3.2. Ревизия как основной метод финансового контроля

Слово ревизия происходит от лат. revisio– пересмотр. Документальная ревизия представляет собой контрольное изучение ранее проведённых хозяйственных операций с точки зрения их законности, достоверности и экономиче­ской целесообразности.

Ревизия по времени осуществления относится к после­дующему контролю и проводится путём сплошной или вы­борочной проверки совершённых хозяйственных операций по данным первичных документов, записей в учётных реги­страх и отчётности. Она объединяет в себе фактический и документальный контроль, что позволяет наиболее полно и глубоко проверить результаты производственной и хозяйст­венно- финансовой деятельности предприятий, организаций и учреждений, эффективность использования находящихся в их распоряжении материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

В ходе ревизии изучаются все стороны хозяйственно- фи­нансовой деятельности проверяемых предприятий, органи­заций и учреждений, что не является обязательным при осуществлении других способов финансового контроля. В отличие от них ревизия имеет чёткий правовой статус, оп­ределяющий границы её распространения; сроки проведе­ния (ежегодно - в хозрасчётных организациях и предпри­ятиях, один раз в два года – в бюджетных учреждениях и организациях); определены права и обязанности лиц, дея­тельность которых проверяется; порядок оформления и рас­смотрения результатов ревизии.

Следовательно, ревизия- метод последующего контроля за производственной и хозяйственно - финансовой деятель­ностью предприятий, организаций и учреждений, в процессе которого устанавливается законность, достоверность и экономическая целесообразность совершённых хозяйст­венных операций, ведение бухгалтерского учёта в соответ­ствии с действующими положениями и нормативными ак­тами, а также достоверность учётных и отчётных показате­лей.

Порядок организации и проведения ревизий регламенти­рован Указом Президента Республики Беларусь № 673 «О некоторых мерах по совершенствованию координации дея­тельности контролирующих органов Республики Беларусь и порядка применения ими экономических санкций» от 15.11.99.

Основными задачами являются:

• проверка соблюдения субъектом предпринимательской дея­тельности законодательства в сфере экономиче­ских отношений;

• проверка законности совершаемых субъектом предпринимательской деятельности хозяйствен­ных и финансовых операций;

• обеспечение сохранности государственного иму­щества;

• своевременное выявление, пресечение и предот­вращение правонарушений, наносящих ущерб эко­номическим интересам Республике Беларусь;

• установление причин и условий, способствующих их совершению;

• принятие мер по возмещению причинённого ущерба;

• выявление неиспользуемых ресурсов повышение эффективности экономической деятельности субъ­екта предпринимательства.

В процессе ревизии фиксируются только документально подтверждённые факты злоупотреблений, бесхозяйственно­сти, халатного отношения, использование служебного по­ложения в корыстных целях, нарушений финансовой дис­циплины, требований действующего законодательства, нормативных положений и инструктивных указаний, при­чины, условия возникновения и последствия нарушений и т.д.

Ревизии подразделяются на ведомственные, вневедомст­венные и внутрихозяйственные.

Ведомственные ревизиипроводятся контрольно–ревизионным аппаратом вышестоящих органов (министерств, госу­дарственных комитетов, иных республиканских органов го­сударственного управления) в подведомственных им пред­приятиях, организациях и учреждениях.

Вневедомственные проверкипроводятся контрольно–ре­визионным аппаратом органов государственного контроля, наделённых определёнными правами по отношению к предприятиям, организациям и учреждениям всех отраслей экономики независимо от ведомственной подчинённости. К ним относятся, например, ревизии, проводимые Комитетом государственного контроля Республики Беларусь.

Внутрихозяйственными называются ревизии, проводимые внутри предприятия с целью контроля деятельности вхо­дящих в него структурных подразделений, не имеющих юридической самостоятельности.

По организационному признаку различают ревизии плано­вые и внеплановые.

Плановые ревизиипроводятся в соответствии с планом ревизионной работы. Вышестоящие органы планируют ежегодное проведение ревизий в подведомственных хоз­расчётных предприятиях и организациях, а в бюджетных организациях и учреждениях, которые не осуществляют хо­зяйственные операции, - не реже одного раза в два года.

Внеплановые ревизиимогут быть вызваны неблагополуч­ным положением дел на отдельном предприятии, обнару­жении фактов хищений и злоупотреблений, просьбой судебно–следственных органов. Материалы внеплановых ре­визий дают возможность следственным органам установить лиц, виновных в злоупотреблениях, способы совершения хищений и суммы материального ущерба.

В зависимости от полноты проверки деятельности пред­приятия ревизии подразделяются на комплексныеитематические.При комплексной ревизиипроверяются все стороны дея­тельности предприятия. Эта ревизия осуществляется брига­дой, в состав которой кроме бухгалтера – ревизора входят специалисты, знающие экономику и технологию производ­ства, организацию труда и другие вопросы производствен­ной и финансово –хозяйственной деятельности.

Тематическая ревизияназначается в целях проверки со­стояния отдельных разделов (частей, участков) экономиче­ской и социальной деятельности предприятий или органи­заций для детального изучения соответствующих вопросов и конкретных мероприятий по устранению выявленных не­достатков.

В зависимости от полноты проверки хозяйственных опе­раций ревизии классифицируются на сплошные, выбороч­ные и комбинированные.

При сплошной ревизиипроверяются все без исключения хозяйственные операции, записи в учётных регистрах и от­чётные показатели за ревизуемый период. Это наиболее эффективный вид ревизии.

Выборочная ревизияпредусматривает проверку хозяйст­венных операций и бухгалтерских документах не за весь ревизуемый период, а только за время, заранее намеченное ревизором, т.е. за определённые промежутки времени внутри ревизуемого периода.

Комбинированная ревизиясочетает элементы сплошной и выборочной ревизий хозяйственных операций.

Кассовые операции и расчёты с подотчётными лицами проверяют сплошным способом, все другие хозяйственные операции – выборочным. Однако, если в процессе выбороч­ной проверке будут выявлены злоупотребления, хищения и другие серьёзные нарушения финансовой или расчетно-платежной дисциплины, то следует провести сплошную про­верку документов и записей в учётных регистрах.

Результаты ревизии, в ходе которой выявлены нарушения законодательства в сфере экономике, оформляются актом. Но если в ходе проверки не выявлено нарушений законода­тельства, то результаты оформляютсясправкой.

Актсостоит из вступительной (общей) и результативной (исследовательской) частей. Во вступительной указываются полное наименование документа (акта), дата и место его со­ставления, основание для проведения ревизии, дата начала и окончания ревизии, состав ревизионной группы, наимено­вание ревизуемого предприятия и периоды производствен­ной и хозяйственно–финансовой деятельности, за которые проводилась ревизия, фамилии и инициалы должностных лиц ревизуемого предприятия, ответственных за его производственную и финансово-хозяйственную деятельность. Если за время ревизии произошла смена руководящих работников, в акте записываются фамилия лица, занимавшего ранее долж­ность, и время его работы, а также фамилия лица, назна­ченного на должность, и дата назначения. Это необходимо для объективного установления меры ответственности за нарушение и недостатки, обнаруженные ревизией. Далее приводятся сведения о предыдущей ревизии (кем проведена и за какой период деятельности предприятия), чтобы уста­новить, не был ли пропущен без контроля какой-либо пе­риод в деятельности ревизуемого предприятия, сообщается также, что ревизия произведена с ведома руководителя предприятия и в присутствии главного бухгалтера. После этого приводятся краткие данные о ревизуемом предпри­ятии, его организационной структуре и виде деятельности. Кроме того, в этой части акта указывают способы докумен­тальной проверки, какие операции (кассовые, банковские, расчёты с подотчётными лицами и т.д.) проверены сплош­ным способом, а какие – выборочным. Заканчивается всту­пительная (общая) часть стереотипной фразой: «Настоящей ревизией установлено следующее …», после чего следует изложение результативной (исследовательской) части.

Каждая ревизия - отдельное самостоятельное исследова­ние ревизора (или группы ревизоров). В акте ревизии изла­гаются результаты исследования, от которых зависят по­строение и содержание акта.

Акт оформляется таким образом, чтобы по каждому отра­жённому в нём факту можно было указать: содержание на­рушения со ссылкой на соответствующие нормативные акты, законы, постановления правительства, приказы и дру­гие правовые документы; лиц допустивших нарушения; по чьему указанию или разрешению совершено правонарушение и каким образом было отдано это распоряжение; когда и где допущено нарушение; каким способом совершено на­рушение и чем оно вызвано; последствия нарушения.

В акт не должны включаться факты, основанные на заяв­лениях отдельных лиц и не подтверждённые документаль­ными данными. Если в документ внесены непроверенные факты, то это лишает его доказательной силы и свидетель­ствует о слабой подготовке ревизора, недобросовестном отношении к служебным обязанностям. В акте ревизии не отражаются факты, не содержащие элементов нарушений и не свидетельствующие о наличии недостатков в работе ре­визуемого предприятия, не излагаются личные выводы и замечания ревизора в адрес руководителей ревизуемого предприятия, его отдельных служб, подразделений и долж­ностных лиц. Оценку деятельности предприятия может дать только руководитель организации, назначивший ревизию, в приказе по результатом ревизии.

Акт должен быть составлен грамотно, написан просто, ясно, деловым языком без описания структуры ревизуемого предприятия, изложения показателей из периодической и годовой отчётности, а также мелких, незначительных нару­шений, которые по указанию ревизующих были исправ­лены. Внутри каждого раздела акта следует излагать факты по их значимости, без соблюдения их хронологии во вре­мени, т.е. в первую очередь освещать самые существенные факты, характеризующие недостатки, нарушения и зло­употребления.

Таким образом, чтобы составить качественный акт ком­плексной ревизии экономической и социальной деятельно­сти предприятия или организации, необходимо:

• систематизировать собранные при ревизии факты, группируя их по следующим признакам: связанные с привлечением виновных лиц к уголовной ответственности, со взысканием с их материального ущерба без привлечения к уголовной ответственности;

• включать в акт ревизии только проверенные и документально обоснованные факты;

• отредактировать акт, не допуская в нём неточных, неясных и небрежных формулировок.

При выявлении фактов причиненного ущерба необходимо немедленно поставить в известность лицо, назначившее ревизию. Материалы таких проверок передаются в 10-дневный срок правоохранительным органам в оригиналах.

Промежуточные акты необходимы в тех случаях, когда факты, установленные в момент проверки, не могут быть подтверждены документами. Их составляют по результатом инвентаризации кассы, материальных ценностей, готовой продукции и основных средств, проверка наличия денег у подотчетных лиц и по другим операциям. Такие акты подписываются членами ревизионной группы и должностными лицами.

В справках, прилагаемых к акту ревизии, указываются содержание нарушений или злоупотреблений; наименование вышестоящей организации и должностного лица ревизуемого предприятия, выдавшего такое указание; должности и фамилии лиц, совершивших противозаконные действия; наименования, номер и дата документа, подтверждающего факты нарушений или злоупотреблении; наименование учётного регистра и формы отчётности, в которых отражены данные о произведённых незаконных операциях; размер причиненного материального ущерба.

Результаты экономического анализа производственной и финансово- хозяйственной деятельности ревизуемого предприятия оформляются в виде аналитических таблиц и расчётов, предлагаемых к основному акту ревизии.

В случае обнаружения недостачи, растрат, злоупотреблений, и других недостатков материально ответственные и должностные лица предоставляют ревизору письменное объяснение по существу вскрытых фактов, что позволяет изучить их. Если виновное лицо отказывается дать письменное объяснение, его можно истребовать служебной запиской, составленной в двух экземплярах, один из которых прилагается к акту ревизии.

Руководитель ревизионной группы, составив акт ревизии, до его перепечатки обязан ознакомить с ним руководителя предприятия и главного бухгалтера. Все замечания или возражения должны быть тщательно проверены ревизором и в случае необходимости внесены изменения, дополнения или уточнения в черновой вариант акта.

В соответствии с Указом Президентом Республики Беларусь №673 от 15.11.99 «О некоторых мерах по совершенствованию координации деятельности контролирующих органов Республики Беларусь и порядка применения ими экономических санкций» руководитель предприятия подписывает акт ревизии.

Акт, как правило, составляется в трёх экземплярах, а если нужно передать материалы ревизии соответствующим органам – отправляется ещё по одному экземпляру по каждому адресу.

Результаты комплексной ревизии обсуждаются на производственном собрании. Протокол обсуждения прилагается к основному акту.