Ключевые и уникальные поля
Создание базы данных следует начинать с детальной разработки структуры ее таблиц. Эта структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Уже имеющиеся данные, должны быть доступны для выбора при добавлении новой записи с идентичными полями. Если ручной ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, то структуру базы необходимо изменить, придумав другой набор связанных таблиц, устраняющий этот недостаток.
Для надежной работы связей между всеми таблицами базы данных и быстрого поиска по данным из одной таблицы всех связанных с ними записей в других таблицах, необходимо предусмотреть так называемые уникальные поля.
Уникальное поле-это поле, значения в котором не могут повторяться.
Поле Фамилияв таблицеАвторвполне может содержать нескольких Ивановых, Петровых или Сидоровых, точно также как полеИмяможет пестрить различными Аланами, Эдуардами и Робертами. Это означает, что эти поля не являются уникальными и поэтому их нельзя использовать для связи между таблицами. ПолеНазвание- более удачный кандидат на почетное звание уникального поля, но не тут то было... Многие современные авторы очень любят называть свои произведения в точности так, как это делали Пушкин, Лермонтов или Толстой. Что же тогда остается делать?
Выход всегда есть! Если ни одно поле в Вашей таблице не приемлемо как уникальное, то его можно создать искусственно. Например, введя в таблицу шифр записи. Это могут быть буквы (например, первые буквы слов названия кники), цифры или их комбинация, но самое главное - они не будут повторяться, а значит, станут уникальными для каждой записи в таблице.
Скорее всего, поле Шифрокажется уникальным и позволит создать связи между таблицами, но было бы хорошо, если бы компьютер сигнализировал нам в том случае, если вдруг записи в этом поле повторяться. Для этого вводится понятиеключевое поле. При создании структуры таблиц, можно одно поле (или одну комбинацию полей) сделать ключевым. С такими полями компьютер работает особо. Он автоматически проверяет их уникальность и значительно быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле в этой ситуации становится очевидным кандидатом для создания связей между таблицами. Иногда такое поле еще называютпервичным ключом.Если при создании таблицы Вы не задали ключевое поле, то СУБД вежливо напомнит о том, что первичный ключ не задан и предложит создать такое поле.
Часто в качестве уникального поля создают поле, имеющее тип Счетчик(см. типы полей в"Шаг 3 - Свойства и типы полей"). Ввести два одинаковых значения в такое поле просто невозможно. Приращение значения этого поля происходит автоматически, при добавлении новой записи в таблицу, независимо от желания создающего эту запись. Компьютер сам следит за этим полем и не позволит вносить туда какие-либо изменения.
Объекты Access
После запуска программы Access, Вам будет предложено три возможных варианта дальнейших действий. Можно выбрать из списка уже существующую базу данных (созданную в прошлых сеансах работы), создать новую базу (действуя, что называется с "нуля"), либо воспользоваться мастером создания баз данных. Для начала, просто создадим пустую базу, установив переключатель в положениеНовая база данныхи нажав кнопкуОК.
Далее СУБДзапросит имя будущей базы и сохранит ее в виде .mdbфайла, в папке указанной при помощи вспомогательного окна проводника (по умолчанию дляMS Officeэто папкаМои документы, но желательно хранить базы в отдельной, специально созданной для этих нужд папке). Имя базы данных должно описывать ее содержимое. Это необходимо для дальнейшего более простого ориентирования в массе созданных Вами файлов.
После выполнения всех подготовительных работ будет сформирована совершенно пустая БД. Исходное окно содержит шесть вкладок, представляющих шесть видов объектов, с которыми в дальнейшем и будет работать программа.
Таблицы- это основные и самые необходимые объекты любой БД. Их назначение уже рассматривалось в"Шаг 4 - Связь между таблицами". Напомню, что именно в таблицах хранятся все данные, и чтореляционная БДможет содержать целый набор взаимосвязанных таблиц.
Запросы- это специализированные структуры, создаваемые для осуществления обработки базы данных. С помощью запросов можно упорядочить данные, произвести их фильтрацию, объединение, отбор или даже изменение.
Формы- это объекты, позволяющие вводить в базу новые данные или просматривать уже существующие, в удобной для пользователя форме (виде, представлении).
Отчеты- эти объекты говорят сами за себя. Они выдают данные на принтер или другое устройство вывода (это может быть и монитор), в удобном и наглядном виде. Например, в виде бланка или счета.
Макросы- это набормакрокоманд. Когда возникает необходимость частого выполнения одних и тех же операций с БД, имеется возможность сгруппировать набор команд в одинмакрос. После чего, инициализацию его выполнения закрепляют за определенной комбинацией клавиш клавиатуры. Простыми словами, нажатие этой комбинации при работе с базой, приводит к выполнению всей последовательности действий записанных в макрос.
Модули- это программы созданные средствами языкаVisual Basic. Позволяющие дополнить стандартные средстваAccess, если уже имеющихся не хватает для удовлетворения всех требований к работеСУБД. Программист под заказ, может расширить возможности системы, дописав необходимые модули и добавив их в Вашу БД.