ит

Формулы могут содержать числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые; дата и время и т.д.) и знаки математических операций.

Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.

Основные элементы электронных таблиц: столбец; заголовки столбцов; строка; заголовки строк;

неактивная ячейка; активная ячейка.

Задание

Создать таблицу «Журнал успеваемости студенческой группы», проставить значения в ячейках таблицы.

Порядок выполнения

1.Изучить возможности работы электронных таблиц MS Excel

2.Создать таблицу «Журнал успеваемости…» (табл. 3), проставить значения в ячейках таблицы (столбцы A-I)

3.Сделать вычисления (столбцы J, K), используя функции СЧЕТЕСЛИ

4.Применить условное форматирование к Зачет/Незачет.

Т а б л и ц а 3

Структура таблицы «Журнал успеваемости»

Примечание: Цвет шрифта (например, красный) в столбце К – задается Условным форматированием!

Литература: 4, 6, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 15, 18.

* Цвет шрифт – красный

21

Лабораторная работа № 6 Создание диаграмм (MS Excel)

Теоретический материал

Диаграммы используются для представления рядов числовых данных в графическом виде. Они призваны облегчить восприятие больших объемов данных и взаимосвязей различных рядов данных.

Для создания диаграммы в приложении MS Excel сначала вводят данные, которые будут использоваться для ее построения на Листе – основном документе, используемом в Microsoft Excel для хранения данных и работы с ними. (Лист также называется электронной таблицей. Он состоит из ячеек, упорядоченных в строки и столбцы. Листы всегда хранятся в книге). Затем строится диаграмма.

Приложение Microsoft Excel поддерживает различные типы диаграмм, позволяя представить данные в наиболее понятном для целевой аудитории виде. При создании новой диаграммы или изменении существующей можно выбрать любой тип (например, гистограмму или круговую диаграмму) или подтип диаграммы (например, гистограмму с накоплением или объемную круговую диаграмму). Кроме того, можно создать смешанную диаграмму, используя несколько типов диаграмм. Диаграмма, созданная в MS Excel может не только служит целям визуализации численных данных, но и отражать некоторые состояния объектов или процессов.

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Ганта (1861–1919). Гант изучал менеджмент на примере постройки кораблей во время Первой мировой войны и предложил свою диаграмму, состоящую из отрезков (задач) и точек (завершающих задач, или вех), как средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Сегодня диаграммы Ганта – один из популярных методов планирования проектов. Диаграммы визуализируют план проекта и наглядно показывают, что именно должно быть сделано, сколько времени займет каждая из задач, в каком порядке они будут выполняться, кто ответственен за их выполнение и какова общая стоимость.

Типичная диаграмма Ганта представляет собой график, на котором по горизонтали расположена шкала времени, а по вертикали – список задач. Задачи отображаются на графике в виде прямоугольных горизонтальных отрезков. Длина отрезка пропорциональна длительности задачи. Начало и конец отрезка соответствуют началу и концу задачи.

22

Рядом с отрезком отображается дополнительная информация о задаче: стоимость, исполнитель, используемые ресурсы. Площадь отрезка частично заштриховывается (в соответствии с процентом выполнения задачи).

Диаграммы позволяют визуально оценить последовательность и длительность задач, входящих в проект, сравнить планируемый и реальный ход выполнения проекта; определить, сколько ресурсов имеется и сколько потребуется, какие работы необходимо будет выполнить, оценить длительность и стоимость каждой части проекта.

Задание

Создать инструментами MS Excel диаграмму Ганта (календарный график проекта) двух видов для целей управления подготовкой пиаракции.

Порядок выполнения

1.Изучить понятие «Диаграмма Ганта» (календарный график про-

екта).

2.Изучить возможности работы электронных таблиц MS Excel .

3.Создать таблицу проекта «Пиар-акция», определить протяженность проекта, указать текущий семестр (вычислить данные столбцов «Завершено» и «Осталось») (табл. 4).

Та б л и ц а 4

Проект «Пиар-акция»

Задача 5.

ХХХ

4.Создать ленточную диаграмму с накоплением.

5.Настроить параметры диаграммы так, чтобы она приняла вид диаграммы Ганта (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма Ганта (1)

6.На другом листе книги MS Excel создать новую таблицу.

7.Используя инструменты условного форматирования, создать в ячейках таблицы диаграмму Ганта с помощью заливки (рис. 5).

Рис. 5. Диаграмма Ганта (2)

Литература: 4, 6, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 18, 19.

24

Лабораторная работа № 7 Консолидация данных нескольких электронных таблиц

(Создание сводных таблиц и диаграмм MS Excel)

Теоретический материал

Простой способ консолидации данных – создание отчета сводной таблицы из нескольких диапазонов консолидации.

Если есть несколько списков, т. е. набор строк, содержащий взаимосвязанные данные и необходимо их объединить, то одна из возможностей объединения – это использование сводной таблицы или сводной диаграммы.

Сводные таблицы предназначены для удобства просмотра данных больших таблиц, так как обычными средствами это делать крайне сложно.

Сводная таблица – это таблица, обобщающая и анализирующая данные из одной или нескольких таблиц.

Исходные данные для сводной таблицы могут находиться в списке на одном или нескольких листах рабочей книги, во внешней базе данных или в другой сводной таблице. Меняя структуру таблицы, можно получать различные сводные ведомости одних и тех же исходных таблиц.

Сводные таблицы содержат часть данных анализируемой таблицы и показываютт их так, чтобы связи между ними отображались наглядно. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений. Поэтому прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить данные.

Отчет сводной таблицы или сводной диаграммы можно создать на основе другого отчета сводной таблицы.

Если нужно изменить макет или отобразить данные без соответствующих изменений другого отчета, создайте новый отчет сводной таблицы, основанный на тех же исходных данных, что и отчет сводной диаграммы (а не на основе связанного отчета сводной таблицы).

Задание

Создать книгу MS Excel «Мониторинг СМИ» с листами консолидированных данных – в сводной таблице и сводными диаграммами.

25

Порядок выполнения

1. Создать книгу MS Excel «Мониторинг СМИ». Создать таблицы на трех листах (на каждый год, например: 2009, 2008, 2007). (Рис. 6).

Рис. 6. Образец Таблицы «Мониторинг MS Excel»

2.Найти публикации по теме «Современные технологии PR» (за три последних года).

3.Внести данные в таблицы (не менее 30 публикаций)

4.Создать сводную таблицу «Всего за три года»:

а) меню «Данные» – сводная таблица – Мастер сводных таблиц и диаграмм (рис. 7);

Рис. 7. Образец Мастера диаграмм MS Excel»

26

б) следуя по шагам Мастера задать диапазон консолидации, макет сводной таблицы, параметры и создать сводную таблицу

(рис. 8, рис. 9).

Рис. 8. Мастер сводных таблиц. Шаг 2б

Рис. 8. Мастер сводных таблиц. Макет

5. Создать сводную диаграмму 1 – «Распределение источников по типу» (газеты, журналы и т.п.) (рис. 10).

27

Рис. 10. Образец диаграммы MS Excel»

Создать сводную диаграмму 2 – «Распределение источников по языкам».

Литература: 4, 6, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 19.

Лабораторная работа № 8 Разработка БД (MS Access)

Теоретический материал

База Данных (БД) – информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов с одинаковым набором свойств или поименованную совокупность структурированных данных.

Базу данных можно представить как некое хранилище упорядоченной информации (например, в виде таблицы). Для обращения к информации, содержащейся в БД, используют системы управления базами данных БД (СУБД), которые с помощью специальных языков

28

запросов† могут находить, изменять и прочими способами работать с информацией.

Системами управления базами данных называются программы, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования данными. СУБД предназначены как для создания и ведения базы данных, так и для доступа к данным. В настоящее время насчитывается более 50 типов СУБД для персональных компьютеров. К наиболее распространенным типам СУБД отно-

сятся MS SQL Server, Oracle, Informix, Sybase, DB2, MS Access и др.

Приложение Microsoft Office Access – это настольная система управления реляционными базами данных, предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем

Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

СУБД MS Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов. К основным возможностям СУБД MS Access можно отнести следующие:

1)проектирование базовых объектов (двумерные таблицы с полями разных типов данных);

2)создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей;

3)ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики;

4)создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Задания

1.Создать БД СМИ Новосибирска:

а) создать основную таблицу БД с помощью Мастера; б) в таблице создать одно поле с маской (например, ГодВыхода);

1 поле – с подстановкой (например, ТипСМИ: газета, журнал, ТВ и т.д.).

† Например, SQL – Structured Query Language – язык структурированных запросов

29

2.Создать кнопочную форму для ввода данных;

3.Заполнить БД сведениями о 20 СМИ (найти в Интернете).

4.Создать две формы отчета (по названию СМИ, по типу).

Порядок выполнения

1. Изучить возможности БД MS Office Access (создание БД по шаблону):

а) создать пустую БД; б) создать основную таблицу БД с помощью Мастера (Рис. 11);

Рис. 11. Окно СУБД MS Access

в) в Таблице создать одно поле с маской (например, год выхода):

зайти в таблицу в режиме конструктора (меню «Вид» – «Конструктор»);

задать тип данных (например, Дата/время) (Рис. 12); г) в Таблице создать одно поле с подстановкой (например, тип

СМИ: газета, журнал, ТВ и т.д.), для этого (Рис. 13): выделить нужное Поле; вызвать Контекстное меню правой Мышью; Создать подстановку.

30