20.2. Инструментарий проведения аудита персонала

Основными инструментами сбора информации при проведении аудита персонала являются:

• интервью

• анкетные опросы и обзоры

• анализ официальных документов

• внешняя информация

• эксперименты в области управления персоналом.

В аудите персонала интервью — наиболее применимый инст­румент сбора информации, применяемый для получения инфор­мации для анализа рабочего процесса, выяснения суждений ра­ботников по определенным вопросам. В ходе беседы каждый последующий факт дополняет или опровергает предыдущие, раскрывает побочные факты и неожиданные взаимосвязи, влия­ния или ограничения. В области управления персоналом полу­чаемые комментарии позволяют аудиторам определить сферы, требующие оптимизации. Критичность работников может свидетельствовать о низком уровне удовлетворения их потребностей и о необходимости развернуть работу службы управления персо­налом в эту область. Весьма информативным может быть т.н. «выходное» интервью. Интервью с увольняющи­мися работниками проводятся, чтобы изучить их представления об организации. Анализ данных такого интервью позволяет вы­являть и осуществлять меры по предотвращению текучести. Ниже представлен обра­зец типичных вопросов, задаваемых в таких интервью. Данное интервью проводилось службой управления персоналом до ау­дита; позже, в процессе аудита, эти ответы учитывались для нахождения при­чины неудовлетворенности служащих и других проблем управ­ления персоналом.

Пример

Форма Выходного интервью

ФИО работника Дата приема

ФИО интервьюера Дата интервью

ФИО менеджера Отдел

1. Соответствовали ли ваши рабочие обязанности вашим ожиданиям? Если нет, то почему?

2. Каково ваше откровенное и честное мнение относительно:

а) вашей работы?

б) условий вашего труда?

в) вашей компетентности в работе?

г) обучения, обеспеченного вам компанией?

д) вашей зарплаты?

е) предоставляемых компанией льгот и услуг?

ж) помощи со стороны вашего менеджера?

3. Какова главная причина вашего ухода из компании?

1. Что мы могли бы сделать, чтобы удержать вас от ухода?

2. Что могло бы быть предпринято, чтобы сделать фирму наиболее привлекательным для работы местом?

Один из наиболее объек­тивных и экономичных методов – это проведение опросов об отношении работников к работе. Использование анкет позволяет получить большое количество фактов от большого числа людей. Такие опросы представляют собой, как правило, самостоятель­ное заполнение респондентом вопросников или анкет. Эти инст­рументы используются довольно часто, потому что интервью – дорогостоящая процедура и обычно используется только в от­ношении немногих работников. Опросы работников особенно результативны для оценки взаимоотношений в коллективе, мо­тивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций. Кроме того, анкетные опросы позволяют получить более искренние ответы по сравнению с интервью.

Ино­гда проблемы могут быть вскрыты только после изучения отчетов фирмы. Изучение отчетов помогает определить соответствие деятельности в области управления персоналом требованиям законодательства и положениям кадровой политики организации, а также выявить проблемные области. Обычно в ходе аудита пер­сонала используются следующие отчеты:

ОТЧЕТ О БЕЗОПАСНОСТИ И ЗДОРОВЬЕ определяет различия до и после реализации программ управ­ления персоналом, нацеленных на снижение уровня текучести и абсентеизма и показывает нарушения ТК РФ и норм здоровья.

Пример

МНЕНИЕ РАБОТНИКОВ ОТНОСИТЕЛЬНО РУКОВОДИТЕЛЯ

• Есть ли у некоторых руководителей подчиненные, которые исклю­чительно удовлетворены или не удовлетворены работой?

• Нуждаются ли определенные руководители в обучении навыкам контроля и регулирования человеческих взаимоотношений?

• Улучшились ли отношения, начиная с последнего (прошлого) отчета?

МНЕНИЕ РАБОТНИКОВ ОТНОСИТЕЛЬНО ИХ РАБОЧИХ МЕСТ

• Что является общими элементами для рабочих мест, которые порождают отрицательные отношения? Положительные отношения?

• Можно ли скорректировать те рабочие места, которые показали недостаточное удовлетворение?

• Можно для ли рабочих мест, по которым выявлено недостаточное удовлетворение, ввести альтернативные режимы работы (например, укороченная рабочая неделя или гибкий график)?

ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТНИКОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

• Считают ли работники, что они работают у хорошего работодате­ля? Или плохого?

• Считают ли работники, что они «делают карьеру» или просто вы­полняют работу?

• Чувствуют ли работники, что у них есть некоторое место, куда можно обратиться для решения их проблем, кроме их непосредст­венного начальника?

• Чувствуют ли работники себя информированными относительно достижений компании?

• Знают ли работники то, что ожидается от них на их рабочих мес­тах?

• Удовлетворены ли работники своей зарплатой? Льготами и вознаграждениями?

ЖАЛОБЫ РАБОТНИКОВ, в которых фиксируютсясущность и причины недовольства, отсутствие ясно­сти в области деятельности по управлению персоналом. Жалобы могут касаться рабочих мест, менедже­ров, представителей профсоюза, неточностей трудового договора и пр.

ИЗУЧЕНИЕ СИСТЕМЫ ВОЗНАГРАЖДЕНИЙ, позволяет ответить на вопросы:

• Соответствует ли уровень заработной платы условиям рынка труда?

• Понятен ли работникам принцип дополнительных выплат и льгот?

• Соответствует ли система премий и пакет дополнительных льгот местным условиям?

Аудиторская команда тщательно рассматривает методы ком­пенсации, используемые на предприятии и,прежде всего, уровень заработной платы, систему льгот и услуг. Система дополнительных льгот также изучается с целью выяснения ее конкурентоспособности и согласованности с прави­тельственными нормами.

ИЗУЧЕНИЕ КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ И ПРОГРАММ позволяет сделать заключение относительно следующих позиций:

• Достигает ли каждая программа заявленных целей?

• Следуют ли программам и кадровой политике специалисты службы управления персоналом и линейные руководители?

Аудиторы оценивают согласованность программ в области управления персоналом друг с другом и их интегрированость в общефирменное управление, а также их выполнение.

ИЗУЧЕНИЕ ТЕКУЧЕСТИ / АБСЕНТИЗМА, анализ которых явно свидетельствует о благополучии либо неблагополучии организации.

• Есть ли в этом вопросе явные причины или тенденции, например, свя­занные с возрастом, полом, этнической и религиозной принадлежностью?

• Как эти данные сопоставимы с аналогичными данными у других работода­телей?

Аудитор определяет изменения в показателях текучести и аб­сентеизма до и после реализации программ по управлению пер­соналом.

Другой инструмент получения информации аудиторами – внешняя инфор­мация. Исследование, ограниченное только изучением внутренних отношений в организации и отчетов, может раскрыть неблагопри­ятные тенденции. А внешние сопоставления дают аудиторской команде перспективу, с позиций которой могут быть оце­нены действия фирмы.

Значительный объем внешней информации поступает из опублико­ванных государственных статистических данных, отраслевых сборников, периодики научно-практического характера. Используются официальные статистические материалы Госкомстата России и Минтруда России, такие как:

• статистика экономической активности населения, обследова­ние населения по проблемам занятости

• статистика численности, заработной платы, условий труда работников — данные предприятий и организаций

• расчеты баланса трудовых ресурсов

• расчеты обобщающих показателей на основе интеграции данных из различных источников.

Эти данные позволяют аудитору получить информацию по наиболее важным для оценки современного состояния экономи­ки индикаторам: среднемесячной заработной плате, просрочен­ной задолженности по ее выплате, среднему числу замещенных рабочих и вакантных мест, движению кадров, прогнозам пред­приятий по высвобождению персонала, отработанному времени, вынужденной неполной занятости и потерям рабочего времени по этой причине, условиях труда работающих, уровне и динами­ке производительности труда.