурсов можно считать:

―различные материалы – например, сталь для производства автомобилей, почтовые отправления или продукты питания в ресторане;

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

―информацию – например, бизнес-информацию, обрабатываемую в консалтинговой компании, или информацию, транслируемую телекомпанией.

Примерами второго класса ресурсов можно считать:

―основные средства – машины, оборудование, заводы, землю, здания;

―расходные материалы – безвозвратно переводимые ресурсы, например, энергоносители для плавки стали, или канцтовары для сотрудников офиса, или вода для ресторанной кухни;

―людей – в настоящее время все чаще называемых человеческими ресурсами.

Операцию, не требующую участия людей (как правило, наемных работников подразделения компании, осуществляющего операцию), трудно себе представить. Этот вид ресурсов задействуется во всех указанных примерах операций преобразования.

Планирование и управление входными ресурсами является, очевидно, главной заботой руководителя проекта. В связи с тем, что входные ресурсы очень многообразны по своей природе, руководитель проекта должен использовать в управлении ими различные подходы.

Люди в операциях преобразования – это чаще всего персонал компании. Работа по управлению человеческими ресурсами, как правило, включает в себя: наем, обучение, мотивирование, планирование проектных заданий, организацию работы, оплату труда и многие другие виды деятельности.

В индустрии развлечений и сервиса потребители услуг сами выступают компонентами преобразования. Их прохождение через операции преобразования в целом аналогично обрабатыванию материалов. Но материалы не могут предъявить жалобу или направиться за искомой продукцией (услугой) в другую компанию, если их вынуждают длительное время ожидать или обслуживают не так, как им этого хотелось бы. Об этом нужно помнить, особенно в процессе планирования клиентов, обслуживаемых в порядке очереди, и управления ими.

Материалы могут либо использоваться, либо перерабатываться в процессе выполнения операций. В отличие от клиентов, материалы не предъявляют жалобы, если их перед применением долго хранят на складах. Однако формирование материальных запасов ведет к увеличению расходов. Другой отличительной чертой любых материалов является то, что они поступают в компанию от поставщиков.

Информация является ресурсом, который может либо употребляться в том виде, в котором она поступила, либо обрабатываться перед применением. Использование информационных технологий в последнее время значительно расширило возможности работы с информацией обоими этими способами.

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Оборудование, как и иные основные средства производства, является главным средством, которое не расходуется немедленно и целиком, а служит многие годы. Оборудование, как правило, является главным фактором, обусловливающим производственный потенциал компании. Заменить его нелегко, и на это необходимо много времени. Отсюда следует, что временные границы планирования управления оборудованием велики по отношению к другим видам входных ресурсов.

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

4. Распределение ресурсов проекта

Наиболее важная роль в системе планирования ресурсов принадлежит их распределению. Одна из возможных структур распределения ресурсов изображена на рис. 7.

Начало

планирования

Назначение

ресурсов

Разработка

графиков

Рис. 7. Структура распределения ресурсов

Когда начинаются новые проекты, они включаются в общую ресурсную нагрузку компании. Для них определяют нужные ресурсы. Состояние текущих проектов регулярно сопоставляется с имеющимися ресурсными запасами для расчета их резервов. Эти данные должны быть как можно более подробными, т. к. являются основой для выработки решений по ресурсному распределению. Следом за распределением ресурсов по операциям разрабатывают детальные графики.

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Разработка планов и графиков их исполнения подразумевает распределение ресурсов по операциям. В ряде случаев это само по себе является довольно-таки непростой задачей.

Чаще всего составляют несколько графиков надлежащих ресурсов:

График последовательности операций. Здесь отображают порядок выполнения проектных операций с установкой времени их начала и завершения, а также задействованных процессов. При этом для большей наглядности нередко используют диаграммы Ганта.

График задействования человеческих ресурсов. На нем отображают ту работу,

которую каждый из участников проектной команды будет выполнять в определенный день или неделю.

График работы оборудования. На нем обозначают степень задействования функциональных возможностей каждого компонента в системе технологического оборудования в текущий период времени.

График расхода материалов. Он отображает, какие материалы будут нужны.

При планировании нужно учитывать непременную ограниченность ресурсов по следующим факторам:

Оборудование. Некоторые машины обладают не такими технологическими возможностями для конкретных операций, чем другие. Могут устанавливаться дополнительные требования по их технической эксплуатации (обслуживанию). Также может понадобиться некоторое время на переналадку или переоснащение какого-либо оборудования для выполнения конкретных операций.

Люди. Люди могут не быть на рабочем месте не только в связи с запланированными отпусками или праздниками, но и, к примеру, в связи с болезнью.

Материалы. Могут возникать значительные задержки в поставках тех или иных материалов. Также возможны недопоставки, пересортицы и другие проблемы.

Составление конкретного календарного плана проекта с учетом обеспеченности ресурсами зависит от конкретных целей. К примеру, вопросом особой важности может быть завершение проекта к намеченному сроку без учета ресурсных затрат. Такие планы имеют ограничения по времени. Или, наоборот, в условиях малого количества денежных средств на реализацию проекта выделяется ограниченное количество ресурсов, но сроки реализации при этом в расчет не принимаются. Такие планы имеют ограничения в ресурсах.

Перед тем как начать реализацию проекта, его руководитель должен четко определить критерий, относительно которого будет производиться распределение ресурсов.

Вкачестве этого критерия можно принять:

―максимальное задействование ресурсов;

―минимизацию наибольшей потребности в ресурсах;

―минимизацию наибольших изменений потребности в ресурсах.

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Одним из множества возможных способов решения задачи распределения ресурсов является метод «проб и ошибок» на основе графиков ресурсов. График ресурсов можно построить, если суммарная потребность в том или ином ресурсе выстраивается на определенных постоянных временных интервалах. Такими интервалами может быть, например, один день или неделя, месяц.

Ресурсы, необходимые для выполнения каждой операции, суммируются по всем операциям, осуществляемым одновременно. При этом предполагается, что каждая операция начинается в самый ранний срок ее выполнения (рис. 8.).

Требуемое количество работников

Наличие работников

0 5 10 20 25

Дни

Рис. 8. График ресурса «рабочая сила»

В примере, приведенном на рисунке, перерасход ресурсов происходит в дни с пятого по десятый. Это значит, что если расход ресурсов не будет перераспределен или не будут привлечены запасные ресурсы, то можно ожидать срыва проектных операций в эти дни. Решить эту проблему можно, внеся изменения в расписание тех операций, которые являются причиной перерасхода. Например, можно задержать выполнение операций на несколько дней и тем самым избежать перерасхода ресурсов.

Несмотря на то, что некоторые проектные операции не обладают явной логической последовательной взаимосвязью, одновременная их реализация часто оказывается невозможной из-за ресурсного ограничения. Это ограничение можно представить на графике ресурса, если провести горизонтальную линию, соответствующую имеющемуся количеству этого ресурса. Этот прием позволяет не назначать реализацию ресурсоемких операций на один и тот же период.

Рассмотрим пример календарного планирования проектных операций с учетом имеющихся людских ресурсов на нашем примере. В таблице 5. приведено описание этих операций.

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Таблица 5.

Длительность операций проекта и необходимое количество работников

Предположим, что для выполнения этих операций компания может выделить одновременно не более четырех сотрудников. Рассчитаем, сколько потребуется времени для осуществления операций, и как надлежит распределить работников. Допустим также, что каждый из работников может выполнять любую операцию.

Воспроизведем диаграмму Ганта (рис. 9.).

Дополним теперь диаграмму Ганта соответствующим графиком ресурсной нагрузки (рис. 10.), руководствуясь таблицей 5. Для того чтобы его построить, суммируем число работников, которые понадобятся нам в каждом периоде. Так, например, с начала реализации проекта и до восьмого дня одновременно выполняются первая и вторая операции. Для выполнения первой операции нам необходимо три работника, а для второй операции – два. Значит, в этот период нам необходимо всего пять работников.

Рис. 10. График ресурсной нагрузки

Построив график ресурсной нагрузки, мы видим, что ограничение на число работников нарушается, начиная с первого дня реализации проекта и до восьмого дня.

Эту проблему можно решить двумя путями:

1.Начать выполнять первую операцию на восемь дней позже. Однако из-за того, что эта операция является критической, такое изменение приведет к переносу сроков изменения всего проекта на восемь дней позже. Смещение начала выполнения второй операции на восемь дней приведет к такому же результату. Хотя эта операция и не является критической, от срока ее завершения зависит начало выполнения третьей, критической операции.

2.Найти возможность привлечь в этот период еще одного работника. Это позволит не отодвигать срок окончания проекта.

Передвигая некритические операции вплоть до самых поздних сроков их начала, можно менять профиль ресурсной нагрузки, обеспечивая оптимальное использование ресурсов. Так, например, можно избежать привлечения всех четырех выделенных работников в восьмой день проекта, сместив срок начала четвертой операции на три

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

дня (рис. 11.). Большой временной резерв времени для четвертой операции позволяет это сделать.

В целом информация, полученная по результатам ресурсного анализа проекта, помогает акцентировать внимание руководителя и членов проектной команды на «узких» местах в плане работ и заранее внести необходимые коррективы в организацию проекта.

Операции

Операция 1

Операция 2

Операция 3

Операция 4

Операция 5

Операция 6

Рис. 11. Оптимизированный график ресурсной нагрузки