книги из ГПНТБ / Буравцева И.Н. Средства сбора, передачи данных и оргтехника учеб. пособие
.pdfИ Н . C i t P C T F i O В Ы С Ш Е Г О И С Р Е Д Н Е Г О С Г Ц И А Л Ь Н О гО О Б Р А З О В А Н И Я С С С Р
М О С К О В С К И И Э К О Н О М И К О * С Т А Т И С Т И Ч Е С К И и И Н С Т И Т У Т
И. Н. БУРАВЦЕВА, А. Б. РЕЗНИКОВ
СРЕДСТВА СБОРА,
ПЕРЕДАЧИ ДАННЫХ
И ОРГТЕХНИКА
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
I
я
(в
о
СП in <n
I
t^-
I r l
in
00
<N
I
ct
я
0 МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО
СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СССР
МОСКОВСКИЙ ЭКОНОМИКО-СТАТИСТИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
И. Н. БУРАВЦЕВА, А. Б. РЕЗНИКОВ
СРЕДСТВА СБОРА, ПЕРЕДАЧИ ДАННЫХ И ОРГТЕХНИКА
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
МОСКВА 1974
Данное учебное пособие написано в соответствии о программой курса "Средства сбора, передачи данных и орг техника", предназначенного для студентов, обучающихся по
специальности 1738 "Организация механизированной обработ
ки экономической информации". Кроме того, оно может быть
полезным студентам, изучающим такие дисциплины, как "Тех
нические средства управления", "Техническое обеспечение
кСУ", и ряд других.
В пособии нашли отражение последние достижения в об
ласти создания различных средств оргтехники. При этом наи
большее внимание уделялось |
аппаратуре передачи |
данных, |
|||
средствам телеграфной и фототелеграфной связи , |
а |
также |
|||
копировально-множительной |
технике. Все оборудование |
|
рас |
||
сматривается |
с точки зрения его эффективного применения |
||||
в управлении |
и возможности |
комплексного использования |
в. |
||
ІСУ.
Утаарждено в качестве учебного пособия Ученым советом института.
|
|
ГЛАВА I |
, |
ЗНАЧЕНИЕ И РОЛЬ СРЕДСТВ ОРГТЕХНИКИ В |
|
|
|||||
|
|
|
|
РАЗВИТИИ МЕХАНИЗАЦИИ И АВТОМАТИЗАЦИИ |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА |
|
|
|
|||
|
|
§ I . |
Оргтехника как средство |
рационализации |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
управления |
|
|
|
|
|
|
|
Расширение масштабов хозяйственной деятельности предприя |
||||||||||
тий |
и организаций влечет з а |
собой увеличение объема обрабаты |
|||||||||
ваемых данных, необходимых для управления. В то хе время |
|
рост |
|||||||||
этих |
объемов предъявляет к новые требования к управлению. |
При |
|||||||||
этом |
задачи управления становятся более многообразными я |
|
|
нх |
|||||||
сложность уже превосходит обычные возможности людей по |
|
пере |
|||||||||
работке информации. В настоящее время большинство из этих |
з а |
||||||||||
дач |
уже |
невозможно |
решать |
без |
использования' |
технических |
|||||
средотв |
и перехода к механизации и автоматизации |
управленчес |
|||||||||
кого |
труда, способствующих оптимизации процессов управления |
в |
|||||||||
более быстрому и точному сбору и обработке |
информации. |
|
|
|
|||||||
|
Механизация и автоматизация управленческого труда |
должны |
|||||||||
базироваться на широком применении средств |
оргтехники. |
Много |
|||||||||
образие операций, функций и задач управления-предопределило |
и |
||||||||||
большое |
число средств оргтехники, |
объединяющих в |
своем |
|
попя |
||||||
тив |
как |
носители информации и оборудования |
административных |
||||||||
помещений, так и средства преобразования информации,включающие
огромный арсенал машин, приборов, материалов, устройств, |
от |
дельных предметов, начиная от простейших канцелярских и |
чер |
тежных принадлежностей и кончая современными ЭВМ. Другими сло вами, оргтехника - это есть совокупность средств, служащих для механизации и автоматизации управленческих работ в целях повы шения их качества и оперативнооти.
3
Оргтехника изучает асе средства с точки зрения и ис пользования, то есть выделяя лишь те черты, которые интере суют управление - общие принципы работы и основное назначе ние.
Каждое учреждение должно ииеть в своем распоряжении различные средства оргтехники. При этом, однако,следует пом нить, что наибольший эффект может быть получен лишь при ком плексном использовании технических оредств управления и при правильном определении взаимосвязей объемов выполняемых ра бот о количеством и качеством этих средств. Вот почему необ ходим системвый подход к разработке проекта мероприятий по внедрение в управление средств оргтехники, предполагающего:
определение видов работ, подлежащих механизации, уста новление ее уровня: частичная или комплексная механизация или автоматизация. Во время проведения этого этапа осуществ ляется сбор сведений, характеризующих аппарат управления конкретного учреждения или предприятия, изучение его штатно го расписания, наличия средств оргтехники, номенклатуры дел каждого отруктурного подразделения и т .д . На основе анализа этих данных составляется задание на проектирование, где ука
зываются цель и содержание проекта, последовательность |
и |
|
сроки выполнения его отдельных положений, источники |
финан |
|
сирования и исполнители; |
|
|
определение основных требований, предъявляемых к |
сред |
|
ствам оргтехники,и их выбор. Для этих целей проводится |
под |
|
робное обследование объектов механизации |
с детальным изу ч е- |
|
нием операций, выполняемых сотрудниками, |
и расчетом их объе |
|
мов. Обследование включает также определение загрузки |
рабо |
|
чего дня служащих и исследование организации их труда, |
вы |
|
числение фактической производительности |
и степени использо |
|
вания имеющихся средств оргтехники, установление планировки рабочих помещений и размещения мебели и оборудования, анализ условий труда и многие другие вопросы. Методика обследования выбирается в зависимости от специфики организации или пред приятия. Результатом обследования являетоя оргпроект,состоя
щий из перечня мероприятий по выбору средств оргтехники |
и |
методов обучения работников пользованию этими оредствами. |
В |
4
проекте даются рекомендации по оснащения учреждения необхо
димыми машинами и устройствами.специальной мебелью я т .д . |
||
Эти вопросы разбираются отдельно для каждого |
структурного |
|
подразделения: канцелярии, экспедиции, архива |
и прочих |
от |
делов. Завершается проект расчетом срока его |
окупаемости |
и |
экономической эффективности его внедрения с учетом не толь
ко технических, но и возникающих при этом |
организационных |
факторов; |
|
монтаж, отладку и сдачу в эксплуатацию выбранных средств |
|
оргтехники. |
Сюда же |
входит и корректировка основных положений |
|||
проекта в зависимости от результатов |
его |
внедрения. |
|||
* |
Данный |
процесс |
является частью |
так |
называемого комплекс |
ного оргпроектирования, включающего в себя также рационализа цию документооборота, улучшение структуры аппарата управления и некоторые другие вопросы. Кроме комплексного существует так же локальное оргпроектирование, предусматривающее разработку мероприятий лишь по рационализации отдельных видов работ,нап ример, копировально-множительных или экспедиционных.
Если локальное проектирование используется для механиза ции и автоматизации управленческих работ не только на единич
ных предприятиях, но и на группах однотипных организаций, то |
|
комплексный оргпроект пока еще затрагивает лишь |
организацию |
труда и применение средств оргтехники только в одном учрежде нии. Переход к комплексному оргпроектированию для группы пред
приятий представляет сложную, но в то же время очень |
важную |
||
задачу, решение |
которой должно быть осуществлено в |
кратчайшие |
|
сроки. |
|
|
|
С каждым годом в нашей стране проводится все |
большее чис |
||
ло мероприятий |
по значительному увеличению выпуска |
|
средств |
оргтехники, в результате которых |
объем их производства возрос |
||||
в 1971 году по сравнению с 1966 |
годом почти |
в три |
р аза . |
За |
|
этот период было создано большое |
количество |
новых машин |
я |
||
устройств, улучшены старые конструкции, расширена |
кооперация |
||||
в их изготовлении между странами СЭВ. |
|
|
|
||
|
В Постановлении Совета Министров СССР "О мерах по |
даль |
|||
нейшему увеличению производства |
средств оргтехники“/ принятом |
||||
в |
1969 году, намечена широкая программа расширения |
выпуска |
|||
I / |
"И звестия", 1969, 29 июня. |
|
|
|
|
5
средств оргтехники и ускорения их внедрения в народное хозяй ство страны. Госплану СССР и соответствующим министерствам поручено предусмотреть в проектах своих планов необходимые ка питаловложения для этих целей. В постановлении предусматрива ется строительство новых предприятий по производству средств оргтехники.
Однако несмотря на принимаемые меры, потребности учреж дений в средствах вычислительной, чертежной,копировально-мно
жительной техники и оперативной связи, а также в мебели |
и |
оборудовании для рабочих мест служащих удовлетворены еще |
не |
полностью. Вместе с тем на ряде предприятий недостаточно |
эф |
фективно используются имеющиеся там средства. В связи с |
этим |
необходимо осуществлять дальнейшее увеличение выпуска средств
оргтехники, обеспечив при этом |
более широкую номенклатуру |
и |
более высокое качество их изготовления. При атом следует |
ис |
|
ходить из принципа комплексного |
оснащения рабочих мест |
сот |
рудников необходимыми орудиями и приспособлениями и, в первую очередь, вычислительными машинами, устройствами оперативной связи и средствами малой оргтехники - чертежными инструмента ми, канцелярскими принадлежностями, картотеками для хранения документации. Необходимо также полнее использовать находящие
ся в распоряжении предприятий различные средства |
оргтехники,а |
в случае необходимости модернизировать и улучшать |
их. |
§ 2 . Классификация средств оргтехники
Научный подход к совершенствованию управления предполага
ет обязательное |
знаніе состава технических средств механизации |
|
и автоматизации |
управленческого труда. Этому в |
значительной |
степени способствует разработка классификации средств оргтех ники, имеющая больяое практическое значение для их эффективно го использования в управления. В основу классификации могут
6
быть положены различные классификационные признаки: эксплуата
ционные |
возможности, |
назначение, технические характеристики |
и |
т .д . |
|
|
|
Так, например, |
с точки зрения применения этих средств |
на |
|
отдельных участках управленческих работ можно выделить: |
|
||
- |
средства для руководящего персонала (внутренняя и внеш |
||
няя связь , сигнализация, средства составления документов: пи шущие машинки, диктофоны и прочие);
- оредстйа для механизации учета и плановых расчетов (средства сбора первичной информации, ее пересылки и обработ ки) ;
к - средства для рационализации делопроизводства (устрой ства составления, хранения и обработки документов,копироваль
но-множительное оборудование и т .д .) ; |
|
- архивно-библиотечную технику (картотеки, стеллажи |
и |
другие приспособления) ; |
|
- оборудование рабочих мест служащих. |
|
Приведенная классификация удобна тем, что позволяет |
де |
лать правильный выбор средств оргтехники для механизации |
и |
автоматизации определенных видов работ. Однако она страдает и рядом недостатков, заключающихся, во-первых, в том, что неко торые группы машин одновременно используются в нескольких р аз делах классификации, а во-вторых, тем, что отсутствует общая картина выпускаемых для нужд учреждений средств оргтехники.
Классификация может быть произведена и по степени замены ручного труда - ручные средства, механизированные,полуавтома
тические и автоматические. |
|
|
В другой классификации - по функциям в процессе |
преобра |
|
зования информации - технические средства управления |
подраз |
|
деляются на пять |
больших групп; |
|
- с р едства |
малой оргтехники, включающие устройства для |
|
изготовления документов, их обработки и хранения, для |
выпол |
|
нения чертежных |
и графических р абот; |
|
-средства сбора первичной информации ;
-копировально-множительная техника ;
-средства передачи информации, состоящие из устройств для внутриучрежденческой транспортировки документов, оредств оперативной связи и оборудования дистанционной передачи ' ин
формации ;
?
- вычислительные машины.
Кроме этого в средства механизации и автоматизации уп равленческого труда следует также включить отдельными группа-
ми носители |
информации в управление и |
оборудование |
админист |
|
ративных помещений (см . рис. I ) . Данная классификация |
пред |
|||
ставляется |
нам более удачной, так как |
она отражает |
|
основные |
процессы управления: сбор информации и ее регистрацию, состав
ление документов и их |
размножение, передачу данных на |
рас |
стояние, их обработку |
и анализ полученных результатов. |
К то |
му же она выделяет основные функции машин и устройств, |
спо |
|
собствуя более полному техническому оснащению предприятий |
||
средствами оргтехники |
и более четким пропорциям в их |
произ |
водстве . |
|
|
§ 3. Носители информации
Информация - это непременный элемент всех управленческих работ, играющий решающую роль в процессах управления. Ее ис точником являются общественная практика и деятельность людей. Эта информация выражает совокупность экономических сведений о материальном производстве, которые получают управляющие орга ны, взаимодействуя с предприятиями и организациями. Научной основой определения ее содержания и объемов служит экономичес
кая кибернетика, методы которой дают возможность определить |
|
состав и величину информации, необходимой для управления |
и |
суждения об управлении. |
|
Информацию можно классифицировать по: |
|
-месту возникновения и направлению движения (внутренняя
квнешняя) ;
- возможности использования в той или иной сфере |
(для |
составления перспективных планов, для принятия текущих решений, для работы с кадрами и т . д . ) ;
-степени постоянства, другими словами, по времени, в те чение которого информация сохраняет свое значение (постоянная, условно-постоянная, переменная) ;
-форме (письменная, устная) ;
•8